发票电子化全面落地在即!企业如何实现报销无纸化?

8月31日,宁波市税务局发布《关于开展增值税电子专用发票试点工作的公告》,宁波市海曙区和慈溪市选取部分新办纳税人开展增值税电子专用发票试点工作。随后,9月1日,全国第一张增值税电子专用发票在宁波的顺利开出,加之国务院明确2020年底前基本实现增值税专用发票电子化,发票全面电子化的浪潮已至,企业报销无纸化建设也刻不容缓。


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   当电子发票遇上报销,你还在打印发票吗? 


发票电子化势必也会给报销、入账、归档等企业财务管理带来一系列新的变化。然而,随着电子发票的广泛推行,一些问题也逐渐暴露出来。尤其是在报销归档环节的一些问题,让电子发票的意义和效用大打折扣。


一方面,当电子发票遇上报销时,部分公司仍采用传统的报销方式,员工还需要把电子发票打印出来,报销流程反而更繁琐了;另一方面,财务报销系统没有跟上发票电子化的步伐,还未能实现与之相匹配的“无纸化”,财务工作量反而增大。减少资源浪费、降低企业成本的初衷,自然也难以实现。


之所以会遇到以上这些问题,最主要的原因,是国内的电子发票全面普及尚在过渡期,目前我们仍处在纸电混合时期。作为企业核算中的发票使用,大部分企业还无法真正做到报销、核算无纸化以及会计档案管理的无纸化。


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  企业如何真正实现报销无纸化?


报销无纸化的全面落地不是一蹴而就,需要经过一个循序渐进的过程。在纸电混合时期,每刻的报销无纸化解决方案——每刻报销+每刻档案,将提供报销、入账、归档全流程的解决方案,助力企业稳步实现报销无纸化,无缝衔接纸电混合时代和全面电子化时代。



报销阶段



 1   纸质发票解决方案——智能识票:针对还有部分纸质发票进行报销的情况,每刻报销无纸化解决方案,可提供智能识票功能。员工对纸质票据进行拍照后,可自动提取发票信息,一键生成费用,节省80%费用填写时间;并且可进行票面内容、抬头税号、发票连号自动审核,降低财务80%发票审核工作量



 2   电子发票解决方案——一键导入:对于电子发票的导入,每刻支持支付宝、微信、邮箱、短信等多种导入方式,随时随地轻松实现发票导入。


入账归档阶段


此前,财会[2020]6号通知明确规定,单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的,必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。这也意味着,单凭打印出来的纸质电子会计凭证进行归档,是不合规的


因此,在入账归档阶段,每刻档案通过与每刻报销系统的无缝对接,以及各大业务系统(如ERP、OA、CRM等),各大银行系统((例如中国银行、农业银行、工商银行、建设银行、招商银行等),各大财务系统(如金蝶、SAP等),税务系统(例如发票认证系统)的打通,直接将企业内外部档案数据采集到每刻电子档案系统中,并建立智能化关联。从而帮助企业降低档案存放成本、档案管理时间和人力成本、档案耗材成本。

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 1   无缝对接每刻报销系统:打造一站式管理流程

通过无缝对接每刻报销系统,可提供相应的业务处理,如电子发票的查重验真、认证、报表等,从而帮助客户打造费控报销到档案管理的一站式管理流程。


 2   无缝对接银行系统:自动采集银行电子回单

每刻档案拥有与各大银行(例如中国银行、农业银行、工商银行、建设银行、招商银行等)直联的能力,可自动化采集银行回单和银行流水,自动获取回单数据,并可与业务自动建立关联,免去银行回单打印、匹配、装订、存档的繁琐工作。


 3   无缝对接ERP系统:实现档案联查

每刻档案可对接多套ERP系统(如SAP、ORACLE、金蝶、用友等),让企业档案系统不受ERP系统的限制。并且,支持企业业务系统一键调阅档案数据,快速查到凭证,并可以在凭证展示页面直接查看报销单、发票、银行回单等原始资料,实现档案联查,解决财务日常调阅难题。


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  报销无纸化企业案例  

目前,每刻提供的报销无纸化解决方案已经在多家企业成功上线,实现数字时代企业财务管理成本的降低、工作效率的提高、数据安全性的保障、以及档案利用率的提升。圣奥集团和西奥电梯,便是每刻报销无纸化解决方案成功实践的两个代表。


圣奥集团

圣奥集团有限公司创立于1991年,是一家集办公家具、生活家居、置业投资于一体的企业集团 。随着逐年上升的业务,集团内部纸质档案管理给集团带来了极大的存储空间成本,在中央CBD圣奥准备了一层楼用于存储纸质档案。在上线每刻报销无纸化解决方案后:

出纳组:免去了回单分类和匹配的工作,约470人/天的工作量;

总帐组:免去了会计凭证整理的工作,约50人/天的工作量;


西奥电梯

西奥电梯是一家集电梯研发设计、生产、销售、安装及售后维保为一体的现代化综合型电梯服务制造商。西奥电梯的线下业务量大,员工报销产生的单据、发票数量庞大,在打印、整理、归档上产生的人力、耗材、空间成本逐年攀升。在上线每刻报销无纸化解决方案后:

打印报销单节约:48000张/年 

打印发票节约:55320张/年

签收岗人工节约:480人天/年



本文由“壹伴编辑器”提供技术支持

随着增值税专用发票电子化的落地,企业将会在大趋势下迎来全面的电子化,每刻报销无纸化解决方案,让企业财务无纸化建设不再流于形式。欢迎点击下方链接,获取属于您的专属解决方案,让公司告别纸质打印,开启财务无纸化时代。


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