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洛可可

摘要:洛可可是工业设计领域的领军企业,对每刻而言也是一家十分有代表性和重要意义的客户。在企业信息化全盘重构的时候如何让财务体系更好地融入业务体系?如何打破传统预算管理规则打造多维度和可视化的项目预算?审批流程从10-15天降到平均5天,智能报销是如何实现这种优势的呢?让我们共同解读洛可可精选案例,探索艺术背后的智能财务体系。

01 关于洛可可

洛可可咨询与设计集团成立18年来,坚持以用户体验为核心,致力于为客户提供行业整体创新解决方案,以市场与技术的迭代更新为导向,业务深入智能机器人、消费零售、交通出行、医疗健康、文化创意、公共事业等领域。 并致力于为企业提供一站式创新服务,包含产品策略与研究、工业设计、结构设计、品牌设计、文创设计、交互设计、服务设计、研发与供应链管理的完整闭环解决方案。

2013年,入选工信部认定的首批“工业设计中心”。服务世界500强超过100家,国内500强超过200家,为客户成功开发千余款产品,以“成就客户”为最高价值,并致力于成为设计产业未来趋势的探索家与实践者。

02 业务板块

洛可可全集团拥有线上40000名与线下1000名全球专业设计师,10余家子公司,目前主要分为两大业务板块,一块是基础洛可可板块,以线下业务为主,即设计师团队线下接单,做工业集成的设计。

另一块是洛客共享平台,即依托共享平台的线上接单模式,注册有相关信息的设计师可以在平台上接单,最后匹配客户的选择达成双方合作。因此,整个公司的主要报销业务也是来自这两大业务板块。

常用业务板块

工业设计类互联网公司的费用结构是项目制的费用管理模式,主要做项目预算,通过分析项目报表合理优化项目费用,控制项目的利润率。洛可可的预算科目有200个左右,财务人员有30人左右,比较常用的还有多维费控、发票审核查验、差旅预定、供应商管理等等。每刻报销的预算管控、项目报表以及发票报销、审批等各个环节的功能支持,为洛可可搭建项目制费用管理模式提供了一整套完美的解决方案。

常见费用类型


「洛可可报销费用类型数量占比图」

上图为洛可可费用类型中按笔数排列前十的费用类型。可以看出高频费用类型主要是员工的打车费、住宿费、餐饮费以及相应的补贴,其中交通出行的费用数占比最高。洛可可通过每刻第三方费用流水自动导入的功能,统一月结费用,减轻了财务处理大量打车票据的工作量。除了图中的费用类型之外,另一部分主要是日常行政类、生产类的相关费用,比如发生的专项费用(打样、制版费)、采购费(礼品、原材料)等。


「洛可可报销单据类型数量占比图」

上图为洛可可根据公司业务板块在每刻中自定义的主要报销单据类型,由于洛可可是项目制的费用管理模式,因此,单据也主要根据项目报销和非项目报销来划分,依托每刻强大的表单和组件自定义功能,洛可可能够根据自己的费用管理要求来设置费用类型、单据和审批流,搭建出更符合自己业务特色的费用管理模式。

03 选择每刻

Q:为什么当初会选择每刻呢?

A:选择每刻是在充分考虑到企业发展需求和员工诉求之后作出的决定。首先,企业规模在不断发展扩大,申报预算科目不仅操作繁琐且数量有200个之多,之前洛可可采用的是专门的APP报销,审批流程十分冗杂且需要主动查看处理报销,所以洛可可亟需一款轻便、智能化的报销软件。

其次,洛可可把所有信息平台与钉钉做了深度的集成和整合,打造了“洛客平台”。因此,洛可可需要一款既适合钉钉生态又能解决自己在报销、财务管理等方面痛点的应用。而每刻报销同样与钉钉进行了深度集成,如审批待办、差旅申请同步钉钉考勤等,是目前钉钉应用里面好评度和排名都非常高的一款软件。每刻系统的智能化、数据化以及费用生态十分契合洛可可未来的信息化布局,所以洛可可毫不犹豫地选择了每刻报销。

「洛可可想象力大会」

04 闪光亮点

Q:每刻最大的闪光亮点是什么?

● 审批待办(与钉钉深度集成):通过与钉钉待办事项及审批单的深度整合,员工发起的费用申请,审批人可在钉钉平台上直接跳转进入每刻审批,报销操作更及时,更进一步压缩了审批时长,为洛可可带来了“设计报销两不误”的全新工作方式。

● 预算费控:洛可可实行的是项目制,洛客平台上每天都会滚动更新几百条项目,每个项目除了人数、时长以及各种费用类型等要素之外,预算分摊的维度主要是项目和部门。每刻不仅可以按照城市、时间、职级、费用类型等多种要素设置费用标准,还可以按照部门、项目、客户等多维度交叉组织预算组织,大大减少了人工编制预算的时间和成本。

此外,每刻还支持预算结转、预警和强弱的控制力度,企业费控政策易于落地,成本控制落到实处。预算报表实时分析,可深入查看预算详情,为企业战略性决策提供数据支撑。

● 消费平台对接:从洛可可的排名前十的费用类型可以看出,差旅预定是洛可可常用的板块,每刻打通了阿里商旅、滴滴企业版、高铁管家等多个平台,出差费用流水自动导入,员工无需手写,费用透明真实。从每刻申请单可直接进入阿里商旅预定机票、酒店、火车,订单完成后回流至每刻,机票预定成本降低18%,酒店预定成本降低15%。

● 免票报销:原先洛可可的财务是每周三专门用一天的时间来审核单据,但经常会发生财务在等员工的单据而员工在等钱款的情况。每刻对接滴滴企业版实现免票报销,财务只需要月结费用,统一开票,省去了整理大量琐碎票据的工作,做账更轻松。

● 智能识票:智能识票功能是洛可可上线每刻后,员工体验感最好的功能之一,手机拍照即可完成发票信息提取、查重验真,自动生成并提交报销单。节省了手工填写报销单的时间,解放了设计师的双手。

● 供应商付款:洛可可通过在钉钉上的设计共享平台与客户建立项目合作,并基于合同自动关联项目角色。每刻可以基于合同直接发起付款,支持多供应商收款、多方式组合收款等多种场景,减少了员工提单量,提高了财务、出纳的工作效率。同时支持维护供应商与客户,限定使用人员和范围,便于供应商管理。

● 对接财务软件:每刻与其他财务系统的对接非常便捷,支持洛可可使用的用友NC系统,资金模块的对接十分方便,自动生成总账凭证,告别手工记账,财务做账效率提升300%。


05 每刻价值

Q:每刻给洛可可带来了什么样的价值呢?

● 艺术化的UI视觉体验:每刻不仅要在产品实用性上满足洛可可的财务管理需求,同时也要在UI视觉设计上符合洛可可1000多位设计师的艺术化审美。洛可可经过专业的判断,发现每刻无论是在工具化的简洁明快、智能化的操作体验、繁与简的美学平衡等维度上,还是在颜色、字体、图标等设计元素上,都充分考量了用户体验和艺术化追求,让员工也能把报销当作一种美好的体验。

● 高度信息化财务:信息化可以做的事情就是把财务工作复杂的内容一件件拆开来,做好底层的数据,科目的对接、科目的映射,拆开来再组装到一起,自动转换成需要的东西,并且能够记录使用习惯。每刻将财务管理精细化、自动化,将发票信息识别、查重验真等工作交给人工智能,将财务基础模块拆解重组,通过费用生态将数据连接起来,进一步推动了洛可可财务管理的转型升级。

● 数据支持决策:支持按照部门、员工、预算等多个维度查看报表,随时查看企业或项目费用使用情况,报表可深层钻取数据,查看每笔费用详情,对差旅行为进行多维度分析,为管理者制定和优化后期费用方案提供支持。

● 美好的报销体验:洛可可人注重差旅体验,更愿意把报销的时间用来想象和创作。因此,对每刻发票报销的体验感非常好,之前员工只能在电脑上操作,现在用手机就可以随时随地报销、查看审批进度、项目预算占用和剩余情况等,极简化、视觉化,更符合设计师的工作习惯。

● 人性化的审批流:报销由线下走向线上,审批人可以利用碎片化时间随时随地进行审批,加快了流程效率,员工满意度也有了很大程度的提升。洛可可以前的审批流程会出现两个节点审批人重复的话要批两遍的情况,而每刻的审批流非常顺畅,化繁为简又十分人性化,审批流程从10-15天降到平均5天,因此,洛可可对每刻审批流的体验感也非常好。

06 设计美好世界

洛可可在工业设计领域能做到行业领先,并且突破了设计公司“小而美”的规模瓶颈不断发展壮大,这其中经历了很多颠覆式的变革和突破,从线下设计向互联网方向转型,从传统工作方式到线上数字化工作方式,都体现了洛可可人敢于打破规则、突破创新的优秀品质。

洛可可最初与每刻接触的时候,因业务板块的特殊性,每刻的部分功能模块并不是完全适合洛可可的需求,但是洛可可看中了每刻优秀的服务水平和研发实力,在短短的时间内就开发出了适合洛可可财务管理模式的功能板块,同时也为每刻的其他客户开拓了新的财务管理思维、奠定了良好的财务基因。可以说,洛可可是每刻成长路上非常重要的一位伙伴。

愿景:洛可可正在尝试建设财务共享中心,希望跟每刻报销在相关的费控领域有更深度的合作,相互提升各自的费控领域的智能化水平和信息化水平。如同洛可可的初衷“设计美好世界”一样,每刻致力于为洛可可提供更好的报销体验,用更好的产品和服务助力洛可可未来财务共享中心的建设。


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