两部门联合发文!商务招待费用报销规定:无清单,一律不得报销
2023年国有企业的商务招待标准是什么?这个问题的答案从2020年起就十分明确了。2020年,国资委、财政部发布的《国有企业商务招待管理规定》规范了国企商务招待行为,旨在加强国企党风廉政建设,遏制企业奢侈浪费和不必要的开支。特别是在“第二章 商务宴请”中,更是明确了商务招待的费用标准和消费限制。
为了帮助企业做好内控管理,提高费用管理的透明度、准确性、效率并降低风险,每刻报销针对“商务招待”这一场景提供了对应的数字化解决方案,让企业精准把控招待业务各环节的合规风险,有效落地商务宴请人均费用管控、高档酒水价格管控、陪餐人数标准管控等符合文件规定的要求。
01 严控接待规格和陪餐人员比例
规定要求
“第七条 国有企业开展商务宴请,不得提供用野生保护动物制作的菜肴,不得提供鱼翅、燕窝等高档菜肴,每次人均最高不得超过600元(含酒水),不得提供高档酒水,白酒每500毫升、红酒每750毫升售价不得超过500元。企业应当根据所在地区实际情况,分级分档确定控制标准,并制定相应的实施细则。
第八条 接待对象5人(含)以内,陪餐人数可对等;接待对象超过5人的,超过部分陪餐人数原则上不超过接待对象的二分之一。”
在实际的商务宴请或多人聚餐等场景中,陪餐同行人少则六七人,多则几十人,且同行人常常会有外部人员,事后可能会由行政或秘书一人填单报销。
每刻报销能够提供多种校验维度对费用进行审核,比如:控制内外部参与人数比例、限制参与人是否包含申请人(避免提单人被多次计算)、人均费用标准进行按次报销控制等(更多检验维度如图所示)。
02 严控烟酒、洗浴等敏感词校验
规定要求
“为贯彻落实中央八项规定精神,企业对于员工的差旅、业务接待、车辆使用等开支均进行了详细的规定。例如:不得乘坐高铁/动车商务座、飞机头等舱,不允许提供鱼翅、燕窝、野生保护动物制作的菜肴,不得在私人会所、娱乐场所消费等。”
而每刻报销的自定义校验功能可以根据业务场景自定义敏感词,如“洗浴”“棋牌”……能从发票、费用、单据等多维度对报销单进行敏感词筛查,系统一旦检索到异常信息,就会发出预警提示(如图)。
03 餐费报销需上传清单附件规定要求
规定要求
“第九条 国有企业商务宴请应当严格执行清单制度,如实反映招待对象、招待费用等情况。不提供宴请清单的,费用不予报销。”
商务招待,无宴请清单,不得报销,因此企业报销时需要提供酒店的消费清单。同时,财务人员也需要将消费清单的总金额与发票总金额进行核对,所盖发票章也需一致,做好风险防范工作。
每刻报销支持多种类型的附件清单单据上传,在表单流程中,可以灵活设置表单的字段条件,并在报销费用金额大于费控标准时给予提示。
04 发票明细中的物品单价参与校验
规定要求
“国有企业商务宴请酒水标准为:
不得提供高档酒水;
白酒每500毫升、红酒每750毫升售价不超过500元;
每次人均最高不得超过600元(含酒水)。”
酒水费用报销时,需要校验发票明细中的酒水单价是否超标准。如果由员工手工填写,可能会存在为了提单成功不如实填写的情况,对财务人员去判断费用真实性造成一定的阻碍。
每刻报销能够提供支持「用户自定义数额」与单据上的金额字段校验,在员工填单环节,就可以完成对发票明细合规性的管控。
05 费用报销超预算进入特殊审批流程
规定要求
“第二十一条 国有企业商务招待应当严格执行有关财经制度,实行预算管理,合理控制预算总额,加强预算硬约束。
第二十二条 对商务招待过程中无法执行相关制度标准的特殊情况,企业需进一步明确管理制度,严格履行内部审批程序,原则上须经主要负责人审批同意,并做好备案登记。”
预算额度是费用报销的高压线,做好预算管控是企业的必修课,如果超过预算额度的特殊情况发生,就需要通过超标特殊审批。
比如某企业规定招待费类型的单据单次报销超2000元,就需要董事长进行审批。此时,企业可通过每刻报销设置对应规则,在报销审批流程中判断「是否超额」来选择流转节点(如图),同时也能让财务人员和领导层实时掌握预算的执行情况。
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