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湘湖实验室

随着数电票试点工作的持续深化,企业所接收的发票中,数电票的占比正呈现出日益增长的态势。然而,本意为简化流程和环保节能而生的数电票,却因传统的纸质归档方式,变得没那么“降本增效”。只有打通归档这“最后一公里”,才能让全流程数字化,无纸化成为可能。

此次,每刻邀请了湘湖实验室财务部门负责人施伟南,带我们深入了解数字化报销和电子会计档案在单位中的实际应用情况,分享其宝贵经验与独到见解。

湘湖实验室作为新型研发机构,在体制机制上具备天然的创新土壤,湘湖实验室成立以来,按照省级高能级平台“科技大脑+未来实验室”的建设要求,积极探索新型研发机构财务数智化转型的实现路径,着力推进财务领域的“放管服”改革。

负责人施伟南介绍,湘湖实验室财务部门主要负责实验室的会计核算、财务管理、内部控制、资产管理及采购管理等。在财务数字化方面,已经上线运行了财务核算系统、费控报销平台、资产管理平台、电子会计档案系统等多个系统,并基本实现了系统之间的数据互通。

在其财务数字化建设过程中,每刻科技与湘湖实验室在报销和归档业务方面展开了合作。

01 报销:从线下到线上,从繁琐到高效

湘湖实验室原先依赖于非常传统的纸质报销模式,在切换为线上报销后,员工端与财务端的体验与效率都得到极大的提升。

|员工端

  • 上线前

1. 纸质表单填写与审批繁琐
业务人员需要填写许多纸质表单,并经过多轮线下审批,这一过程既耗时又费力,大大影响流程效率。

2. 报销不规范且修改繁琐
由于业务人员不熟悉报销要求,导致报销单据常出问题,需要多次沟通、修改和重新提交,增加不必要的工作负担。

3. 报销周期长,垫资成本高
报销流程长、时间长,存在较高的员工垫资成本,容易影响员工积极性。

  • 上线后

1.无需手填发票信息,智能验真查重

员工可以通过拍照、智能识票、PDF文件导入等多种方式上传发票,系统自动验真查重,免去了人工把控风险的操作,提高了对原始票据的管控精度,也大大提升了报销效率。特别是群拍、群读、群查验的能力,员工的满意度评价普遍较高。

2.纸质表单电子化,审批流程精简化

原表单转化为电子化表单,逐步汰换了纸质表单的使用。通过每刻报销可灵活配置表单内容及审批流程,以适应不同的业务管理需求。员工提交表单后,系统自动按预设流程流转,流转环节、时间一目了然。遇到问题时,财务可直接在线评论,省去了面对面的多次沟通,大大提升了流程运转效率。

|财务端

  • 上线前

1. 人工审核效率低且易出错
财务人员每天需要处理大量报销单据,人工审核效率低下,出错率相对较高,增加了内部控制的风险。

2. 与员工交互不便
对于存在问题的报销单据,财务人员需要与员工进行多次沟通,并退回纸质单据进行修改,这一过程不仅繁琐,而且延长了报销流程的时间。

3. 预算管控操作繁杂且易出错
实验室经费为项目制管理,财务人员在作预算管控时,需查询财务核算系统才能得知预算使用情况,操作复杂且易出现管控错误,无法精准管控,给企业的财务管理带来了困难。

  • 上线后

1.预算精准管控

每刻报销系统内置的预算模块为实验室的项目预算管控提供了有效支持。员工在报销时选择对应的开支项目,系统会根据预设的本年预算额进行限制,确保不超出预算范围。审批人能够清晰地看到项目的预算额、本单占用额等信息,从而进行更加精准的预算管控和监督。

2.财务高效审核

财务在对单据进行审核时,进入单据界面,可以看到全部的原始单据和附件,以及关联的申请单,若有缺漏或错误,直接进行修改或者退回到提单人,不必再由提单人线下往返来回,使得审核过程更加高效。

3.事后数据管理

每刻报销支持自主配置预算管理驾驶舱和财务专用分析报表,能够通过多种方式组合展示费用报销过程中积累的数据。这不仅提高了财务数据的价值利用率,还形成了一个专题化的数据中台,为实验室提供了及时的风险预警和决策支持。

02 归档:电票不打印,告别传统纸质档案

在会计档案电子化之前,湘湖实验室一直沿用传统的纸质档案管理方式。每到会计期末,财务人员需要投入大量时间和精力对原始凭证、记账凭证等进行分类、匹配和装订。这种方式不仅效率低下,而且容易出现凭证丢失或查找困难的情况,给会计档案的保管带来了诸多不便。

特别是在费用系统上线后,虽然原始发票以电子形式保存在系统中,但在归档阶段仍需打印出来,这实际上并未减少纸质单据的数量和财务人员的工作量。

在每刻档案上线后,与费用报销系统和会计核算系统实现了无缝对接,使得每一笔业务所产生的原始凭证和附件都能以“T+1”的形式实时更新传输到电子档案系统。同时,会计核算系统中自动生成的记账凭证也会同步到电子档案系统,并与原始凭证形成对应关系。

如今,湘湖实验室完成了从档案立卷、移交、归档、检索、借阅、鉴定、销毁的全生命周期管理,确保档案合法合规、符合国家电子档案归档要求。在调阅原始凭证等档案资料时,无需再耗费大量时间翻阅纸质档案。此外,还减少了各环节打印和整理的工作量,逐步实现湘湖实验室档案无纸化,提高档案管理效率,并使得会计档案的数据价值得到了充分发挥。

同时,为了应对目前纸电混合的档案管理阶段,每刻档案还帮助湘湖实验室实现了纸电一体化管理。例如,在调阅电子档案时,系统可对借阅人进行临时赋权,到期自动收回权限;调阅纸质档案时,通过系统保持线上与线下纸质档案的信息同步。再比如,在盘点单位档案时,湘湖实验室相关人员可通过移动端APP实现实体档案的盘点,与电子库房信息同步,保证档案的准确性和时效性。

03 挑战与应对:流程再造与整体部署

谈及挑战与应对,负责人施伟南认为所面对的挑战主要有2个。

首先,便是如何将传统的线下流程成功转型为线上化操作。上线系统之前,湘湖实验室主要依赖于传统的线下办公模式,大量的业务流程和财务流程都需要通过纸质文档进行记录和追踪。然而,将线下流程线上化并非简单的复制粘贴,而是一个需要不断优化和再造的过程。在这个过程中,需要审慎地审视现有的流程,识别并剔除那些冗余或在线上环境中不必要的环节。

我们要始终保持流程再造的观念并付诸实践。在数字化建设过程中,应该先建立起标准化的流程框架,然后在运行过程中不断进行优化和再造,使流程与系统相互融合、相互促进,发挥出最大的效能。

除此之外,整体信息化的部署问题也是一大挑战。财务的数字化转型是一项系统工程,涉及多个信息化系统的建设与整合。

解决这个问题,要在数字化建设之初就进行总体的信息化布局规划。通过组织财务人员、业务人员和技术人员进行深入讨论,共同制定出切实可行的数据流通方法和利用手段,尽可能减少数据孤岛现象的发生。在条件允许下,还可以在单位内部成立专门的数字化工作小组,以便在涉及跨部门流程时能够更好地进行推行和协调。

目前,湘湖实验室在财务数字化建设方面已然取得了显著的阶段性成果,但转型的步伐绝不会因此而停歇。实验室正计划继续推进电子会计档案工作,早日全面实现单轨制目标。同时,也将更好地打通现有的多个信息系统之间的接口,让员工提单到线上审批到自动支付到凭证制作再到档案归档的流程实现线上闭环。

每刻期待与湘湖实验室继续携手并进,共同探索数字化改革的新路径,打造新型研发机构数字化改革的标杆样本,为行业的数字化进程贡献更多的智慧和力量。

如果您想要了解湘湖实验室解决方案,欢迎联系每刻科技获取专属解决方案。

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