经典案例 | 当大企业面临费控难题,看东方通信如何「从粗颗粒向精细化转型」


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杭州钱塘江畔的东信大道,是杭州唯一一条以企业名冠名的道路,东方通信集团就坐落在这里。东方通信的企业前身创立于1958年,是中国邮电通信行业的一家重点企业,1996年成功改制上市,也是国内第一家在A股、B股同时上市的移动通信企业。


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大型国企、上市公司、高新企业,众多光环加持之下,东方通信在企业费用管理方面也曾经历过一段“瓶颈期”。2017年,东方通信收购重组上海普天的轨道交通业务,成立普天轨道交通技术(上海)有限公司(以下简称普天轨交)。在收购重组之前,上海普天的轨道交通业务连续6年亏损3000-5000万元。


2018年,东信集团财务部总经理王剑武,被任命为收购重组项目组长。如何改善业绩并扭亏为盈,确实是一个棘手的任务。在对业务、管理等诸多方面进行调整与重组的同时,有着丰富财务工作经验的王剑武,将费用管理改造也列为改造的关键动作。也是在这一年,普天轨交上线每刻报销系统。


仅仅一年之后,普天轨交经营业绩得到极大改观,并实现盈利,其中费控系统的改造功不可没。每刻报销如何帮助普天轨交进行费控改造?又是如何通过费用管理帮助企业提升业务管理能力?我们采访了东信集团财务部总经理的王剑武,来听听他对于企业费用管理方面的心得和经验。


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从粗颗粒到精细化

费用管理改造赋能业务管理


普天轨交主要从事轨道交通相关系统以及硬件,工程项目范围广、项目周期长、合同金额大是其最为明显的业务特性。而在对普天轨交整体的费用管理情况进行整体摸排后,王剑武用一个词来形容,就是“粗颗粒”。“面对如此大体量的费用支出,整个轨道交通部门却只有一个成本中心,研发费用、制造费用、管理费用都没有进行细分”,王剑武说道。


在费用支出方面,普天轨交业务被收购重组前,每年的费用总额(含人力成本支出)在6000至7000万左右,由于没有精细的费用管理制度,员工的差旅报销、出差补贴等费用支出占比不少。对此,王剑武举例:“我们项目的周期往往长达两三年,而有些员工会利用差旅制度上一些漏洞获取超额的差旅补贴,这也导致企业在差旅补贴支出方面负担加剧。”在与客户进行细致沟通后,每刻了解到其痛点主要集中在:




因此,2018年,普天轨交上线每刻报销最主要的目标,便是帮助其梳理和建立完善的费控体系,将费用管理做到精细化。通过智能化、移动化的报销服务,改善其费用报销流程,通过报销全生命周期的有效管理与当前公司财务系统、TMC差旅平台相结合,提高费用报销及资金支付效率,从而降低运营和管理成本。

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从一个成本中心,到30多项费用细分,实现多维度费用管控


事前:根据普天轨交的业务特性及需求,每刻制定了详细的费用标准,根据不同的费用场景、业务场景,对住宿、出行、话费、团建、招待等场景设定不同的费用标准,同时公司可根据时间、城市、职级、淡旺季等维度,设置整单或单笔费用控制范围,实现多维费控。

事中:员工提单时,根据后台设置的费用标准,也可以直接看到是否超标不能提交,还是触发了费控需要填写超标理由等。

事后:而在员工提交后,直接和所有的审批领导都可以直观地看到触发费控情况。费控场景全面覆盖,从而解决国企复杂的费控场景。


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对接第三方生态应用,差旅费用清晰透明


每刻报销通过对接携程商旅、高铁管家、二维火、百旺电子发票等第三方平台,帮助普天轨交提高费用报销及资金支付效率,从而降低运营和管理成本。实现第三方消费平台的费用自动导入,减少手工录入比例;并实现差旅报销的全程费控,违规费用自动告警,缩短报销审核周期。


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>每刻生态对接图<


报销时长从2个月缩短至10天,提升员工报销体验


对于员工而言,报销体验也有了质的提升。在普天轨交,王剑武说道:“原来纸质报销的实际上流程比较长,至少需要经过10个审批人,报销流程基本上最短的两月。”根据每刻数据统计,普天轨交的差旅费用报销流程,从原先的2个月已减少至平均10天。


每刻报销通过梳理企业业务流程,对经常性费用、专项费用的报销流程优化改造;减少手工录入烦恼,提升用户报销体验,简化用户端操作复杂度,提升填单及审批效率,实现移动客户端的报销流程创建及审批;同时,提升财务审核效率,减轻核对发票的工作量。


领导管理一目了然,精细化支出助力企业降本增效


根据普天轨交的数据,在人员规模不变的情况下,2019年公司的实际费用总额(含人力成本)已经降低至5500万左右,2020年预计可以降到5100万。


通过重塑费用管控全流程,对于企业管理者来说,也能更好地掌握费用支出动态。每刻报销能够让企业的每一笔支出都做到事前管控、事中检查、事后复盘。让财务记得每一笔账,都真实、有效、合规通过数据的整理与反馈,从而对于项目和业务进行更有效地把控。


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每刻与客户共同成长

助力企业业务盈利能力提升


在2018年9月普天轨交、东信光电两家公司一期上线每刻报销产品后,近期,东方通信二期项目也于近期正式启动。双方将在费控、档案等产品上继续展开合作,并在集团内持续拓展服务范围。


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>东方通信集团二期项目启动会现场<


本次项目启动会由财务部总经理王剑武主持,出身于计算机专业的王剑武,自毕业之后便被分配到财务部,开始帮财务部推进会计电算化。经历过从手工到线上,从OA报销再到SaaS软件的迭代过程,王剑武对于每刻报销的评价是:“这是一款成长型的软件,会根据客户实际使用过程中出现的问题,不停地改进,不停的升级,而我们的费用管理其实也在跟随着每刻一起成长,一起进步。”


相较于传统的财务软件,轻量、灵活是SaaS软件的特性。每刻报销采用最新的微服务架构,底层采用灵活的流程引擎、规则引擎、报表引擎来支持不同企业多变的需求,帮助企业轻松应对变化并驱动变化,全面提升企业的组织效率和竞争力。


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东方通信费控管理改造案例,也为大型企业的转型升级提供新思路——“向内优化企业架构,向外借助专业力量”。相较于小企业,大企业通常也面临着“船大难掉头”困境。实现新趋势下的转型对于大企业来说更是一件伤筋动骨的事情,不光需要内部的重组和变革,还要借助外部丰富的资源和工具,向外寻找新的增长突破口。


谈及未来,王剑武说,虽然企业在数字化转型的过程中会遇到诸多问题,但转型浪潮已至,未来东方通信还希望从费用管理这块入手,逐步推进包括统一的资金平台、预算平台等,从而打造财务共享平台,逐步实现云财务、云共享。


本文由“壹伴编辑器”提供技术支持

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