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美创科技

近日,每刻科技对美创科技财务数字化项目负责人张剑进行了一次采访,来聊一聊他在负责财务数字化项目中的一些故事以及财务数字化给美创科技带来的影响和变化。

01 数字化报销助力B2B企业成本管控

据张剑介绍美创科技经常发生差旅费报销的人员占总人数的50%以上,主要集中在销售侧,包括售前和售后以及交付人员,散落在各个分支机构。而美创科技目前的管理模式是由总部统一进行财务核算,因此,报销业务采用了分工协作的模式。在出差频繁的一些主要分支机构,美创科技配置了一个岗位对报销单进行预审,随后定期将发票寄往总部,由总部报销业务组人员进行复核、报销。

但在上线每刻报销之前,美创科技原先使用的费用报销系统功能过于简单,无法满足这种协作业务模式的需求。导致员工报销周期过长,财务人员重复工作负担重,对于报销审核的准确性来说也是一个挑战。

此外,人力成本的管控也是企业必须考量的因素。随业务规模的不断增长,报销业务量随之增加,但相对应的人力资源不可能无限投入,美创科技也期望能通过数字化最大程度地实现费用成本管控并优化费用处理流程。

2021年9月,切换为每刻报销后,美创科技报销业务的处理效率和管控能力得到了极大的改善,并且在不久前,美创科技与每刻报销的合作更进一步,在报销的下游流程账务处理环节,完成了费用凭证自动化。总部财务费用组成员精简至2人,却也稳稳地承接住了企业日益发展的需求。

「每刻报销」全流程费用管理

02 费用凭证全流程自动化,告别手工账

用了‘凭证直连’功能后,我就不想用原来的手工方式记账了,如果规则设置好了就能自动记账,我为什么要手动一个个地去录入呢?

美创科技在不久前刚刚落地了“凭证直连”这个功能即在每刻报销中一笔费用完成后,系统可以自动根据规则推送记账凭证到ERP中,而在此之前,这个过程少说需要2天的时间。原先的方式是需要将报销系统的报销单据明细全部导出到Excel表中,然后按照人工对数据进行处理,再批量编辑成模版导入ERP中,步骤比较繁复,中间校错的情况也比较多。

上了凭证直连以后,这块的工作基本上2、3个小时就能完成了,效率提升效果是非常大的。就是因为这一个个提升点成为了我们推动财务数字化非常强的动因,我们希望在财务工作中,这些标准化的核算如果能用数字化替代就替代掉,这样才能释放出人的精力进行数据统计分析,为管理提供更有效的信息。我始终认为,会计的价值在数据管理,而不是基础的核算。张剑如是说

|每刻“凭证直连”功能介绍

每刻提供标准的自动生成凭证能力,支持常见10多类ERP系统50+版本的集成会计人员在完成支付工作后,系统根据预置的账务规则,自动生成会计凭证,并通过凭证接口将凭证信息同步至企业财务系统,确保生成的凭证符合财务需求,实现业、财口径一致。

03 美创科技财务数字化的挑战与应对

变革往往与挑战共存,在推动财务数字化转型的过程中也是如此。谈及过往数字化项目的经历与经验,张剑也提出他的看法与理解:

“没有数字化思维”“数字化人才缺失”是导致很多企业数字化项目推进不顺利,落地效果不好非常普遍的因素之一。

数字化转型往往是向管理层的管理思路、员工以前的工作习惯和舒适区发起挑战。

“我理解很多会计人员对既有的作业方式更熟悉习惯,日常工作又比较繁忙,每每想及数字化转型,既需要改变习惯,还需要额外投入精力学习和调试系统,可能会感觉一种畏难情绪和不适应。

但当传统作业方式无法满足日益复杂的企业发展问题时,通过财务数字化系统对异常项目进行系统智能审核+人工个性复核的双重审核,为费用审核工作质量和效率带来极大的提升,这是非常喜人和令人振奋的。因此,对传统费用管控模式的变革,通过应用数字化工具是利大于弊的,我觉得就应该坚定地去推动它,去‘信任’它,发现了问题就反馈、调整、解决,日臻完善。

如果现在还是坚持传统的费用审核方式一张张去审核,业务量小的时候还能支持,等企业发展起来了,需要审核的量上去了,工作时间是有限的,公司也不可能无止境的投入人力资源,所以,企业一定是需要借助数字化能力的,数字化思维一定要有。”张剑讲到。

管理是灵活的,没有固定的标准,只有最适合的方式。

美创科技主要采用的是“刚柔并济”的管理模式,通过数字化系统来落地刚性管理,但同时不失弹性,存有柔性的一面,对于异常、超标的费用也绝不是“一刀切”的处理方式。

“异常的或者超标的这种费用项目,我们就会研究、分析这个问题,如果发生的频次变高或成规模的时候,确实是需要修订制度或者流程的,会相应的进行一个修订,并在系统内进行规则的调整。 ”

这种“刚柔并济”的管理风格也运用于推动数字化项目上。

张剑表示,在做数字化项目规划的时候,要充分考虑与业务的衔接与协同。在推进项目受阻时,要根据具体情况研究和分析数字化转型的必要性。如果是非做不可的,那就需要无条件执行;在其他情况下,可以通过与业务部门协商,根据业务的实际需求和合理性来进行商量,以“有利于整体效率”作为目标去进行讨论及达成共识,将项目推动下去。

所谓数字化,往往需要企业达到与之相匹配的规模,才能真正发挥出它的作用和价值,如何用最小的代价获得最大的价值?

谈到产品使用情况时,张剑表示在不同的企业规模下,使用产品的“深度”会不一样。就比如数字化会涉及到大量的数据处理和分析,在企业规模较小时,数据量可能相对较小,对数据分析的需求也相对较低;而在大规模企业,数据量庞大,数字化能够更好地帮助管理者从海量数据中获取有价值的信息。因此,选择一种能低成本、收益最大化,能够伴随公司成长需求的产品也是非常重要的。

|总结

财务数字化不仅仅是工具和系统的应用,更需要企业的数字化思维以及具备数字化能力的团队。变革总是伴随着一些阻力,但正如张剑所言,数字化并非一劳永逸的事情,而是需要持续关注、反馈和调整的过程。逐步推动数字化,不断优化,才能真正发挥数字化的效益。随着数字化的深入,企业将能够更加灵活地应对业务变化,提高管理效率,实现可持续发展。

如果您企业对「美创科技」解决方案感兴趣,欢迎联系每刻科技,获取专属财务数字化解决方案。

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