私车公用如何报销?

近年来,越来越多的企业使用私人车辆用于办公经营,私车公用既弥补了公务用车的不足,同时也方便了员工出行。但,由于私车公用存在透明度低、管控难度高的问题,私车公用在使用过程中也产生了诸多“奉献的烦恼”。那么,私车公用产生的费用究竟如何报销,私车公用税务处理相关问题应该怎样解决,每刻将为你一一解答。(文末还附有私车公用补贴办法及员工私车公用协议书哦~)


 私车公用报销痛点有哪些


在传统的方式下,财务为了核算私车公用费用,一般要求员工采取下列方式进行私车公用费用的报销:

1)在出发前手动拍照公里数,行程结束后再拍照为证,根据始末里程差进行报销私车公用的费用;

2)按照行程始末的实际距离作为私车公用标准进行补贴;

3)根据员工上报的油费,统一报销作为私车公用补贴;

4)无直接管控,以发放油卡方式进行私车公用补贴。

 

通常情况下,公司采用手动拍照的方式进行报销,每月带来的私车公用费用居高不下,同时产生的所谓的私车公用的费用并不透明,财务审核困难、领导无法管控;然而,以始末的实际距离进行私车公用的补贴时又可能因为行车途中的特殊情况导致出现少报、漏报的现象,即实际里程数大于始末距离,这种偏差也会使员工感到委屈;而如果采用报油补、领油卡的方式进行私车公用的补贴,公司在此方面的支出费用更高。总之,由于员工私车公用的真实公里数不可查,公司私车公用费用报销处理得不明不白,无疑成为企业费控的难关!

 

每刻认为,私车公用报销之所以成为企业费控中的难点,主要基于两点原因——信息不充分+信息不透明。正是这种信息的不对等性,在私车公用报销时无论是给员工还是财务以及管理者都带来很多的麻烦。


私车公用 



私车公用之每刻报销解决方案


为了解决上述私车公用报销痛点,每刻充分利用IT技术进行功能优化,帮你打开私车公用的科学报销之门,让你轻松掌握高效便捷的私车公用报销解决方案。

 

1)精准定位:出发前员工可以通过手机端点击定位开始行程,到达目的地后确认结束,地点可微调,更灵活更精准。此外,每刻系统支持行车途中记录途经点,准确反映行驶结点,有效解决传统私车公用报销时的少报、漏报的问题。

 

例如,员工从杭州出发到上海,途中临时去苏州见客户,如果不能增加途经点那么系统就只能计算杭州——上海里程,统计的私车公用里程数据存在明显的误差,损害了员工的个人利益。通过在行车途中增加途经点,达到实际里程的可视化,对员工和企业而言均是大有裨益。


私车公用 私车公用协议 私车公用管理办法 私车公用涉税处理

 

2)灵活配置:财务可以结合公司私车公用补贴政策(文末附私车公用补贴办法),在系统中设置里程单价,并支持针对不同职级的员工设置不同的私车公用里程单价,实现差异化报销,真正做到私车公用报销的公平公正。

 

3)自动统计:系统根据记录的起始点、途经点、终点,自动计算私车公用里程数以及里程补贴费用,帮助员工体验私车公用的高效报销。

 

4)数据分析:系统支持查看里程补贴费用详情,清晰呈现里程单价、总里程、出发城市、目的城市、出发时间、抵达时间、出发地、目的地、参考里程等信息,高度还原业务场景,私车公用消费真实透明,有效降低员工虚假报销的意愿,还能方便管理者进行优化费用管理方案。


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私车公用报销


私车公用之税务风险解答

 

上一章节主要讨论的是员工如何实现私车公用费用的高效报销,接下来我们结合企业中关于私车公用费用的常见税务问题,具体谈谈这些费用中到底哪些可以税前扣除,哪些不可以税前扣除。

 

Q: 汽车私车公用时发生的进项税额能否抵扣?

A: 在满足以下条件的情况下,发生的进项税额可以抵扣:

1)员工与公司签订租赁协议(最新员工私车公用协议书见文末);

2)用于抵扣的进项税属于实际在公务使用中发生的费用;

3)取得经过认证的、有公司抬头的专用发票。

每刻提醒:如果公司使用员工个人汽车支付费用相关的进项税额进行抵扣,但汽车不属于公司,进项抵扣会有一定的风险。如果公司与员工签订私车公用租赁合同,将不存在这种风险。

 

Q: 汽车私车公用发生的费用能否在所得税前列支?

A: 租车发生的相关费用,可以在企业所得税前扣除,但并不是全部费用。

根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。在实际情况中,需要满足两个条件:

1)员工与公司签订租赁协议,且协议中约定使用员工个人车辆发生的相关费用由企业承担;

2)相关的费用支出能够取得正规发票。

 

那么,哪些具体的费用可以税前扣除,哪些不可以呢?

1)可税前扣除:油费、过桥过路费、停车费、汽车修理费(公务使用发生的修理费)

2)不可税前扣除:车船税、年检费、车辆保险费、车辆购置税

每刻提醒:未签订租赁合同的,一律不得在企业所得税税前扣除!

 

Q: 员工取得租车收入如何缴纳个人所得税?

A: 关于如何缴纳个人所得税,需要分情况分别处理:

1)公司以发放车补、报销的方式支付给员工租赁费:根据《个人所得税法实施条例》、国税函[2006]245号文的规定,需要并入工资按照“工资、薪金所得”来交个税。

2)按租赁合同约定的金额,固定支付租车费:根据个税税法相关规定,应按照“财产租赁所得”税目按20%的税率交个人所得税。

3)企业无租使用员工的车辆,并在租赁协议上写明相关费用由公司承担:对于这种情况的处理并不十分明确,存在着争议。从各地税务部门的解释看,对此问题的操作原则是,不完全认可,不完全否定。

 

每刻提醒:为了使私车公用的费用做到税前合理扣除,公司与员工可以做好以下工作,以此规避税务风险:

1)公司与员工签订用车协议;

2)在协议中约定使用私车所发生的费用由公司承担;

3)承担的费用能取得发票:

 

如:某公司设置每公里补贴1块钱上限(油费+补贴),

如果A车为路虎,每公里的油耗为2元钱,超过了每1元的补贴上限,财务处理为全部油费报销,且只能报销1元/公里。需要提供加油费发票。

如B车为节能车,每公里油耗低于1元/公里,报销形式为油费+补贴=1元/公里,1元的报销额与油费之间的差价按照补贴进行报销,需要提供加油费发票+租赁发票。

如C车为新能源汽车,新能源汽车的每公里能耗价格普遍低于传统动力汽车,此时需要提供充电桩充电费用发票+租赁发票。

 

4)费用支出属于使用汽车发生的,对应该由员工个人负担的费用不能在企业所得税前列支;

5)每次出车做好信息登记,可备查。 

 

私车公用补贴办法


第一章:总则
第一条 为加强私车公用管理,提高工作效率,满足企业员工工作用车的需求,制定本办法。
第二条 本办法适用于公司的私车公用管理。
第三条 本办法所称私车公用,是指符合一定条件的人员报公司批准将其私有车辆用于公务活 动。
第二章:条件及审批程序
第四条 具备驾驶资格且符合以下条件之一的人员可申请私车公用:
一、对本公司有特殊贡献人员;
二、在本公司担任特殊职务人员;
三、确因公务所需经常使用车辆,但所在公司又不能满足需要的。

以上人员中,不包括已实行销售费用包干的销售人员及片区负责人。
第五条 私车用于公司业务前,必须事先提出申请,经公司总经理审核后报公司董事长批准后参照岗级标准享受补贴。
第六条 对于符合私车公用条件且已经公司董事长批准的,应与公司签订私车公用书面协议。

第三章:费用报销规定
第七条 享受油补的人员不给予报销市内交通费用;外出办理公务,不得使用公车。
第八条 公车长途:因公长途外出确有需要,由行政部根据实际情况安排公车、专职司机驾驶。
第九条 私车长途:如因特别需求,需驾驶私有车辆长途的,给予岗职油补外,另给予实报过路过桥费及每公里增加0.7元/公里费用。但出差前应该至行政部登记公里数。
第十条 每月报销费用一次,具体时间为次月10日前结算上一月油补贴。报销时需提供不低于享受油补金额的加油发票或其他正规发票,粘贴报销单据交财务实时报销。
第四章:法律责任及其他
第十一条 私车公用车辆必须向车辆所在地车管部门办理强制保险和任意保险,按规定交纳养路费等,办理一切规费所需支出由车主自负。
第十二条 因私车公用而发生的交通责任事故,公司不承担任何责任。与交通事故相关的其它费用(如事故处理费、车辆维修费、交通违章等),由车主自理。

第五章:附则
第十三条 对私车公用的归口管理部门为公司行政部,私车公用费用报销的审核部门为公司财务部。
第十四条 员工离职、解聘均按实际工作天数折算,一般为:当月享受油补/30天*实际出勤天数。
第十五条 本暂行规定自××年××月××日起试行。

 

员工私车公用协议书


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私车公用协议书


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