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鲁尔物联

国家专精特新重点“小巨人”企业鲁尔物联和每刻的合作始于2018年,是每刻报销的“资深用户”,今天就让我们走进鲁尔物联,一起来聊一聊这位“资深用户”的使用体验和财务数字化的故事。

■ 业务痛点

  • 报销效率低下:传统、原始的纸质报销模式,员工手填报销单、领导纸质签批、财务人工审核;

  • 项目预算管控滞后:企业为项目型销售模式,但项目预算管控滞后,项目过程中的控制与监督落地困难;

  • 费用分析报表缺失:业务部门无法实时了解本部门的费用使用情况,完全依赖财务部门提供相关报表。

01 “让安全如影随形”,数字化报销来“助阵”

“让安全如影随形”一直是鲁尔物联的使命,其产品解决方案广泛地应用于自然环境、基础设施、生产安全、社区安全等多场景安全监测及预警,也就意味着项目地的分散和业务人员长期、高频的出差。

据了解,鲁尔物联在四川、山西等多地都设有子公司,但分支机构并未设置财务人员,由总部承担所有的财务职能。业务侧需要长期、高频出差人员有很多,在2018年之前,纯纸质的传统报销方式对报销流程上的每一环节都很不友好。

“之前纸质报销的时候,员工要自己手填报销单,贴发票,报销金额算错、填错时有发生。到了审批环节,遇到领导出差,费用签批都找不到人,堆积着等领导回来处理,那这个员工的垫款时间就长了。到了财务审核环节,发票都要人工一一查验过,遇上发票粘的乱七八糟的,审核起来是真的麻烦。”许总回忆道。

2018年,鲁尔物联上线了每刻报销,完成了从原先传统纸质报销模式到移动化、智能化报销的切换。

如今,鲁尔物联的员工只需简单拍照即可完成费用信息填写;一次拍照,批量识别多张多种类发票,批量完成信息提取、直连税务系统进行发票验真、并自动帮助员工填写报销相关内容。在领导审批环节,移动端审批功能减少了费用审批等待时长,报销单不再堆积,进一步缩短了报销周期。

在财务端,通过系统预设的智能审核规则,实现包括“数电票”在内的自动查重验真,违规预警超标提醒和价税自动分离,解决了鲁尔物联财务人员大量机械、重复的基础工作,也减少了审核过程中因报销单反复驳回所产生的低效沟通。当一笔报销完成后,系统也会自动生成记账凭证推送至ERP中。

鲁尔物联的报销数字化是颇有成效的,曾经专职负责报销业务的2名财务人员,工作重心转移到了更精细化的财务管理和账务处理,如今只在兼岗处理一些报销事宜。

02 数据互联,推动鲁尔物联项目预算管控新方式

鲁尔物联的业务模式主要是项目型销售,项目成本控制是核心需求。而从项目的立项到结案的整个周期中,制定项目预算只是开始,有效的项目成本控制关键在于做好预算管控。

"原先我们的项目预算管理是比较滞后的,费用超支了才去追溯,那做预算的意义在哪里呢?现在我们通过CRM、ERP和每刻报销系统间的数据互联,实现了项目过程中对于预算执行的持续监督和管控。"

据许总介绍,鲁尔物联在CRM系统项目预算模块中完成项目的立项及预决算,通过系统对接,项目预算数据可以同步至其他相关系统,如ERP系统、每刻报销系统。ERP系统根据项目预算物料清单进行物料出库,同时将项目出库物料数量、金额等数据实时同步至CRM系统项目预算模块中,更新项目决算数据;每刻报销系统根据项目费用预算对费用进行控制,超出费用预算上限将无法提交报销,同时将已发生的费用实时同步至项目决算。

3个系统间的互联,实现了项目支出情况的实时同步及有效控制,帮助项目负责人及时了解项目的实际支出和预算的执行情况,而这也是鲁尔物联“业财融合”的一次完美实践。

我觉得我们把每刻报销的预算管理能力用到了极致,不仅用来落地公司的年度费用预算管控,还把项目预算管控了起来。许总说道。

03 费用使用情况可视化,让每一笔费用都有据可查

鲁尔物联会对各业务单元的投入产出进行考核,但在上线每刻报销前,鲁尔物联的业务部门负责人无法及时了解部门费用开支情况,完全依赖财务部门提供数据报表。费用的事后管理也导致了管控的滞后性,这种滞后性让业务部门对财务提供的数据真实性也存有疑虑,最终演变成一次低效的跨部门协同。而费用数据的多次拉取和分析也额外加重了财务人员的工作负担。

上线每刻报销后,鲁尔物联的费用管理变得更加高效、直观和透明。每刻提供的费用分析报表能力让部门负责人和业务人员能够及时了解部门/自己的费用开支情况,实现了事先的过程管理和即时的预算管控。各个业务单元的负责人可以主动了解费用的使用情况,而不再被动地等待财务部门提供数据。

“费用为什么这么高?花在了什么地方?这些实际发生的费用数据都可以通过报销系统直观地看到。对哪个数据有异议的,可以点击查看费用明细,谁报销的?报销了什么费用?什么时候发生的?一目了然,清清楚楚。”许总讲道

04 最后的话

根据自己财务数字化转型的实践经验,许总也总结了几个关键点:

1.打好基础

在数字化转型前,企业应该做好基础的标准化和流程化,否则系统上线失败是必然的。

2.顶层设计

明确需求做好顶层设计,量力而行。在数字化转型的初期,顶层设计和需求明确是关键。企业需要围绕自身情况做好业务梳理,财务可以不那么懂信息化技术,但一定需要清晰地了解业务需求,不要生搬硬套大集团的设计和理念,量力而行,根据自己的需求去阶段性实现就好。

3.对接整合

在软件系统选型前,企业需要与供应商充分沟通,明确了解各系统的对接能力;只有实现上线系统之间的端到端对接,将不同的子系统整合成一套系统,才能将各子系统的潜能发挥到最大,也有助于提高效率和减少数据的不一致性。

在财务数字化政策的驱使下,许总表示鲁尔物联的会计档案数字化工作也即将提上日程。“未来全面上线会计档案之后,就能够解决业务人员发票邮寄和打印的问题。另外,我们现在的凭证装订量每个月都有几十本,系统上线后,此项工作量也能大幅减少,进一步减轻我们财务部门的负担。”

如果您企业对「鲁尔物联」解决方案感兴趣,欢迎联系每刻科技,获取专属财务数字化解决方案。

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