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数电票时代下,新能源龙头企业如何打造协同化、数字化的应付业财融合体系?

近年来,业务与财务的融合已成为企业发展的必然趋势。某新能源行业龙头企业始终紧跟数字化时代的发展,在金税四期改革的背景下,不断创新和突破,积极推动财务数字化建设,与每刻科技携手,共同打造了“智慧云票项目”。以数据之智,赋提效之能,真正实现了“绿色使命 成就美好”的可持续发展理念。

|关于企业

该新能源行业龙头企业是一家专注于太阳能、风能、储能、氢能、电动汽车等新能源电源设备的研发、生产、销售和服务的国家重点高新技术企业。主要产品有光伏逆变器、风电变流器、储能系统、水面光伏系统、新能源汽车驱动系统、充电设备、可再生能源制氢系统、智慧能源运维服务等。在标普全球发布的2022年全球光伏逆变器企业出货量排名榜中,该企业位居前列。

图片来源于网络

|业务痛点

  • 复杂的采购对账流程:传统线下对账方式对1000+供应商发送对账单,手动对账容易出错,且协作效率低下。

  • 低效的开票过程:线下协同开票方式导致高发票退票率,需要手动合并明细和逐一开票,增加工作负担,同时需要手动填写发票号码备注。

  • 大量的三单匹配工作量:财务人员需手动匹配发票、订单和入库单,工作耗时且容易出错,尤其在企业规模增长时,人力资源不足。

  • 缺乏数据可视化能力:数据不完整,发票状态更新滞后,异常发票难以管理;对账过程中,发票无法追溯。

通过智慧云票项目,该企业实现了采购协同业务中的对账效率和精度的提升,并大幅降低了财务人员工作量,以2名员工承接住了3倍的业务增量,同时弥补了数据信息可视化的缺失,极大减少反复沟通的时间成本,并实现了发票的报销、入账、归档全链路的数字化管理。

某新能源龙头企业整体架构方案

01 摒弃传统线下对账,供应商智能协同对账模式提效90%

在原有的采购对账模式下,该企业的采购员需要将对账单通过邮件分别发送给每个供应商,但由于其供应商多达1000+,导致需线下对账的明细数据巨大,且人工对账容易出错,遇到问题时,财务、库管、采购之间需要反复沟通,协作效率低下。

为了解决这个问题,每刻帮助该企业打造了全新的对账模式,实现了与1000+供应商的线上智能协同对账。通过每刻云票,无论是供应商还是该企业都可以在平台上发起对账,平台自动承接上下游业务数据创建对账单并进行线上传递,自动进行明细比对并标出差异,同时与SAP和税务系统打通,实现系统间的数据互通、业务互联。

该模式让该龙头企业在对账环节能够节约85%的时间成本,对账效率和精准度整体提高90%以上。

02 “今日票今日毕”——供应商在线协同开票,企业自动签收

完成对账就到了开票环节,在原有的线下协同模式下,该企业的供应商需要手动将多个采购明细合并,逐一开具发票,但人工操作中的错开、误开导致发票退票率较高,且在完成开票后,还需在对账明细表格内,一一备注填写发票号码。

而现在,通过每刻云票协同平台,该企业的供应商能够基于线上已完成的对账单,进行发票的在线开具、发票补录等,并对对账单数据进行拆分合并、折扣、自定义开票备注等操作。

如果开具的是电子发票,该企业不仅可以通过线上协同传递,平台内自动采集签收,还可以通过邮箱自动采集的方式进行签收;如果是纸质发票,则可以通过「每刻发票智能签收扫描仪机器人」批量签收,一分钟扫描查验高达80张发票以上,实现“今日票今日毕”。

03 智能三单匹配:2人VS 3倍+业务增量

在原先的作业模式下,该企业的财务人员需要纯人工匹配发票、订单、入库单,这种耗时但基础的工作量随着企业规模增长也在不断增长,但人力资源并不能持续投入。

而现在,通过每刻智能高效匹配引擎,该企业实现了发票与业务明细自动勾稽关联,支持多种发票配单规则,全量化覆盖多达30+复杂的发票配单场景,可选择“智能匹配”“灵活匹配”“全量匹配”等方式,大幅降低了人工匹配的错误率和工作量。

"该企业财务部门表示:据统计,上线每刻云票后,公司每年产生480000+个对账数据和70000+个发票勾稽数据,虽然业务激增3倍以上,但仍然只投入了2个人力。"

04 数据深度融合,实现业财税档一体化管理

除了对采购发票协同业务中各个环节的数字化升级,每刻云票还补足了该企业在供应商已对账、未对账,已开票、未开票等数据信息可视化的缺失,极大减少反复沟通的时间成本。同时,与税务系统数据交互,发票状态实时更新,解决了发票状态管控不及时,异常发票难以管控的问题。对接每刻档案,根据实际业务关系,自动关联原始凭证与记账凭证,无需财务人员手动匹配凭证并支持数据间的联查与跳转。帮助该企业实现了发票的报销、入账、归档全链路的数字化管理。

图片来源于网络

数字化浪潮势不可挡,滚滚向前,该新能源龙头企业勇于潮起踏浪,再造业财数字化“新阳光”,已然成为新能源行业业财数字化新标杆。未来,每刻也将持续助力该企业的业财数字化转型升级,深度挖掘业财融合的新场景与新需求,打造行业数字化转型的最佳实践,推动业务加速发展,共建绿色智能未来。

如果您对该企业的财务数字化解决方案感兴趣,欢迎联系每刻科技。

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