滴滴出行打车费报销解决方案

打车费是很多企业费用管理的难点之一。据不完全统计,在很多企业打车费占企业整体财务报销业务笔数的近一半。因此,打车费的管控也成了企业除机+酒之外的管控重点。



滴滴出行



打车业务具有以下特点:高频、低价(较机票、火车等长途交通而言)、突发性高。打车相比公交、地铁出行的优点有:差旅出行时,对城市交通系统不熟悉的人群比较友好,无论是路边扬招打车还是各类线上的打车软件都能比较方便的解决出行问题。但打车之所以会成为企业费用管理的重点,另外一个原因就是打车的成本相比地铁、公交要高出许多倍,在有些情况下甚至可以说是有点昂贵。本文的内容主要包括:


1)滴滴打车费相关的痛点

2)滴滴出行企业版的解决方案

3)为什么还要在报销系统中集成滴滴企业版

4)滴滴出行打车费报销之每刻解决方案

5)滴滴打车费报销常问问题(FAQ)



滴滴打车费报销



打车费相关的痛点



对于员工来说,手撕打车发票较多,打车发票容易丢失,那么员工可能需要自己承担成本甚至遗忘;另外,打车发票也容易模糊,在后续报销填写计算方面也会造成麻烦;最后还需要将一张张的打车票整理、排序、检查遗漏、粘贴,这无疑也是一项非常烦重的工作。对于整体差旅费费用报销单量较多的员工而言,这是头痛无比的一件事情。


对于会计来说,审核打车票也很头痛,因为打车票容易模糊,所以核对和汇总的工作都变成了眼力活。另外,很多业务领导审批的时候都不会很仔细的核对,导致很多不合规的费用都依赖于财务审核环节发现。而打车发票上面的信息很难还原业务人员的过程,导致打车费成为了不合规费用的高发区之一。


对于管理者来说,打车的业务场景很多,在不同的城市的定价不同,不同的城市交通状况不同,很难制定一刀切的有效方案。无论是实报实销的政策,还是包干的政策或者有一些混合的政策,都难以覆盖全部人员的全部业务场景。所以打车费用政策的制定和持续演变也是管理者随着企业成长过程中要不断面对的问题。



滴滴打车费用




  滴滴出行企业版的解决方案



  传统打车费报销给诸多角色带来的各种麻烦,其核心根源有以下三点:


1)信息不充分

2)信息不透明

3)发票的存在


这三点恰好通过滴滴出行企业版的解决方案能够解决,滴滴出行企业版可以提供需报销费用的详细信息,因为是第三方平台提供,确保了信息的真实、透明、可信。

滴滴提供详细的行程信息:在选择电子开票功能时可以选择多个行程同时开票,内容包含企业的发票抬头、税号、发票内容、发票金额、申请时间,还可以查询到具体行程的打车种类、打车时间、上车地点和下车地点。



滴滴出行



滴滴针对企业预付、员工垫付和企业月结三种支付方式都提供统一开票的服务。免去员工报销贴票的麻烦。

另外,滴滴企业版针对加班、办公地点通勤、商务出行、差旅、接送机等业务场景都做了一些管控支持,帮助企业更方便地管理员工的合规用车。


滴滴出行打车费报销解决方案



为什么还要在每刻报销系统中集成滴滴企业版



从上一章节可以看出,滴滴企业版看上去很完美啊,上面提到的痛点好像都能化解,但是实际上仅仅是滴滴企业版的独立存在的话,还不能很好地解决企业费用业务处理流程中的很多其他问题:


1)费用的核算(无论是月结、个人垫付或企业预付)

2)汇同其他费用一起报销来还原业务过程

3)预付与月结费用的对账问题

4)预付与月结费用被员工因私使用的业务处理

5)企业统一申请入口与滴滴企业版同步的问题

6)费用报销状态与统一开票一致性的问题

7)人员组织架构同步的问题


因此可以看出,费用管理系统或报销系统非常有必要对接滴滴企业版,与滴滴企业版组成共同解决方案,解决企业打车费用管理的一系列问题。


滴滴打车



滴滴出行打车费报销之每刻解决方案


员工端

1)导入滴滴费用数据
2)员工可以为费用数据填写核算信息
3)提交滴滴打车数据免票报销,免票业务支持快车、专车业务
4)员工的差旅申请可同步致滴滴企业版


滴滴打车


财务端

1)支持月结与预付费用的对账,支持对因私的费用进行挂账处理,支持对确认的费用生成对公支付申请
2)支持勾选已报销费用统一开票
3)支持人员组织架构的同步,免去多个系统人工维护的成本


滴滴打车


滴滴出行



记账凭证与发票存档解决方案

打车费用与其他费用共同组成报销单所对应凭证的借方。
每月产生的N条费用数据,在统一开票端可对已报销费用进行勾选开票,并打印交易明细清单与发票共同装订,放入滴滴打车发票备查本。此方案的特点是以电子数据入账,用纸质汇总发票存档,打破了原来发票-凭证匹配装订的习惯,但是能大大提升效率并节省纸张。(此方案不存在审计风险)

企业差旅出行



  滴滴出行打车报销常问问题(FAQ)


Q:  滴滴企业版不能覆盖全部城市的全部业务场景,是不是不能完全解决公司的问题?

A:  无论是滴滴出行或其他共享经济的出行方式或者打车都可能无法全部业务场景,通过一个平台能解决50%左右的现有问题,那么这个方案依然还是非常有价值的。可以和其他出行方案(例如地面扬招)配合使用。


Q:  滴滴的数据是不是能够完全的杜绝员工的虚假打车报销?

A:  数据透明能够有效降低员工虚假报销的意愿,进一步减少虚假报销还要结合企业文化宣导、业务端管理、财务端审核。


Q:  滴滴企业版叫的打车是否可以免票报销和统一开票?

A: 传统的士通过滴滴打车,数据可以获取到每刻报销,但是员工依然需要获得打车发票进行报销。


Q:  滴滴企业版的开通是否需要另外签约?

A:  企业可在每刻报销线上开通并提供所需的材料,如果要开始月结,滴滴需审核企业授信的资质。


Q:  滴滴企业版与滴滴出行个人版有什么区别?

A:  滴滴企业版有企业管理后台,未来(预计2019年1月1号起)滴滴出行个人版会关闭企业业务入口。员工需下载滴滴企业版或者未来滴滴提供给每刻的H5集成页面作为打车入口。


滴滴出行打车费报销解决方案

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