私车公用报销及涉税处理办法

“私车公用”顾名思义就是用员工的私家车做公司公务使用,很多企业都存在这种现象。虽方便了员工,有利了企业,在具体执行中也有不少痛点。例如:私车公用的费用并不透明,财务审核困难、领导无法管控;员工在行车途中的特殊情况导致出现少报、漏报的现象,即实际里程数大于始末距离,这种偏差也会使员工感到委屈。私车公用的报销方式及税务风险有哪些?又如何解决以上企业的痛点?下面来详细解答:



1、私车公用报销方式1


    签订私车公用协议,然后据实报销与车辆日常消耗的费用


具体协议怎么签?这个没有统一的格式,无非就是规定好租赁期间,费用以及相关的权利义务。注意,不是你签订了协议就可以肆意妄为的报销费用了,合理性也很重要,什么是合理性?根据公司规模,车辆的正常行驶油耗一个月能用多少费用,这个就是合理性。


这种处理方式的优点:税务风险比较小,目前很多税务局对私车公用的解答都是要求签订私车公用协议,然后据实报销与车辆日常消耗相关的费用。


这种处理方式的缺点:大企业,每个人都涉及到用自己车出门办事,可能涉及几百号人都有,这种就有点不符合实际业务,有点为难会计了,一个车去签订个合同,还要让员工去开发票,还涉及企业代扣代缴个人租赁业务所得税,实操确实很有困难。


    据实报销


很多单位不想把这个当成一个人人都按标准享有的补贴来发,他们觉得,我员工自己开车为公司办事,事项合情合理,发生的费用就应该据实报销。这种情况下,我们可以单独制定一个私车公用报销制度,也可以在公司差旅费报销制度下加入私车公用的相应规定。


报销流程具体什么样?单据具体怎么做?包括出差前提出出车申请单「出差时间、出差地点、出差事由等」,出差完成后的出差总结报告,出差人员需要提供的报销表格式「包括实际出差天数、发生的实际费用、里程数等」制度建立好后,就按照制度执行,报销后直接可计入差旅费。


这种处理方式的优点:完全可以兼顾公平,哪个人用车多少就报销多少,清晰明了。


这种处理方式的缺点:相对复杂,实报实销最麻烦的就是证明业务真实,因为私车公用的费用很容易和个人消费混为一谈,有没有相对固定的制度,票据是否真实有效,这些做不到位都可能导致税务风险,包括所得税不能税前扣除,个人所得税未代扣代缴等。


    能否税前扣除


做法一可以在税前扣除:《河北省地方税务局关于企业所得税若干业务问题的公告》(河北省地方税务局公告2014年第4号)规定,企业因业务需要,可以租用租车公司或个人的车辆,但必须签订6个月以上的租赁协议,租赁协议中规定的汽油费、修车费和过路过桥费等支出允许在税前扣除。


《江苏省地方税务局关于发布<企业所得税税前扣除凭证管理办法〉的公告》(苏地税规[2011] 13号)第二十四条规定,企业员工将私人车辆提供给企业使用,企业应按照独立交易原则支付租赁费,以发票作为税前扣除凭证。应由个人承担的车辆购置税、车辆保险费等不得在税前扣除。


做法二不能在税前扣除:《青岛市地方税务局关于印发<2009年度企业所得税业务问题解答〉的通知》 (青地税函[2010] 2号)规定, 企业在计算应纳税所得额时扣除的成本、费用、税金、损失和其他支出应当是企业本身发生的,而非企业投资者发生的,因此私车公用发生的诸如汽油费、过路过桥费等费用不得在计算应纳税所得额时扣除。


综合来说,如果企业和个人有针对车辆使用签订租赁协议,并且协议中明确规定:企业承担车辆产生的相关费用。那么,这些费用就可以认定为与取得收入有关的支出。如果这些费用都有正规的发票,就可以在企业所得税税前扣除。如果没有签订协议,那就不行了。


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2、私车公用税务风险及解答1


结合企业中关于私车公用费用的常见税务问题,具体谈谈这些费用中到底哪些可以税前扣除,哪些不可以税前扣除。

 

Q: 汽车私车公用时发生的进项税额能否抵扣?

A: 在满足以下条件的情况下,发生的进项税额可以抵扣:

1)员工与公司签订租赁协议(最新员工私车公用协议书见文末);

2)用于抵扣的进项税属于实际在公务使用中发生的费用;

3)取得经过认证的、有公司抬头的专用发票。

每刻提醒:如果公司使用员工个人汽车支付费用相关的进项税额进行抵扣,但汽车不属于公司,进项抵扣会有一定的风险。如果公司与员工签订私车公用租赁合同,将不存在这种风险。

 

Q: 汽车私车公用发生的费用能否在所得税前列支?

A: 租车发生的相关费用,可以在企业所得税前扣除,但并不是全部费用。

根据《企业所得税法》第八条规定,企业实际发生的与取得收入有关的、合理的支出,包括成本、费用、税金、损失和其他支出,准予在计算应纳税所得额时扣除。在实际情况中,需要满足两个条件:

1)员工与公司签订租赁协议,且协议中约定使用员工个人车辆发生的相关费用由企业承担;

2)相关的费用支出能够取得正规发票。

 

那么,哪些具体的费用可以税前扣除,哪些不可以呢?

1)可税前扣除:油费、过桥过路费、停车费、汽车修理费(公务使用发生的修理费)

2)不可税前扣除:车船税、年检费、车辆保险费、车辆购置税

每刻提醒:未签订租赁合同的,一律不得在企业所得税税前扣除!

 

Q: 员工取得租车收入如何缴纳个人所得税?

A: 关于如何缴纳个人所得税,需要分情况分别处理:

1)公司以发放车补、报销的方式支付给员工租赁费:根据《个人所得税法实施条例》、国税函[2006]245号文的规定,需要并入工资按照“工资、薪金所得”来交个税。

2)按租赁合同约定的金额,固定支付租车费:根据个税税法相关规定,应按照“财产租赁所得”税目按20%的税率交个人所得税。

3)企业无租使用员工的车辆,并在租赁协议上写明相关费用由公司承担:对于这种情况的处理并不十分明确,存在着争议。从各地税务部门的解释看,对此问题的操作原则是,不完全认可,不完全否定。

4)费用支出属于使用汽车发生的,对应该由员工个人负担的费用不能在企业所得税前列支;

5)每次出车做好信息登记,可备查。 


对此每刻特别提醒:为了使私车公用的费用做到税前合理扣除,公司与员工可以做好以下工作,以此规避税务风险:公司与员工签订用车协议;在协议中约定使用私车所发生的费用由公司承担;以及承担的费用能取得发票。


3、每刻私车公用解决方案1

每刻充分利用IT技术进行功能优化,帮你打开私车公用的科学报销之门,让你轻松掌握高效便捷的报销解决方案。


    精准定位:出发前员工可以通过手机端点击定位开始行程,到达目的地后确认结束,地点可微调,更灵活更精准。此外,每刻系统支持行车途中记录途经点,准确反映行驶结点,有效解决少报、漏报的问题。


    灵活配置财务可以结合公司补贴政策,在系统中设置里程单价,并支持针对不同职级的员工进行设置,实现差异化报销,真正做到公平公正。


    自动统计:系统根据记录的起始点、途经点、终点,自动计算里程数以及里程补贴费用,帮助员工体验高效报销。


    数据分析:系统支持查看里程补贴费用详情,清晰呈现里程单价、总里程、出发城市、目的城市、出发时间、抵达时间、出发地、目的地、参考里程等信息,高度还原业务场景,消费真实透明,有效降低员工虚假报销的意愿,还能方便管理者进行优化费用管理方案。


本文由“壹伴编辑器”提供技术支持

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