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快克药业

“大人大快克,小孩小快克。”相信这句广告语估计不少人都会觉得耳熟。而这句广告语中的主角“快克”品牌也已经有20多年的历史了。

“快克”为海南快克药业有限公司(以下简称“快克药业”)旗下品牌,快克药业成立于2002年,为金石亚药(股票代码:300434)的全资子公司,是“复方氨酚烷胺胶囊”处方的创制者,也是该类药品的国家药品标准的起草者。

这样一家老牌、实力强劲的医药企业在财务数字化方面又有怎样的表现呢?

快克药业的销售团队遍布26个省级服务区,各省级团队规模不一,市场营销和管理模式也各异。因此,复杂的费用规则管控以及大量业务人员的高频出差对财务部门的工作带来了不小的挑战。而在企业经营中,差旅成本常是仅次于人力资源成本的第二大可控成本,因此,合理控制差旅成本对企业的发展至关重要。

尽管从2009年以来,快克药业在信息化建设方面持续投入,但在应对业务不断发展的需求、技术的革新以及外部市场环境的变化时还是有些“力不从心”。诸多信息化系统没有深度集成,存在信息孤岛,阻碍了数据的跨业务连接,流程效率低,管理成本居高不下,无法更深层次地对员工费用数据进行分析管理,难以真正发挥费用管控的作用;对产生的费用无法进行事前、事中控制,只能人为手工判定,十分依赖财务人员的专业度,这也使得财务人员的一部分精力集中在核对检查等基础工作上,很难进一步深入分析。

与此同时,“数电票”试点、会计电子档案试点等政策也在推动着快克药业加快财务数字化的进程。顺应趋势,满足业务发展需求,同时响应企业内部“节源环保”的召唤,快克药业在现有的信息化基础上,引入数字化能力,以报销业务为切入口开始财务数字化变革。

01 快克药业实现了什么?


便捷:优化业务端报销体验

•完成了从原先线上报销到移动化、智能化报销的切换,如今用户只需简单拍照即可完成费用信息填写

•通过打通每刻报销、钉钉、商旅平台等平台,员工便捷报销,减少垫付,快克药业实现业财一体化管控;

报销流程平均周期为5.8天,审核效率提升50%以上。

高效:减少管理层审批和财务审核工作量

•管理层移动端审批,减少审批等待时长,进一步缩短报销周期;

•通过系统预设的智能审核规则,实现包括“数电票”在内的自动查重验真,违规预警超标提醒,价税自动分离,消除财务人员机械、重复的基础工作。

规范:加强差旅业务内控管理

•支持事前申请,减少事后补申请的发生,加强差旅流程的管控;

承接落地快克药业复杂的费用管控标准,便于管控前端业务是否符合规定。

洞见:强化企业费用数据分析能力

•从宏观到微观,支持项目费用分析、部门费用分析等多维度数据分析

•可通过报表模块实现费用穿透式自助化查询

02 快克药业解决方案亮点

完善差旅管理流程,优化成本管控流程

快克药业销售团队覆盖26个省级服务区,每个省级团队规模从十几到几十人不等,这也意味着每月大量的差旅出行。每刻报销通过事前费用申请、通过每刻生态平台对接阿里商旅,事中费用规则管控、事后报销等,帮助快克药业实现差旅业务的全流程费用管理。



对于业务端的报销人员而言,出差前填写差旅申请单通过后,行程数据能够同步到商旅平台直接进行预订;在报销时关联申请单自动带入行程和事由,无需手动填写。需要报销的发票也能通过,包括数电票在内的发票能够通过智能识票和电子发票导入,快速自动生成费用和填单,在提交时,能够自动基于快克药业的费用报销标准对报销行为进行管控。

对于财务端而言,财务人员无需对发票进行审核,根据不同的职级以及不同的城市等维度控制标准,对于费用标准的管控也无需人工审核,提升审核效率,缩短报销时长,减少员工差旅费用的垫付。通过生态对接银行与ERP系统,在单据完成后,将自动生成会计凭证推送至ERP中。

“快克报销系统(每刻报销)打破了公司多年以来一直采用的传统报销模式,现在流程完成的平均周期是 5.8 天,审批任务平均耗时 1.8 天,支付任务平均耗时 3.1 天,大大缩短了员工的报销周期,最快 1 天就可以拿到报销款。目前公司所有员工都参与使用,99%的报销费用都在快克报销系统完成。”快克管控中心经理周先生曾在项目验收会上说到。

多维度分析报表,费用报销内控风险及时把握

在每刻报销中,员工报销费用的数据分析可以细化到每一个费用类型、每个部门、每个项目,数据清晰透明,能够完整还原消费场景,建立员工业务行为的多维度分析管理。不同维度的费用分析报表能够贴合快克药业管理层的思考习惯,可以根据需求先从宏观层面把握业务问题所在,再逐级向下钻取查看明细,定位到具体的问题,及时发现内控管理中的薄弱点,“堵住”可能存在的漏洞和风险。


对接每刻档案,打通快克药业各个信息化系统,实现业财一体化

在数电票时代,财务全面无纸化、数字化是大势所趋。虽然快克药业信息化建设开始的比较早,系统间的割裂产生的“数据孤岛”问题仍待解决。快克药业要如何联动业务实现“业财一体化”?

快克药业通过每刻报销打通钉钉支持员工便捷登录;打通商旅平台,让员工减少垫付、加强企业成本管控;打通工行银企系统,消费数据能实时同步;打通ERP系统,费用会计凭证自动生成并推送,减轻财务工作量;对接每刻档案,根据实际业务关系,自动关联原始凭证与记账凭证,无需财务人员手动匹配凭证并支持数据间的联查与跳转。当发票归档后,可直接在档案系统内输入关键信息查询,无需人工再去档案柜翻找,发票信息一目了然,节省了各个业务部门调阅的时间。

通过打通各个系统平台,快克药业实现了从发票的报销、入账、归档全链路的数字化管理,以数字驱动为基础,在提高运营效率的同时,也能进一步增强会计信息质量去赋能业务决策。

在亿欧智库的一份研究报告中显示,当前我国制药企业数字化水平仍较低,未超过半数的制药企业进行了数字化转型升级,制药企业整体的数字化水平仍需提升。而财务数字化体系作为整个企业数字化体系中的基础性的地基和关键连接的桥梁确实是一个很好的切入口。顺应趋势,抓住“数电票”的机遇踏上数字化转型之路,至少,可以从报销数字化开始!

如果您对快克药业财务数字化解决方案感兴趣,欢迎联系每刻科技获取专属解决方案。

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