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大华股份

前言:继每刻首个客户北京拓普丰联于10月成功通过增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点验收后,每刻陆续迎来了多个客户包括每刻科技自身通过试点验收的消息。而在2021年年底更是迎来了令人为之振奋的消息,大华股份、圣奥科技和自嗨锅在同一天成功通过了电子归档试点验收。

那么,这些企业为什么会选择使用电子档案系统进行归档呢?上线每刻档案后又有什么变化呢?欢迎走进每刻档案试点验收系列篇,今天的主角是每刻科技的原始客户-大华股份。

"作为一家跨国企业,大华股份仅设立了1个共享中心、1个IT中心和1个供应链中心负责全球业务和财务服务,真正实现了多个法人和核算实体共享一个财务组织。记账凭证全部来自业务端的电子数据,实现业务财务数据一体化。"

01 关于大华股份

浙江大华技术股份有限公司(股票代码:002236),是全球领先的以视频为核心的智慧物联解决方案提供商和运营服务商,营销和服务网络覆盖全球,在亚洲、北美洲、南美洲、欧洲、非洲、大洋洲建立了58个境外分支机构,在国内设立了200多个办事处。

公司产品和解决方案覆盖全球180个国家和地区,广泛应用于交通、制造、教育、能源、金融、环保等多个领域,并参与了中国国际进口博览会、G20杭州峰会、里约奥运会、厦门金砖国家峰会、老挝东盟峰会、上海世博会、广州亚运会、港珠澳大桥等重大工程项目。

然而这样一家颇具规模的跨国集团,早在2020年时,就能以占比却不足1%的企业财务人员支撑起全球的财务服务工作。而这一切得益于大华股份前瞻性的财务管理思维,早在2008年就开始构建财务共享中心并一直保持自主创新财务共享模式。

02 顺应时势,迈进数字化转型下一征程

大华股份业务覆盖全球180个国家和地区,拥有1.8万余名员工,在这样的业务规模下,随之产生的业务单据量并不是个小数目。

据统计,大华股份单月产生费用类凭证3万+,银行回单5~6万张,报销单据月均2.5万张,这也导致了纸质材料数量多,打印耗材量大,存储空间占用大等问题,曾经的大华股份需要一整层办公区作为档案存储中心来满足存档需求。

然而,不仅仅是存档的问题,随着业务规模的不断扩张与电子发票的推行,财务部门原有的工作模式无法匹配新的业务环境,大量的发票与凭证的手工匹配、电票打印、手动查重验真等工作不仅烦琐、耗时还容易出错,甚至会引发更深层次的财务风险管控问题

顺应环境变化,解决传统财务工作流程的弊端,也为迈向财务全面“无纸化”时代做好准备,大华股份在财务共享中心的基础上开始了另一个阶段的数字化转型升级。

同时,身为大企业,大华股份还积极响应国家号召,践行企业社会责任,报名参与了四部委联合开展的第三批单位开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作,最终于2021年年底成功通过了浙江省档案局的项目验收。

03 “每刻报销+每刻档案”组合方案,助力大华走向“无纸化”

每刻科技为大华股份提供了每刻报销+每刻档案的组合解决方案。发票从导入开始在线流转,中间产生的单据、回单、凭证 “无纸化”,最终直接进入电子档案系统进行归档。

方案亮点

▸ 主流银行基本覆盖,银行回单打印大大减少

为了解决大华股份每月5-6万银行回单打印、整理烦琐低效等问题,每刻档案通过银企直联对接多家银行(中行、工行、招行、农行等主流银行基本都覆盖)同步流水及回单,写入流水回单,让回单的打印量大大减少。

▸ 实现三单自动匹配,发票、凭证不粘贴

为了解决大华股份人工整理、匹配、粘贴发票与凭证的问题,每刻档案对接各个业务系统获取单据与附件,保留单据、流水生成凭证的关系,将关系写入档案系统,再拉取各方数据实现会计凭证、单据、银行回单三者的关联,一笔业务所产生的凭证与附件能够互相关联、互相查询,免去了人工比对、整理、粘贴的繁杂工作环节。

▸ 各系统数据互联互通,档案管理全集中

包括大华股份在内的很多企业,以往发票与其相关业务单据、凭证、其他附件的检索与查阅是企业会计档案管理中的一大难点。财务资料实物分散,财务数据与业务数据未打通关联,很难快速、准确的搜索查档。而每刻档案集成对接了多个系统完成了数据的互通和归集,实现高效、便捷的跨系统调阅

与每刻报销系统对接,同步报销类单据、发票结构化数据和影像及附件内容;对接招行CBS系统并通过银企直联对接多家主流银行,同步银行收付款流水及回单至档案银行回单模块进行自动化存储和关联;同时与Oracle EBS系统、税务系统、业务系统进行对接,形成一套统一、合规、安全的电子档案管理系统。具备立卷、移交归档、检索、借阅、鉴定、销毁等档案全生命周期管理,解决财务档案管理分散、不合规等问题。

通过每刻报销+每刻档案的“无纸化”解决方案,大华股份实现了报销、入账、归档全链路无纸化,费用类单据、发票等基本不打印,效率提升,将财务人员从档案采集、装订、整理等基础工作中解放出来。同时,降低了纸张打印、资料装订、档案储存等企业成本,按年测算,可节省70%的银行纸质回单,减少凭证打印至少360000张

在2021年的战略升级发布会上,大华股份宣布,将打造共建、共赢、共生的智慧物联生态共同体,赋能城市数字化创新与企业数智化转型,助力经济社会可持续、绿色、高质量发展。而此次大华股份响应政策号召,积极参与并成功通过浙江省档案局电子归档试点项目验收,通过自身的实践落地为其他企业甚至是整个行业起到示范作用,何尝不是一种赋能城市数字化创新的体现呢?


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