如何防范电子发票重复和虚假报销

随着经济和科技的发展,电子发票以其便捷性、环保性、低成本、高效率等优势逐步取代了传统纸质发票,电子发票在报销领域甚至可以做到无票报销,深受企业的喜爱。但是电子发票的管理制度还未完全完善,电子发票在报销中存在着可能重复报销以及虚假报销的风险!今日,每刻来支招,告诉大家如何发防范电子发票重复和虚假报销。



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如今电子发票已经大量使用,相比起纸质发票,电子发票有着无纸化、易储存等优点,能方便商家及消费者。但是,由于电子发票可以重复打印,或是通过ps等软件技术修改信息,从而生成新的一张电子发票。如何避免发生电子发票重复报销,这对于财务人员来说,可又是一件要操心的事了。

重复报销·场景一:员工A前几个月的电子发票已经报销过了,这个月又打印了一次拿来报销。这可能是故意的、也可能是无意的。

重复报销·场景二:员工A发生费用取得的电子发票,A报销了一次,A又把电子发票的PDF文件发给员工B,B把电子发票打印出来,又报销了一次。

虚假报销·场景三:员工A取得电子发票,截图后采用PS等工具,修改金额相关数字和中文大小写信息,通过打印PS的图片进行虚假报销。


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防范电子发票重复报销的技术手段有哪些呢:


(一)财务部自建Excel表台账,人工把报销的电子发票号码逐一录入,人工比对查重。效率低、速度慢、容易出错、加大财务人员审核负担。


(二)使用防范电子发票重复报销的专门管理软件。


(三)使用微信小程序或APP,防范发票重复报销。


(四)针对虚假报销,财务手动在国税总局网站输入发票5要素进行手工查验。


(五)报销时不专门控制,凭报销申请人的自觉性,加上财务人员的主观记忆审核。并对电子发票的报销的时限予以控制,比如要求发票开具后两个月内完成报销。在制度中予以规定,一旦发现重复报销,员工予以重罚。


(六)未来,全面打通发票和付款的连接,开具的电子发票,税务系统会推送给受票单位,受票单位通过管理系统将发票信息与付款直接连通。


(七)升级公司的OA系统,对电子发票报销,报销申请人在填写报销单时录入电子发票号码。这种改造OA系统,成本高、周期长,可能还会改变公司的报销管理流程,而且也会一定程度加大申请人的填写负担。


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电子发票重复报销要不要专门控制?


针对电子发票重复报销风险,改造OA系统,由报销申请人手工输入发票号码,从而避免重复报销,这是不少企业目前采取的一种做法。


上述做法是否可取?从技术手段来讲,这是一种有效做法。但笔者并不太赞成这种做法。


为什么不赞成?是因为现在很多企业在实施内部控制时,往往已经忘记内控的目标和原则,内控一个重要目标是提高经营效率和效益,为此,成本效益原则是内控原则之一。


现实中,企业相关人员为了免责,往往对一些并不算大的风险,增加大量控制成本,反正这种控制成本增加是由组织承担的,出现问题却很可能自己要背锅或担责。


但从组织整体角度来说,这种控制往往并不划算,违背成本效益原则。


电子发票重复报销会带来什么风险?可能因为虚假报销增加企业成本,其次,这种重复报销会带来一定的税务风险。 但前面分析可以看到,企业费用报销是有一系列相关控制的,就算不对电子发票进行专门查重工作,员工想要利用电子发票重复报销漏洞,套取大额费用,基本是难以实现的;如果是小额零星重复报销,那么带来损失并不是很严重。


防范措施会增加什么成本?OA系统改造的成本、申请人填写发票号码的时间成本(这种隐形成本难以计量、容易被忽视,但可能是比较大的),或者建立Excel台账,也会增加人工成本。


因此,对于电子发票重复报销一事,各家企业可根据自身情况来制定防范措施。 

对于超过一定金额(譬如1万元)的电子发票,可采取台账备查或查重等方式予以防范;对于小额零星的电子发票,则可通过其他补充控制,比如规定电子发票报销时限、事后抽查、严惩故意重复报销员工等方式来加以控制。


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每刻报销是国内领先的企业费用管理SaaS 云平台,旨在为企业提供专业、安全、便捷的费用管理方案。每刻报销作为智能的财务方案解决供应商,能很好的解决电子发票快速便捷报销以及防止重复报销和虚假报销等问题。解决方案如下:


1)智能识票功能:发票录入自动查重验真进行发票真伪查验,可以对发票抬头和税号进行自动校验,防止员工错开的发票录入。从源头端杜绝重复报销和假发票,方便发票真伪查验。(电子发票只需直接导入,系统即可自动进行验真以及查重动作,从源头杜绝假发票,防止电子发票重复报销)  


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2)提供发票抬头信息管理:财务统一管理,统一维护变更企业发票抬头,方便员工开票时出世相关信息快速开票,也可一键复制开票信息,迅速填写开电子发票时所需要填写的相关信息,大大提高了填写效率。


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3)一键导入发票:每刻报销打通了支付宝的发票管家以及微信卡包。消费后,开具电子发票时可将电子发票存于微信或支付宝中,然后从支付宝和微信中导入电子发票到每刻报销系统内,让员工报销电子发票更便捷。一笔费用对应一张发票,防止发票重复报销。


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4)第三方自动导入发票:每刻报销可支持第三方平台消费数据导入,包含数据的费用明细以及费用类型。如从滴滴打车平台的消费数据可以自动同步到每刻报销中,员工可直接勾选生成报销单,实现免票报销。企业只需每月进行滴滴企业月结业务,开具以月为单位的电子发票汇总(包含明细)即可完成发票归档。从个人端和财务段极大的提升了报销效率。


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5)批量打印功能:在报销单中支持电子发票批量打印,由员工批量打印,最大程度减少打印麻烦,简化财务报销制度。   


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6)档案系统:提供API接口导出电子发票至档案系统,让一部分有档案系统的公司告别打印,节约纸张,经济、高效又环保。


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每刻报销,可大大降低电子发票的重复和虚假报销的风险,如有相应需求,可点击下方“获取专属解决方案”联系我们。


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