1药网:市场高速增长,财务数字化如何打破信息孤岛提速运营效率?

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1药网的使命是“用数字科技将患者与药品和医疗服务有机连接”,在企业财务系统管理上,它同样以数字技术重塑电子档案与报销系统,助力管理者决策与企业发展。



2021年1月,新档案法明确规定电子档案与传统档案具有同等法律效力。政策的鼓励与行业竞争的外部作用下,企业需要炼好“内功”——通过内部财务系统数字化升级,提高办公协同效率,沉淀精准数据以助力管理者经营决策,应对市场竞争。


  • 市场快速增长倒逼企业财务数字化升级,企业财务系统如何移动端费控系统全流程集成、无纸化的快捷报销,提高员工办公体验?

  • 电子档案如何实现数据、影像、档案共享以助力管理者运营决策?

  • 未来,财务数字化又有哪些想象空间?


针对以上几点疑问,在上周结束的第一届每刻智能云财务峰会现场,我们请到了中国互联网医药健康的领军企业——1药网的财务总监黄炜,来分享财务数字化的升级历程。


全方位费用管理:以智能驱动财务数字化升级


相关数据显示,差旅及相关费用是除了工资以外的第二大可控成本,占据企业年度收入的约10%。高效自动化智能化的差旅及费用管理流程,能帮助企业减少54%的票据丢失,节省员工47%的报销处理时间,提升费用合规和企业运营效率。


近年来,随着大数据、AI、云计算、5G等技术的更新迭代,加速企业在全方位费用管控向智能化数字化升级。



Q:如何实现报销全流程一体化?



从报销的整个流程来看,1药网以前的系统不够完整。由于系统缺乏智能化技术去代替或者简化一部分报销工作,员工在报销时仍然需要花大量时间手动输入单据信息,报销流程也比较长。对于这些痛点,每刻基于丰富的财务经验,为1药网建立了从申请、消费到报销、审批、审核、付款、入账等智能化和一体化的费用报销全流程,满足了1药网在流程完整性上的要求。


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Q:如何提高员工报销效率,实现实时报销?



对于1药网来说,在报销效率方面如大多数体量较大的企业一样,因员工数量多,报销流程复杂,甚至会出现1-2个月报销还未结算的情况,员工时有抱怨。通过每刻报销,员工无需再手动输入发票信息,随时随地用手机拍票上传即可,摆脱了报销时间和空间的限制,报销时长缩短80%现在,只要员工的审批审核流程走完,就会自动进入下一个节点,每周一次的系统直连付款,员工的满意度大幅度提高。 


Q:财务审单如何实现智能可视化升级?



对1药网财务人员来说,之前的审核工作量比较大,且人工审核的效率与准确度也有待商榷。使用每刻报销后,系统会自动对发票真实性和费用合规性进行快速检测,财务人员只需对少量信息进行核对即可。而且可以使报销流程管理前置,通过实时查看数据、分析费用情况,对干预与管控员工报销规范起到了很大作用。


>>点击查看每刻智能审核功能


财务审单智能化升级“解放”了财务人员。原先1药网需要分配几名专岗来处理单一且庞大的报销业务,而现在系统可线上自动处理,大大提高了人效,实现了企业资源最优配置。

 


企业档案“瘦身”:电子档案全流程数字化


作为企业信息资产的智能管理系统,电子档案系统帮助企业实现档案管理的全流程无纸化、凭证管理自动化、调阅查询高效化,让企业有机会实现更高的财务和会计信息资产管理价值,助力数字时代企业电子档案管理转型,推动企业业务洞察和管理提升。


1药网财务总监黄炜坚信,未来,全面无纸化一定成为必然他认为, 随着第一张电子专票的出现,未来3—5年,在国家政策的推动鼓励与发达城市引领带动下,随着人们对“云”的理解不断深入,纸质凭证将会彻底消失,取而代之的是“包罗万象”的电子档案,而且,其功能相比现在会更加智能。在企业电子档案建设上,1药网选择了每刻档案。



Q:如何打通流水回单智能采集关联?



在企业支付业务中,银行需要打印回单,通常是财务人员支付后,需要定期去银行打印回单,且由于银行打印业务通常需要预约,排队等待现场打印的情况经常发生,用时多且效率低下。打印回单后,财务人员需要进行大量的人工整理、匹配、装订、存档等工作,耗时耗力。


现在,在电子档案的归档中,档案系统支持批量上传发票影像或电子版附件, 产生的业务单据,自动根据单据信息采集对应的发票,采集并关联对应业务产生的流水和回单,大大提升财务归档效率。



Q:如何实现记账凭证的智能关联?



不管是台账凭证、记账凭证还是银行回单,上线每刻档案后都不需要打印,实现全面无纸化。并且系统里电子专票可以直接匹配电子单据及凭证,完成凭证管理,自动归档在电子档案系统。再配合线上调阅审查操作,极大地缩减档案调阅周期,省去纸质专票线下实物流的管理和关联操作,节省档案存储开支,实现档案管理全程电子化。


强化链接,打造企业财务中台


作为一家融合线上与线下、面向B端和C端的互联网医药健康企业,在互联网基因的驱动下,1药网在业内率先上线每刻报销等智能平台,借助专业工具实现财务数字化的持续升级。在谈到企业财务数字化的下一步动作时,1药网财务总监黄炜提出打造财务中台的期望。

由于现在企业各项业务配备的系统越来越多,财务处理会渗透在业务处理的各个环节,因而每一套系统都会需要有财务部门的参与。比如:合同审批、报价、预算控制、发票、往来处理、收款、付款等,也造成财务人员需要频繁在多套系统之间进行切换和处理。因而,财务中台的构建可以打破和解决这个问题,给财务人员构建一个独立的作业平台和门户。



财务中台即通过对财务业务的全流程进行梳理、拆分,整合为一组一组的“财务能力”。如支付结算、发票复核、发票开具、发票查验、成本结转、凭证生成等,将其中易于标准化的、可复用程度高的、业务价值高的财务能力形成标准、规范的财务服务产品,供业务前台灵活、按需调用,实现企业财务能力的精准沉淀和财务服务的共享。


抱着这样的愿景,1药网对每刻科技的产品也有更大期待,在数字化时代,企业费用管理、电子档案建设与相关技术在不断发展变化,1药网希望与每刻科技一同,在扎实的技术和强大的服务能力下快速迭代,共同以变革拥抱财务数字化的未来。


如果您对1药网的解决方案感兴趣,欢迎点击下方链接获取专属解决方案。


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