详细解答!电子发票电子化入账报销的相关问题

关于电子发票的法律效力,在《国家税务总局公告2015年第84号》中明确,增值税电子普通发票的法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同;开票方和受票方如果需要纸质发票的,可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件。

 

电子发票报销管理模式

 

在上述公告发布以后,电子发票报销进入企业的财务管理领域,常见的电子发票报销有两种管理模式,这两种模式都符合上述规定: 

(1) 企业接收到开票方通过增值税电子开票服务开出的增值税电子发票的开票信息,自行打印的电子发票作为报销的原始凭证,考虑到打印件没有纸质发票的物理防伪功能,需要登录国家税务总局全国增值税发票验证平台(https://inv-veri.chinatax.gov.cn/),按要求填入电子发票信息进行相应认证;认证通过后,截图打印验证真伪认证信息或者备注验证结果。电子发票其他报销程序同现有的纸质发票报销程序一样。


(2)企业接收到开票方通过增值税电子开票系统开出的增值税电子发票的开票信息,采集电子发票全票面结构化数据建立台账,避免重复报销,并通过增值税发票验证平台完成验证后,将电子发票信息保存在适当的媒介中,报销凭证上注明电子发票存放的文件链接地址,即以电子形式对发票进行归档保存。电子发票其他报销程序同现有的纸质发票报销程序一样。

 

虽然上述两种模式都是符合规定的管理模式,但是大部分企业大多采用第一种打印出来报账的管理模式,这是因为电子发票过往的使用量在大部分企业相对比较少,打印电子发票的成本对企业来说可以接受,相反如果为了数量不多的电子发票设置单独的管理流程,会增加更多的管理成本,所以管理流程是按照纸票的管理方式设置,通过打印报账的方式以便可以沿用纸票的管理方式。考虑到防止重复,部分企业也会设立简单的发票台账,随着电子发票的使用量不断增长,当简单的台账管理很难满足相关的管理要求的时候,企业也会购买电子发票管理软件来帮助处理,不过在会计档案管理部分大多仍然沿用了纸质管理模式。


电子发票报销


 

电子发票入账报销三个阶段

 

未来,随着专票电子化快速推进,电子发票入账报销归档场景将经过以下几个阶段逐步过渡到全面电子化:

第一阶段,专票电子化开始推行,普通纸质发票逐步停止申领,增值税纸质发票和电子发票并行使用,但是电子发票的使用量不断上升;行程单和火车票等纸质报销凭证在报销领域仍大量使用;其他非增值税发票也大多采用纸质发票的模式。


第二阶段,随着税务机关停止申领全部增值税纸质发票,增值税发票进入全面电子化;行程单和火车票等报销凭证也通过电子发票实现电子化,纸质报销凭证并行;非增值税发票也逐步通过区块链电子普通发票的试点推广实现电子化,各类纸质发票使用量不断减少。


第三阶段,企业获得的外部单位原始凭证全面电子化,包括增值税应税业务的增值税电子普通和专用发票以及非增值税应税业务的区块链电子普通发票。

  

在第一阶段,部分企业仍会坚持采用纸质管理模式,从第二阶段开始,绝大部分企业将开始采纳电子会计资料管理模式,第三阶段,所有的企业将采纳电子会计资料管理方式进行全电子化的管理。

 

不过,随着电子化的推进速度越来越快,很多企业将会进行电子会计资料全电子化的管理。每刻在此方面早已推出电子档案系统,帮助企业实现电子发票免打印、无纸化报销的管理方式。


电子发票报销入账


 

每刻电子发票报销流程+电子档案系统管理

 

每刻报销是国内领先的企业费用管理SaaS云平台,旨在为企业提供专业、安全、便捷的费用管理方案。每刻报销作为智能的财务方案解决供应商,能很好的解决电子发票快速便捷报销,防止重复报销和虚假报销以及入账管理的问题。解决方案如下:


1)智能识票功能:

在电子发票尚未完全覆盖前,纸质发票依然可以录入系统,自动查重验真完成发票的真伪查验,可以对发票抬头和税号进行自动校验,防止员工错开的发票录入。从源头端杜绝重复报销和假发票,方便发票真伪查验。


电子发票



2)提供发票抬头信息管理:

财务统一管理,统一维护变更企业发票抬头,方便员工开票时出示相关信息快速开票,也可一键复制开票信息,迅速填写开电子发票时所需要填写的相关信息,大大提高填写效率。



电子发票



3)一键导入发票:

每刻报销打通了支付宝的发票管家以及微信卡包。目前,系统支持电子发票在开具时将电子发票存于微信或支付宝中,然后从支付宝和微信中导入电子发票到每刻报销系统内,让员工报销电子发票更便捷。一笔费用对应一张发票,防止发票重复报销。(增值税专用电子发票正式发行后,每刻会根据相应变化及时调整优化报销方式,让你的电子发票报销不再烦恼!)


电子发票


4)批量打印功能:

在报销单中支持电子发票批量打印,由员工批量打印,最大程度减少打印麻烦,简化财务报销制度。   


电子发票



5)电子档案系统(增值税电子发票免打印):

提供API接口导出电子发票至档案系统,让一部分有档案系统的公司告别打印,节约纸张,经济、高效又环保。


电子发票报销


电子发票的发展越来越快,可以预见,在不远的将来,电子发票将会迎来完全电子化,全面实行无纸化报销。那么企业如何未雨绸缪,做好应对准备呢?企业如何更高效报销电子发票呢?每刻报销电子发票报销解决方案,让你的电子发票报销无需打印。


电子档案系统

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