3人天vs上万张凭证,国内知名短视频企业的高效财务之路

前言

国内某知名短视频上市企业,拥有上百家分子公司,每月都有上万名员工的报销单等待处理,如今每月却仅需3人天就能处理完毕。高效的背后到底隐藏着什么秘密?让我们一起探索该企业财务管理巨大变化背后的故事吧。




“无纸”之前:往日“痛楚”

对于该知名短视频上市企业而言,由于员工众多,一个小小的财务流程上的不便利都会被放大至上万倍。
员工需要报销,报销及其他业务相关所需的材料都需要打印提交至财务部门。在占用员工不必要的时间的同时,线下报销导致的材料丢失也会使得报销流程不畅通,进而影响员工的工作效率,工作推进的节奏乃至企业的经营效率
财务人员需要审核各类单据的同时,因需要收集、统计、计算、整理、装订形成纸质档案,同样占据了大量的工作时间,让财务人员在发挥其最基础的会计职能时,就已经将精力消耗殆尽了,无法展现该工作的更大价值
而对管理者而言,企业的成本和风险是需要考量的。档案的打印存储在存储空间、打印耗材、整理的人力和时间等成本都在逐年增加,且纸质档案受各种自然或人为因素影响,容易造成丢失、篡改等安全隐患,给该企业管理和运营都会带来诸多不利影响
时候该踏上“无纸”之路了,通过前期的对比选型,该企业最终选择了产品成熟度高,架构新每刻档案建立属于自己的电子档案共享中心


“无纸”开始:每刻电子档案解决方案

采用电子归档解决方案之后,该短视频上市企业无需装订凭证与附件,通过系统对接,自动拉取凭证、银行回单、单据、发票等进入每刻电子档案,可以自动建立原始凭证与记账凭证的关联关系,将每月40万+张会计凭证及相关会计资料做无纸化存储大大节省了财务人员的工作时间。
另外,在该企业查阅档案时,可通过权限管控调阅单据影像,也可跨系统从财务系统中调阅电子档案全部附件资料依托于一个电子档案平台,拉通各业务系统数据流,支持其他系统调阅查询、使用,并且该企业还可通过权限管控作为安全保障。
# 方案亮点 #

■ 帮助该企业实现财务数据高效存储与关联,节省400人天/年
■ 集成多个现有系统,解决企业跨系统调阅问题
■ 解决纸电混合阶段的档案管理,提供库房管理解决方案
■ 通过该企业多次安全测试,为系统数据提供多重安全保障



实现财务数据高效存储与关联,节省400人天/年


首先要解决的是该企业手动匹配单据的问题,记账凭证、单据、发票、流水回单和其他附件,这些资料应该怎么做到如同实体凭证装订一样,电子档案中的记账凭证与原始凭证依旧关联存储?同时改善线下问题,做到在各模块的原始凭证下,又能够查到其对应的记账凭证呢?每刻档案使用了分类存储的模式来解决这个问题。
什么是分类存储呢?就是将该企业的财务资料分为账务、税务、交易、业务四个模块,对接进来的数据会存储在各自对应的模块下面。同时,数据间存在关联关系,一笔业务所产生的凭证与附件能够互相关联、互相查询(如图)。

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通过这样的方案,每刻档案保留了该企业凭证的存储习惯,又用记账凭证与原始凭证双向索引的模式,免去人工比对、整理、粘贴的复杂工序,极大提升财务效率,为该公司节省了400人天/年的财务工作量
不仅如此,后续无论是日常的凭证查询还是审计的需要,该企业都可以快速定位目标数据,一键查询对应凭证或附件。


集成多个现有系统,跨系统调阅便捷十足


在使用每刻档案之前,该企业已经上线并存在Oracle、税务、OA等多个业务系统,这也意味着业务、财务、税务数据的分散并存在割裂。该企业一方面希望能够拉通各业务系统数据流,建立起企业电子档案共享中心,另一方面希望企业人员在借阅、调阅档案的时,能够通过Oracle、OA等其他各个业务系统直接查询使用,无需再次登录档案系统进行查阅。
首先要解决的是档案数据的集中问题每刻档案具备标准接口,能够与企业已有的系统集成,实现外部系统跨系统调阅档案全部附件资料。
打通该企业内部TC资金平台,同步银行收付款流水及回单至档案银行回单模块,调档人员可以根据收付款方名称、金额、银行账号、流水号、凭证编号、OA流程编号等字段进行查阅;
打通该企业Oracle财务系统,凭证结构化数据同步至档案凭证模块,总账凭证下所有附件、发票调阅对应发票影像、子模块调用对应附件等财务资料都能进行跨系统调阅;
税务系统面,同步DSP、快币、粉条、电商等app开票申请单至档案系统业务单据模块,还对接了大象开票系统自动开票。同时,每刻档案建立了开票申请号、订单号与发票之间的联系,以便后期在入账时进行关联;
同时,每刻档案还同步了该企业对应OA业务单据内容及单据附件,流程内附件等内容到档案系统内,至此,该企业的电子档案共享中心逐步形成。
另外,每刻档案也解决了跨系统调阅问题,财务人员可以在Oracle财务系统凭证页面,一键调阅电子档案中存储的回单等附件内容,同时,相关人员借阅时,无需申请档案账号,可以通过OA审批流,在OA审批后将档案资料再推送给OA,跨系统查看。


纸电混合阶段的档案管理-库房管理解决方案


该短视频上市企业从创立至今也有近十载的时间,经过多年的经营以及业务的高速发展,纸质财务档案存放所需占地一直不断在增大,同时调阅管理等也是变得耗时耗力虽然“无纸化、数字化”是个大趋势,但企业目前仍处于纸电混合阶段,企业还需做好这部分纸质原始凭证的存储以及历史纸质档案的保管工作。那么,应该如何高效地管理这些实体档案呢?
最重要的是,线上线下的位置关联需要做好。其实,在《会计档案管理办法》(财政部第79号令)也提到,电子会计档案与对应的纸质档案应有检索关系。
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每刻档案库房管理解决方案
每刻档案通过模拟该企业的实体库房,在系统中创建一个同样规格的电子库房,档案归档时,记录其所归属的档案阁,在线上选定该档案阁,即完成位置关联。
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而且库房信息还可根据企业以后的情况灵活自定义,定制完成后,每个档案阁都会生成专属二维码,档案阁与阁内资料建立关联。
库房管理功能帮助该企业实现了纸电统一管理,电子归档=实体归档,实体移位=电子移位,线上线下信息同步化。


系统数据多重保障,追根溯源保安全


在合作的过程中,该公司对系统安全性表现出了强烈的重视,为了全面保障客户的信息安全,每刻档案对系统做了反复的安全检测。还通过了该企业的安全测试:加强密码强度、登录密码错误不能超过5次,否则限制一小时等。
同时为了有效防止信息扩散,便于追根溯源,每刻档案还为该上市企业上线了双维权限、水印标识、MD5等功能,防止档案的泄露和篡改。例如,水印功能开启后,用户所有系统页面以及导出的图片上均有水印,清晰可追溯(如下图)。
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短视频能够包罗万象,里面有明星、网红、专业人士,也有各行各业的普通人,他们用照片和短视频记录着自己的生活点滴。每刻档案希望能够帮助企业去记录业务、财务数据的点滴,累积企业数字资产,为企业的经营决策发挥更大的作用。
自2019年上线以来,每刻档案在电子会计存档上,不断深入制造业、互联网、金融、零售等各个行业,输出真正能够降本增效的会计电子档案解决方案。如果您对每刻档案感兴趣,欢迎点击下方获取专属解决方案。


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