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伟星股份

摘要:伟星股份是每刻报销客户中较有代表性的传统制造型企业,在100亿粒钮扣背后支撑着的智能财务体系是如何搭建的?从传统的线下手工报销切换到线上智能报销系统经历了什么故事?从25天的报销流程优化到了6.2天,伟星是怎么去做的呢?让我们共同解读伟星精选案例,探索伟星股份背后的智能财务体系。

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浙江伟星实业发展股份有限公司(以下简称公司)创立于1988年,主营钮扣、拉链、金属制品、塑胶制品、织带、绳带和标牌等服饰及箱包辅料产品,是面向全球的中国服饰辅料行业领军企业,中国日用杂品工业协会钮扣分会副会长单位、中国五金制品协会拉链分会副理事长单位,中国钮扣、拉链行业标准的主要起草单位,也是中国钮扣与拉链行业首家上市公司(证券简称:伟星股份;股票代码:002003)。

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伟星股份有工业园和销售公司两大体系,目前有5000个员工在使用每刻报销,其中大约有3000个员工有较高的活跃度,报销主要集中在客户服务(产品服务)、办公室人员、销售人员等三类员工身上,这三类员工中,销售人员占据着大部分的报销,因此,伟星最常用的业务板块是差旅报销。

常用业务板块

差旅报销必然涉及到差旅管控,对于财务而言,差旅管控的工作是最复杂的,其中有预算管控、发票报销、差旅申请关联、与业务更好的结合等等,而每刻的差旅解决方案为伟星打造了一整套流程,简化了差旅管控的同时又能更精准地分析、优化员工的差旅行为。

常见费用类型

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「伟星股份报销费用类型数量占比图」

上图为伟星费用类型中按笔数排列前十的费用类型。可以看到打车费和员工火车票的占比较高。在处理打车费这个高频费用上,伟星使用第三方费用流水自动导入系统功能,仅需月度大票结算即可,省去了大量的零碎的发票收集、粘贴以及上交。其它费用占比24%,但费用类型却有100多项,费用类型之细致、统计之便捷,是每刻的优势之一。这也是今后费用精细化管理的数据基石。

两大体系报销流程

● 销售公司:伟星的销售公司的数量比较多,有30个左右,加上办事处将近50个左右。销售员工有1000人左右,报销流程比较清晰、简单,所以只需搭建一个流程架构。

● 工业园区:工业园区有四五千人,相对销售公司来说人员较多,需要审批的领导也比较多,经常会有一个领导牵着几个部门的情况,且有些流程还涉及到多个部门,需要跨部门审批,所以工业园的流程图搭建比较复杂。

根据伟星不同类型公司组织架构和业务情况,财务可在每刻上自定义不同的审批流程,并且结合制度灵活调整,形成财务+IT+制度的完美融合。

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Q:为什么当初会选择每刻呢?

A:在选择每刻之前,伟星经过了多家费用报销系统的对比。考虑到未来费控系统智能化、数据化的发展趋势以及为企业降本增效的潜力,伟星最终选择了每刻。每刻相对于ERP系统的对接更加完善,且每刻的每一个功能、每一个细节都充分体现了互联网思维,足够轻量化,移动端与PC端结合,为报销人员和财务人员都降低了工作压力和时间成本。

伟星股份的业务庞大,业务实体十分之多、分公司众多。因此,伟星未来的愿景是搭建属于自己的财务共享中心,而每刻的生态和解决方案是伟星现在的“小共享”成长最得力的伙伴,每刻的互联网思维也为伟星的财务共享建设和财务人员转型带来了很大的启发和帮助,这也是伟星选择每刻的原因,借助每刻的力量向更加互联网+的方向发展。

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Q:每刻最大的闪光亮点是什么?

● 1家分公司1个财务:伟星股份拥有30家左右分公司再加办事处,每个分公司审核都是1个财务在操作,所有财务人员加在一起大约200人左右。之后在搭建财务共享中心后,将会有一个更加明显的人员配比优化改变。

● 3个出纳变1个出纳:伟星股份在工商注册的公司有30多家,还有许多办事处,上每刻在之前,每家分公司出纳都需要做一个Excel表格,还要跟每个分公司去对接、确认,因此,需要3个出纳才能完成这50家分公司加办事处的工作量,而每刻的功能直接导入,之前3个出纳的工作量现在1个出纳就能完成。

● 多维度数据分析:上每刻之前,伟星是纯手工的报账、记账,领导只知道总费用有多少,但是打车费、飞机票等每一个费用类型的数据,无法看到,更无法追溯数据源头。上线每刻之后,员工报销费用的数据分析可以细化到每一个费用类型,数据更清晰、更透明,完整还原消费场景。

● 报销更快、更规范:对于报销时间的控制,之前领导只能凭印象来审批,有时候遇上领导出差,员工的报销审批就需要等很久。上线每刻之后,所有的数据都上系统了,领导也可以随时随地在移动端审批,目前来看,快一点的1到2天就能完成报销,一般来说6、7天可以走完报销流程。伟星很重视员工的满意度,自从用了每刻之后,员工的满意度有很大的提升。

● 政策响应快:每刻的政策敏感度很高,4.1实名制差旅票据可抵扣的新政出台后,每刻及时响应政策变化,进行了相关功能的更新,员工实名制票据均可在每刻中自动直接抵扣。如果没有选择每刻,为了抵扣可能要设置专岗去计算,操作成本高,十分不划算。

● 第三方消费平台对接:伟星认为,财务往更加规范的方向去发展或者财务效率变高的很重要的一点,就是第三方消费流水直接导入。每刻搭建的生态体系涵盖吃、住、行主流平台,消费流水自动导入,高度还原消费场景,报销更加透明规范、财务更容易管控。并且可以使用第三方月结大票解决方案替代琐碎的票据。

伟星目前用的最多的是携程、滴滴、曹操,以前员工喜欢打出租车,后来发现有用连号发票的虚假报销情况,从而推荐员工用滴滴打车,员工通过每刻可以自动导入滴滴、携程商旅、高铁管家等第三方消费平台消费记录。快速生成费用,创建报销单。(通过滴滴月结打车费,领导发现小金额汇聚起来也是一个大金额)

● 移动报销、移动审批:原先伟星采用的是OA报销,虽然也做到了移动报销,但是在发票附件的上传操作较为繁琐,要等到原始单据到财务手上才能进行审核报销,流程较长。每刻所提供的报销体系,特别是第三方费用的直接推送,让财务可以直接审核,领导移动审批,消除了时间和空间限制。

● 数据分析:支持查看公司、业务子公司、部门、个人等其他多维度的各项费用支出和剩余情况,智能化分析费用支出和趋势,让管理者对费用数据一目了然。

(数据能创造多大的价值呢?后面有非常精彩的例子)

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 Q:每刻给伟星带来了什么样的值价呢? 

● 第三方差旅的价值:机票平均折扣4.3折,远远低于携程大数据。财务差旅管控的目标就是整体的差旅费用要降下去、管控住,而机票费用正是差旅费用中金额占比较高的费用类型。

● 资金管理系统:在上线每刻资金管理系统之后,财务的工作量更加明显的降低了,直接导入对应表格就可以进行批量支付了。节省了大量的财务机械工作。 

● 对账功能:出纳对账的工作效率大大提高,之前企业月结模式时,每个分公司都要做一个excel表格,然后要跟20多个分公司确认是否已经签收票据。每刻的对账功能很强大,excel表格直接导入对账即可,出纳省去了很多繁琐耗时的工作。

● 大数据决策:上了每刻以后,费用会计回归费用数据分析,中层领导有了更多的数据支持,可以去和领导为员工谋福利。在出差时,正常情况下,我们原则上是不允许出差绕道的。但是如果离家很近,为了关怀伟星员工是允许绕道的,但是多久算近呢?这又是个难题!上了每刻以后我们有更多的数据思维,规定了多少公里算近,这样制度从不清晰到清晰,这就是每刻带来的先进的管理理念。 

感悟:没有上每刻之前,伟星是没有职级这个概念的,得益于每刻的财务生态圈,伟星接触到了职级概念,并且接触了其它更多“新鲜”的东西。上了每刻之后,我们接触了很多先进的管理理念和互联网思维,这对于一个传统制造企业来说,是十分有意义的。

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愿景:我们在未来会把财务共享中心模式搭建起来,解决人的问题:费用会计不再审核、共享中心储备人员、人员可以接力的上、财务人员向更加专项化发展。

目前来说,伟星的财务人员比较全能,什么都会。但是,太综合了就会导致每一个方向都不够精通,没有做到极致。而我们伟星的人才培养路线希望能让财务在管理上有所提升,真正作为管理会计。共享的岗位按照人才梯队去建立,搭建晋升通道,通过共享的模式,伟星可以培养更多的财务专项精通专家人才。财务要成为公司的内当家,类似于“老婆”的角色,伟星的财务需要跳出财务做财务,勤下现场、深入一线,以财务指导业务、服务业务,共建良性的可持续的经营管理。

如果财务共享中心能做起来的话,伟星的人力成本还可以变得很少,180多个人可以减少20%-30%左右。希望将节省的财务人力投入到更多的管理层面上去,毕竟管理是无止境的。此外,之后的愿景还要打造伟星的信用体系,因此,每刻的信用体系可以带来很大的助力。

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