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263集团

一家致力于推动产业数字化变革的企业在自身财务数字化建设方面会有哪些心得与成果?在每刻科技主办的「走进263集团」线上业财融合数智化转型交流会中,263网络通信副总裁兼集团财务管理部总监孟雪霞带来了主题为《财务信息化助力集团管理效力提升》的经验分享。



01 走进企业通信行业领导者「263集团」

二六三网络通信股份有限公司(简称263,股票代码:002467)创立于1997年,注册资本13.6亿元,专注互联网通信行业二十余年,坚持以技术创新为发展引擎,目前研发人员占比达50%。

263集团通过深度布局“云+网+端”全产业链,持续深耕云企互通、云网互联、云端互动三大业务领域,不断提升数字化和智能化赋能水平,持续为政府、企业以及家庭用户提供全面的数字化平台和智能化服务。

目前,公司业务已覆盖中国、北美、加拿大、澳大利亚、日本、韩国等全球200多个城市和地区,为数百万家庭用户,700万家企业用户提供全场景的互联网通信服务。




在助力企业数字化办公方面,263集团面向中、大型企业打造了「263智慧办公解决方案」,助力企业数字化办公协同与管理,一站式提供企业邮箱、视频会议、电话会议和企业直播服务。本次每刻圆满开展的线上交流会就是由263集团提供的直播服务支持。

02 「263集团」财务共享数字化建设:向集约化管理进阶

正如许多大型集团企业,263集团在发展过程中,同样面临着集团财务管理在成本压力、风险管控、人员管理、企业战略支撑等方面的难题。而财务又是所有公司各个体系经营的交结点、是各种各样数据、信息的交汇点,因此集团财务管控是重要的集团管控角色。

基于这样的认知和现实,依托企业自身的信息技术能力,263集团开始了财务共享建设工作。

第一阶段,263集团首先构建了财务共享三支柱(战略财务、业务财务和共享财务)体系,降低财务管理整体成本的同时,增加决策支持所带来的价值。



第一阶段 构建财务共享三支柱


而这一阶段的信息化建设主要是实现了业务的流程管理。孟总认为有效的风险管控是核心,通过组织间的相互分工,设置审批节点、内置管理意图和理念来达到管控风险的目的。

在上线各业务系统的同时,263集团基于统一的组织架构,通过自研开发平台——263云通信(EM)集成了各个业务管理系统的入口。

263云通信(EM)系统

总的来说,263集团在第一阶段的财务信息化建设主要关注“三流”的配置 :数据流、权限流和管控流。



然而,财务数字化建设本身是一个长期的工作,随着263集团业务的拓展变化,在第一阶段运行的几年间,新的问题点逐渐显露。

首先是不灵活,这种不灵活一方面体现在无法很好地支持员工移动报销、管理层审批等使用需求,另一方面则是原定制化的系统无法顺应公司的发展变化而变化;其次,融合程度不高,一方面是在业务处理过程中,业务人员需要在多个系统间横跨切换使用,另一方面则是业财数据的融合、互通并不深入。

因此,第二阶段演进的方向逐渐明朗,孟总归纳为:互联移动化、软件平台化以及管理社交化。财务数字化建设开始趋于统一性和标准化,向集约化管理方向升级,而263集团与每刻科技的合作也从这个阶段展开。


第二阶段 集约化的财务共享三支柱


不难看出,在这个阶段,263集团财务共享建设的侧重点已经转为了更深层次的数据共享。孟总认为,财务共享的本质是数据共享,而数据共享的基础是IT平台共享和数据标准共享。在此过程中,263集团首先引入了每刻报销系统,目前也与每刻档案展开了合作。

03 「263集团」X每刻:更灵活、高效的财务共享中心

1)263集团选择每刻的原因

谈及为何选择每刻,孟总表示在财务共享数字化建设的第二阶段,263集团主要是在系统标准化程度、灵活性以及兼容性上有更高的要求。通过选型比较,263集团认为每刻报销更能适配这一阶段集团对差旅报销、预算管控、对公支付等方面的需求。

每刻报销解决了什么问题?

在上线每刻报销前,263集团原使用OA报销模块开展企业报销业务,随着电子发票使用范围的不断扩大,原系统无法支持发票查重、验真等工作导致财务人员审核负担巨大;此外,原有的OA系统无法承载完善的预算管控模块,费用支出的管控落地困难,同时,费用报表出具耗费时间较长,管理层无法实时获取并管控部门费用支出情况

使用每刻报销后:

 智能识票:员工随手一拍即可提取发票信息,无需手动录入填单;同时发票自动验真查重,省去了大量财务人员手工操作,基础财务工作负担大大减轻;

▸ 预算管理:通过系统的集成,企业能够实现预算编制、立项、冻结/调整/占用、结项等的全生命周期管理;



▸ 实时报表:支持30+预设报表,同时支持报表自定义。并且报表可支持手机端查看功能,满足了移动化数据查看的需要。管理者可以实时查看财务数据,对于出现的异常数据,也可以提前进行预警及管控措施。


动图封面
完成一张报表,只需拖拉拽


2)每刻报销带来的成效

据263集团统计,企业每年差不多需要处理10w+的发票量,这对于共享中心来说,负荷量也是比较大的。在上线每刻后,报销处理方面的效率提升效果十分明显,原本只能做到单据的重点抽检复核,而现在,263集团不仅可以实现全量的复核检验而且工作量大幅缩减,节省出来的人效转而去完成数据分析层面的工作,更好地支撑企业战略管理去创造更大的价值。

此外,孟总谈及了每刻报销的另一个便利之处,就是非IT人员在学习并了解这个系统之后,不需要完全依赖技术人员,财务部门也能够自行完成部分配置。例如,263集团将对公业务相对标准化的场景放进了每刻系统里,日常工作中,财务人员就可以实现自行维护、自定义配置。

目前,263集团财务共享第二阶段的数字化建设仍在持续进行,通过不断的提升、逐步演变,从基础系统集成到系统应用整合最终实现管理应用整合。



在此过程中,263集团希望一方面能够实现核算标准化、系统化、集约化处理,升级财务共享服务;另一方面,对于财务人而言,将转型下沉至业务端,聚焦资源配置价值管理,由传统核算型财务向资源配置者、业务管理者、价值管理者的转型。

“集约是以人为本的管理融合,促使管理工作更加高效。”孟总说道,“财务人未来的转型就是通过人工智能的演进陆续替代这些基础工作,逐渐提升自己的工作效率和价值,最终成为公司的‘战略合作伙伴’,成为战略落地最前沿的工作岗位,这不是替代而是管理的提升。”

而每刻科技作为数字化时代下的业财税数据一体化专家,也将持续陪伴更多的企业、财务人去实现更大的价值创造。

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