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每刻与携程商旅如何助力企业实现“无纸化”绿色差旅?

5月9日,携程商旅正式发布了《2023-2024商旅管理市场白皮书》,每刻科技参与创作,致力于为企业提供更多有价值的参考路径和解决方案。

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根据该报告显示,2023年商旅市场强劲增长,全球差旅市场恢复情况超预期,且在企业“出海”的趋势下,国际差旅量比例也有所上升。同时,随着“碳达峰、碳中和”目标的提出,ESG(环境、社会和治理)已成为企业和投资者关注的焦点。而企业为实现可持续差旅,减少纸质票据成为核心措施。此外,数电票的推广也进一步推动了无纸化、低碳绿色的差旅出行方式。

作为携程商旅的生态伙伴,每刻科技在推动企业数字化和无纸化转型方面有着共同的愿景。每刻差旅出行解决方案能够覆盖企业差旅全流程,帮助企业加速实现财务自动化。在市场竞争日益激烈、增长动力疲软的大环境下,帮助企业降本增效,以应对当前的经济挑战。

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在该解决方案中,每刻与携程商旅为企业的降本增效作出了共同的努力。

比如,每刻报销中的“金额预估”功能。当员工在填写差旅申请时,基于行程和费用标准,系统可自动帮助提单人根据费用标准,对住宿、机票、补贴等费用进行计算,预估金额并自动生成明细。让员工省去自己预估的麻烦与不准确,快速提单。

再比如,每刻财务月结对账闭环方案。不少中大型企业采用了与商旅平台月结的方式,统一结算,从源头解决差旅报销问题。在该模式下,企业可以在每刻报销中选择使用的两种报销方案:无需报销和免票报销。(如下图)

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而在这两个方案中,从财务开始介入的月结对账起,每刻「财务月结对账闭环方案」在对账、分摊、签收3个环节全部进行了数字化升级,助力财务端提效90%。

01 月结对账环节:自动对账,异常标注

4800分钟到30分钟的提效!

例:某大型上市企业A与商旅平台合作采用月结模式结算,A企业每月平均订单量有3000+笔。每月月底商旅平台为A企业提供订单和账单的表单,A企业对账人员收到订单后需要逐一核对,但由于订单量大,而退改签、电话订票、平台折扣活动等情况的出现很可能会引起订单与账单不一致,信息对不上,人工找原因纠错难度不小,为此,每月A企业都需要5个对账员,核对2天才能完成。

而每刻可以非常轻松地解决这个问题,企业可以通过每刻生态平台对接多家商旅平台,在每刻报销平台中,系统自动比对订单与月结账单,没有问题的订单自动通过;同时,系统能够有效筛选异常信息,标注异常明细,不需要人工核对所有信息。

上述案例中的A企业在使用每刻报销后,1个对账人员,30分钟就能核对完成,高效便捷。

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订单与对账单自动比对界面

02 月结分摊环节:一次规则设置,后续分摊无忧!

例:某大型制造业企业B由总公司与商旅平台统一月结,收到账单信息完成核对后,需要将费用分摊到各个子公司向商旅平台发起对公支付,B企业需要分别导出各类差旅费用明细后,在Excel表内再筛选加工补充费用类型、成本中心、部门等字段,再重新匹配财务系统格式进行分摊。

另外,费用分摊时,财务人员还要需要对机票、火车票进行增值税进项税计算抵扣,人工进行价税分离

每刻报销独有的自动月结分摊功能能够支持按承担人、部门、项目等多维度分摊,企业只需在【月结生成费用规则】中配置好相应的分摊规则,后续在每刻系统中就可以让月结费用自动分摊。


月结分摊规则设置界面

同样地,只要预设好进项税抵扣规则,系统也可以实现自动价税分离。

价税分离规则设置界面

03 月结签收环节:扫描、自动比对,签收完成!

例:某设有财务共享中心的大型企业C在与商旅平台完成对账后,要求对方在寄出发票的同时将所有行程单全部寄送,从历史情况来看,该企业月均寄送行程单高达1000张以上,收到行程单的C企业需要再次与订单明细进行比对才能入账,整个过程十分繁琐。

每刻报销独家月结签收功能可以将传统签收流程搬到线上,通过签收扫描仪器,迅速把发票图片识别成标准结构化数据,通过发票影像与流水订单智能比对,省去人工核查,实现高效智能签收。
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在数电票全面推广应用的当下,每刻实现了差旅业务从出差人员预订到最终结算的全流程数字化,让员工便捷、让企业降本,让财务省事儿。

如果您对该解决方案感兴趣,欢迎联系每刻科技。

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