电子凭证必须线上归档!这家的电子档案系统值得推荐!

3月31日,财政部突然发布重磅文件《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》。



3月初,电子专票试点开始运行,3月末,电子会计档案就已经落实。可以看出,国家在税务信息化建设上的步伐非常快。下面我们对本次通知进行一个重点解读,同时也为企业应对此次新规提供一个完整的解决方案


电子会计凭证报销入账归档


 
1)电子形式与纸质形式具有同等法律效力
来源合法、真实的电子会计凭证与纸质会计凭证具有同等法律效力;符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。




2)电子会计凭证必须线上存档 

单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证


目前仍有很多企业在打印电子发票,这一项规定发布后,财务不论以何种方式报销入账,都要保存最原始的电子形式,这就要求企业必须有一套成熟的电子档案系统
 
3)电子会计凭证可直接报销入账归档

除法律、行政法规另有规定外,电子会计档案可不再另以纸质形式保存。可以仅使用电子会计凭证进行报销入账归档,要同时满足下列条件:


1)接收的电子会计凭证经查验合法、真实;

2)电子会计凭证的传输、存储安全、可靠,对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现;

3)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计凭证及其元数据,能够按照国家统一的会计制度完成会计核算业务,能够按照国家档案行政管理部门规定格式输出电子会计凭证及其元数据,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序,且能有效防止电子会计凭证重复入账;

4)电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》(财政部国家档案局第79号令)等要求。



电子会计凭证报销入账



本次文件主要明确了电子发票报销入账归档的问题,对于电子发票报销来说,目前市面上已有很多解决方案,比如在报销领域领先的智能云平台每刻报销,在很早之前就已经提出了电子发票全流程解决方案

每刻电子发票解决方案



电子发票直接通过第三方平台(微信、支付宝等)导入每刻报销系统,并且自动对发票合规性和业务真实性进行智能审核查验,线上快速流转,高效审批、审核,最后导入至电子档案系统,提供一站式畅快报销的费用管理流程。 





电子发票报销



电子会计凭证归档的问题是此次通知的重中之重。电子凭证包括记账凭证原始凭证(报销单、发票及附件、银行回单等),因此,仅仅解决发票问题是不够的,全面解决电子会计凭证归档问题才是关键。

每刻档案解决方案(电子会计档案系统)


每刻档案通过系统无缝对接实现自动化采集数据及关系关联,用电子档案代替纸质档案存档,支持存储财务相关的各类数据及其附件、影像,支持开放数据接口和企业其他的信息系统的集成,打破企业内部各个系统之间数据孤岛,建立并实现数据共享一体化,帮助企业建立无纸化绿色环保财务


 

    档案采集

1)发票如何采集?


针对采用不同报销方式的企业,我们提出了三种采集发票到档案系统的方式:
方式一:与企业业务系统(例如OA、ERP、报销系统等)打通,直接获取发票影像或附件。
方式二:通过在档案系统批量上传发票影像或电子版附件。
方式三(推荐):通过扫描仪批量扫描发票,并通过智能识别,采集发票的影像和元数据。


电子会计凭证



2)银行回单如何做到免打印、免下载,直接归档?

每刻拥有与各大银行(例如招行、中行、建设银行等)直联的能力,可以做到直接将企业产生的银行流水与回单归档,无需人工打印,也无需下载。

 

3)业务单据如何归档?如何关联流水回单?

每刻档案可与不同的企业业务系统对接,对产生的业务单据,会自动批量采集到每刻云档中。根据单据信息采集对应的发票(发票采集通过上述任意方式均可),采集并关联对应业务产生的流水和回单,大大提升财务归档效率。



    档案管理




1)发票如何校验真实合法?
每刻档可对电子发票以及90%的纸质发票进行OCR识别验真,并对发票认证抵扣,还可以对发票状态异常进行预警,防止被篡改,保证归档发票的真实与合法性。
 
2)凭证如何归档?
每刻档可对接财务核算系统(如SAP、金蝶等),将财务系统生成的电子凭证采集归档,并且保存凭证与原始会计凭证(发票、回单、业务单据等)的关联关系,实现凭证自动化归档。


电子会计档案



3)如何精细化管理电子档案?
每刻档可以自由配置功能权限,实现精细化人员管理。针对每个企业的差异性,可以灵活搭建个性化的系统页面,让财务操作和管理起来更灵活、便捷。
  
 三   档案查询




每刻档支持在系统中多维度查询业务单据及附件、发票、银行流水及回单、凭证等,并且在凭证界面展示该凭证所关联的所有相关原始附件,便于财务查档复核。可以实现多种自定义条件下的相关数据统计,为财务提供更大灵活性和便捷性,提升企业财务自动化水平。



电子会计凭证



每刻档案为您带来的价值



强大的业务承载能力 




依托每刻强大的业务及技术背景,不断接入丰富的第三方应用,构建企业电子档案全流程自动一体化,提高整体效率。并且针对不同企业的不同数字化程度,各个结点都提供人工入口,无缝衔接各大业务场景,稳步过渡,助力企业实现全面电子化。
 

全流程生态自动化




每刻电子档案通过系统无缝对接实现自动化采集数据及关系、用电子档案代替纸质档案存档、电子与实体档案结合、在线数据管理,不仅升级了企业财务、业务资料存储方式,也是为后期构建数据万维分析提供了稳固的基础。


电子会计档案系统


经过此次疫情的冲击后,很多企业业务由线下转到了线上,电子会计凭证、电子会计档案合法化对企业来说,是一个非常受欢迎的改革举措,特别是那些已经普遍采用线上销售的企业,将会大幅降低其成本支出。


 
老板来说,电子档案的使用能够大幅减少纸档存放空间,减少装订签收岗位,节约人力、物力成本,同时自动化数据统计分析也为管理者提供了决策支持。
 
财务来说,免除了装订、对账工作,大量减少了去银行办理打印回单等业务,自动化流程降低了账本出错率和返工率,让财务工作更省心,大幅提升工作效率。
 
员工来说,最大的体验就是电子发票不用再打印,通过线上报销云平台(如每刻报销),电子发票报销流程更快、时间更短,真正感受到“消费即开票,开票即报销”的畅快体验。


 


术支持
每刻档案,积极相应政策要求,为所有企业提供更安心、安全、强大的档案管理能力,让企业链接、归档、查询不再烦恼。如果你也在担心接下来电子会计凭证的报销入账归档问题,想为企业寻找更合适的电子档案及管理方案,欢迎点击“获取专属解决方案联系我们

电子会计档案



快速开启专业敏捷的费用报销体验之旅

申请试用

下载客户端

Apple Store Android 钉钉版

400-6789-576

下载每刻报销APP

扫码下载每刻报销APP