每刻助力「拓普丰联」成功通过国家电子归档试点验收,赋能财务数字化转型

拓普丰联作为一家数字政府信息系统服务商,二十多年来一直致力于助力国家治理体系和治理能力现代化。2020年公司提出三年内实现国内IPO上市的时点目标,我们财务部门力顶双倍压力,实现IPO上市与数字化建设并行。以国家档案局等四部委推动专票电子化的契机,我们选择了每刻报销+每刻电子档案的报销无纸化方案,积极投入到试点工作中。在整个业财一体化方案中,每刻作为整个业务与财务系统连接的中心,在这里业务数据被转化为财务数据,并再回到业务系统,为业务赋能。
——拓普丰联CFO 王飞翔

今年2月9日,国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局联合发布的《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》中表示,拟选定第三批单位开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作,形成示范效应,进一步完善数字经济发展所需的制度和标准规范。文件发出后,最终确定全国试点单位共576家,此次,每刻科技客户拓普丰联入选该批试点单位,并于10月成功通过了北京市档案局的项目验收

关于拓普丰联

北京拓普丰联信息工程有限公司(简称“拓普丰联”)成立于 1997 年,是专业的数字政府信息系统服务提供商,致力于应用软件开发、大数据分析、互联网运营、人工智能应用、运维服务等业务,业务覆盖市场监管、税务、保密、海关、商务等多个政府领域,成功地为政府及企业的信息化完成了千余项工程项目及产品服务。在市场监管行业稳居全国龙头地位。

拓普丰联目前拥有三个国家级研发平台,两次入选国家大数据产业发展试点示范,获批企业信用大数据分析与应用国家地方联合工程研究中心。另外,拓普丰联先后通过多项安全认证,获得 200 余项软件著作权,省科技进步和成果鉴定 10 余项,现已成为具有全国影响力的信息技术产业领军企业。

是响应国家号召,也是数字化转型的亟不可待

拓普丰联想要完善企业财务数字化建设的愿望已久矣,他们希望能够拥有自己企业的数字资产,通过后续的整理、分析为企业经营、决策提供支撑。目前,拓普丰联的服务市场主体数量超过 6000 万,服务企业超过 1000 万,每年服务群体增长速度超过 20%,从长远来看,过于薄弱的数字基底也已无法满足企业发展战略的需要。但苦于企业正在使用的财务系统与CRM系统过于基础,财务部门工作十分“手工”,被大量、烦琐的工作占据了大量的时间与精力,为企业经营管理提供会计服务更是无从谈起。

在实现数字化之前,拓普丰联主要存在4个核心问题点:

员工报销单据“五花八门”,财务人员查验重复工作量大

按照企业的报销流程电子发票需要将其打印出来进行报销,但打印的格式“五花八门”,且不说装订凭证时的不美观,财务人员收到发票纸质打印件还要在税局的发票查验平台进行手动一一输入查验,每月近800张的单据量却只有1人进行处理,工作负担不可谓不重。

手工台账防范重复报销,低效易出错

由于电子发票不限制打印次数,因此拓普丰联也曾发生过员工使用同张电子发票重复打印报销的情况。为了避免这种情况再次发生,财务部门开始使用手工登记Excel台账并限制重复录入的方式来检查是否存在重复报销。虽然这种方式有效的减少了重复报销,但也极大的增加了财务人员的工作量,同时也存在因财务人员录入错误而未发现重复报销的风险。

相关政策法规理解不到位,电子发票存储成问题

根据财会[2020]6号文件规定,单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。

但在企业实际操作中,由于政策理解不到位,用于报销的电子发票的原始文件保存在员工个人手中,公司并未存储电子发票,而仅仅是以纸质打印件作为附件。除了不符合规定,也存在随着时间推移,因大量的翻阅与接触,造成纸质打印件的破损和字迹模糊的可能性。因此,在发票全面电子化的趋势下, 电子发票原文件的储存问题成了一个巨大的隐患。

电子发票仍需打印粘贴,便利反成拖累

拓普丰联对发票的管理是纯手工的,员工报销时需要自行粘贴好发票,即使是电子发票也需要打印粘贴,财务收到单据还需手工查验、查重、装订、归档。在推行数字化的当下,拓普丰联不希望这些利好政策却因无法适应变化的管理系统工具,反而拖累了企业的管理效率。因此,拓普丰联亟需一套系统能够让员工不再自行打印粘贴,流程结束后的凭证、单据等资料能够直接归入档案系统,形成一体化流程

带着解决现有弊端的决心以及完成企业财务数字化转型挑战的信心,拓普丰联还报名参加了国家档案局等四部门联合开展的第三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作。在响应国家加快增值税电子发票应用和推广实施工作的同时,希望通过自身的实践落地为其他企业乃至整个行业起到示范作用。

改变“手工”管理时代:每刻报销+每刻档案

为解决拓普丰联现存痛点,实现增值税电子发票电子化归集、报销、入账、归档,每刻科技为其提供了每刻报销+每刻档案的组合解决方案。发票从导入开始完全在线上流转,中间产生的单据、回单、凭证全部“无纸化”,最终直接进入电子档案系统进行归档。

方案亮点

  • 智能化的发票导入、识别、查重、验真,让员工、财务摆脱桎梏,回归本职

  • 多系统数据打通对接,改变过去传统、低效的财务处理模式

  • 解决方案组合拳,预计节省纸张耗材约67.2包/年,节省250人天/年

  • 通过国家电子会计档案试点正式验收,形成“以点带面”的示范效应

每刻报销:核心解决电票打印、验真、查重等问题

首先解决拓普丰联员工电子发票仍需打印报销问题,每刻报销支持电子发票通过支付宝、微信、邮箱、短信多种方式导入报销系统:

发票导入后,每刻报销会自动识票验真提取发票信息,在这个环节同样能够检测并提醒发票重复报销,在报销源头解决财务人员发票查重的烦恼。

除电子发票外,纸质发票应该解决?通过“智能拍票”功能,一拍即可提取发票关键信息生成费用并对发票进行查重验真,还支持多张发票群拍、群读、群验真。进一步帮助员工优化人工填写发票信息以及财务人工审核环节,在大大提高员工报销体验以及报销效率的同时,提高了财务的审核效率。

拓普丰联同样看重数据分析,而每刻报销能够支持查看企业、业务实体、部门、个人等其他多维度的各项费用支出和剩余情况。智能化分析费用支出和趋势,费用数据一目了然,为企业进一步分析费用提供支持,优化费用管理方案。

每刻档案:对多个系统,实现发票的电子化归集、报销、入账和归档

为解决拓普丰联电子发票方面的现有隐患,消除了原人工打印、匹配和装订的环节,实现凭证电子化存储,同时做到企业人员无需登录各个系统逐次打印、归纳、整理档案资料,而是在业务流程处理完成后自动归档,每刻档案集成对接了多个系统完成数据的互通和归集

与每刻报销系统对接,同步个人报销、对公支付等业务的单据、发票及附件内容;对接招行CBS系统,同步银行收付款流水及回单至档案银行回单模块,实现回单进行自动化存储和关联,消灭了银行对账;与金蝶财务系统打通,同步对应财务凭证及业务单据内容,做好映射关系,自动记账后,数据还能返回CRM,实时呈现到CRM主平台上包括项目收支、平台收支甚至个人收支情况。

通过每刻报销+每刻档案的“无纸化”解决方案,拓普丰联成功降低了企业的办公成本与人工成本,按年测算预计将节省纸张耗材约67.2包,节省250人天。

更值得高兴的是,拓普丰联不仅顺利完成了企业财务管理的数字化升级建设,在入选试点单位名单后,于本月成功通过了北京市档案局的项目验收,经历了几百个日日夜夜,拓普丰联和每刻科技共同尝到了努力过后成功的果实。

但此次项目的验收通过并不代表结束,这只是拓普丰联数字化转型过程中的一跨步,企业未来的财务管理工作一定还存在更多创新实践的可能性。每刻科技希望能够陪伴拓普丰联共同成长,乘风破浪,拥抱数字化新机遇!

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