经典案例: 广电计量0.61天完成财务审批的背后,国企数字化转型正驶入快车道


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如果要列举广州本土国企改制浪潮中的代表企业,广电计量绝对榜上有名。广电计量是原信息产业部电子602计量站,经过50余年的发展,现已成为一家全国化、综合性的国有第三方计量检测机构。


自2002年改制成立公司以来,广电计量已从老牌国有企业的内部实验室发展为行业知名的第三方计量检测机构,员工规模也从成立之初的9人壮大到4000余人,并于2019年成功登陆A股市场。目前,广电计量在全国建立了57家分子公司,建立起覆盖全国的服务网络。


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如今,广电计量的计量检测服务,涵盖汽车、航空航天、轨道交通、通信、电力、石化、食品、农业、环保等关系国民经济重要行业领域。可以说,上到无人机、国产飞机,再到智能驾驶、新能源汽车、载人潜水艇的零部件;大到国之重器,广到衣食住行,广电计量用专业的检测服务赋能中国制造。


广电计量能够在发展新浪潮中卓越进取,焕发着蓬勃的企业活力,其保持企业常青的秘诀是什么?对此,我们采访到了广电计量副总经理赵倩,她从财务部门数字化转型的角度,为我们解读数字化转型对于企业长远发展的重要作用。


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 七大痛点,让财务部也曾「迷失在黑夜里」


如果用一首歌来形容广电计量与每刻的相遇,《夜空中最亮的星》再合适不过,赵倩说道:“2018年初次与每刻接触,对于我们财务部门而言,就像看到了一颗最亮的星。” 彼时,广电计量的财务部门正面临阵痛,主要集中在七大痛点上。



 1   投诉、效率低

对于财务部来说,最为明显的痛点便是繁琐冗长的报销流程,导致员工满意度低。

“在报销这个环节,经常有大量员工的投诉,投诉财务部一个月都报不下来费用。”


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   验真、验重的繁琐

以往,广电计量需要依靠纯人工来对发票信息进行查重验真、审核发票合规性、以及对比业务类型和费用政策,耗费大量时间;还会出现易出错、效率低等问题。

“在验真验重上面,我们本科毕业几年的员工,还要拿着那张发票对着水印及税务局来进行查阅,浪费了非常多的时间。”

 3   自查、巡查、稽查

作为国有企业,广电计量在财务审核方面有着十分严格的标准,面对的常态化的自查、巡查、稽查,需要花费财务人员大量的时间。

“18年,在一次自查员工是否乘坐了一等座的工作中派了10个员工坐在1个办公室里,花费1个月的时间查了三年来的几万份凭证,统计出来每个出差员工报销的火车票和座位级别。”

 4   加班、加班、加班

由于大量工作依靠人工,财务人员面临经常加班的窘境,而加班时间往往浪费在重复性的劳动上,财务人员没有时间去学习和充电。

“我很心疼那些大学毕业踏进广电计量的员工,他们应该做更多在企业里创造价值的工作,不能把时间浪费在机械和低效的工作中。我们必须要改变,为年轻人的成长之路做好指引。”

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 5   流水的兵

在财务人才管理方面,广电计量也面临着众多企业财务部门遇到的共通的问题,即财务人员的流失。

“每一次的交接一定有信息的疏漏,信息的疏漏也将在未来带来很多环节的问题。”

 6   满屏的APP

在差旅报销场景下,广电计量虽然接入了美亚、携程、滴滴等TMC平台,但却缺乏一个将他们统一管理的平台。越来越多的手机应用将差旅报销复杂化了,反而成为员工的负担。

“大家的体验并不好,经常有员工告诉我,手机的第一界面全是财务相关的APP。”

 7    数据的时效与异常

财务数据对于企业管理起到至关重要的作用,然而传统的费用报表手工计算,企业预算管理存在严重滞后性。

“在当时的阶段我是没有办法快速的提取到数据,也无法从一大堆数据里快速提取关键信息进行及时有效的反馈。”

不难看出,两年前广电计量的财务工作,因为需要人工处理大量繁琐重复的工作。员工满意度低,财务人员流失率大,以及管理者无法及时获取有效数据都成为广电计量亟待解决的难题。而在2019年正式上线每刻报销之后,智能化移动化的报销平台,如何将这些痛点逐一击破。



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 夜空中最亮的星,每刻将痛点逐个击破  


 1   一步到位,免票报销

在上线每刻报销后,对接机票、酒店、用餐等平台的同时,广电计量通过对接差旅平台企业版进行月度结算,将费用分配到不同的组织架构中,来进行统一的款项支付。报销了节约了大家50%的贴票和报销的时间,员工垫资情况大量减少,员工满意度直线上升。


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 2   发票验真验重

将以往后端财务审核验真的程序,转移到前端员工录入发票时,即拍即验真。员工只需要在APP中扫描二维码,就可以拉取真实票面信息,一旦验出是假发票,系统就不允许进行下一步骤。而发票数据在数据库中存储,方便财务人员随时查看调阅。对于电子发票也防止因为财务人员手动登记带来的重复报销工作失误。


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>前移至员工端的识票验真<


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>财务端的智能审核<


 3   严控差旅标准

针对国企相关标准的差旅管控,员工在每刻上预定机票酒店时,能够预定到的选项是经过每刻过滤的符合差标的差旅选项。通过每刻报销在事前进行严格的预算管控,可以在源头上杜绝差旅超标的问题。



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 4   随时提单,实时审批

每刻报销移动化、便捷化的报销体验,让员工和管理者可以利用碎片化时间进行报销和审批。对于员工来说,在出差的过程中,即可使用智能识票、发票自动导入等功能进行发票识别及报销提单;对于领导而言,可以在手机上实现远程审批,员工也可以实时看到报销进度。


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 5   逾期报销考核

对于财务部而言,最为头疼的是员工集中在年底进行报销,给财务工作造成极大负担。上线每刻报销后,对员工进行逾期报销的考核,在系统上设置如15天、30天等类似等级的报销期限考核,如果超过一定天数才进行报销,可能触发报销扣款。

对于员工来说,逾期报销考核机制也会促使员工及时报销,财务部门也能每个月及时获取员工的费用信息,通过后台上传的数据进行差旅费预估,更好地管理成本费用,防范出现费用跨期等问题。


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 6   系统拉通,效率提升

一方面,每刻报销通过对接携程、美亚、滴滴、饿了么等TMC平台,最大程度还原了员工的真实消费信息,增强消费透明度,整合第三方资源,降低管理成本;同时员工在使用时可以以每刻报销为统一接口,提高员工使用便捷性。


另一方面,每刻与财务系统进行打通,一旦财务经过了审批点击确认,便自动生成财务凭证,不需要财务人员审核完以后人工录入财务凭证,节省了审核人员30%左右的时间。


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 7   数字资产可分析、可视化

在进行多维费控的同时,每刻报销也将数字资产可视化、让费用数据活起来,帮助决策者实现实时洞察、多维分析。每刻报销支持30+预设报表,同时支持报表自定义。并且报表可支持手机端查看功能,满足了移动化数据查看的需要。管理者可以实时查看财务数据,对于出现的异常数据,也可以提前进行预警及管控措施。


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 财务价值驱动,国企数字化改革进入快车道  


赵倩表示:“在2019年上线每刻报销后,广电计量的报销总量从1月份的13000笔,到年底增长到24000笔,发票报销量成倍增加;与此同时,单个单据的审核流程时长则从4.2天降到了0.61天。通过一系列免票差旅对接,员工日常很多差旅行为不需要进行提前垫资,员工满意度大幅提升。”在每刻报销用数字技术赋能广电计量降本增效的同时,我们也发现一个趋势,国企数字化改革正进入快车道。


审批用时从4.2天降到0.61天


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日前,国务院国资委监管的中央企业已全面完成公司制改革,省级国资委监管的一级企业约96%完成公司制改革。而就在今年8月,国资委印发了《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》,就推动国有企业数字化转型做出全面部署,要求加快推动国有企业组织创新、技术创新、融合创新、跨界创新,深入推进数字化转型工作。而从广电计量的案例中,我们可以从中总结出,真正的财务数字化升级,并不是单纯的辅助作用,而是在企业人才管理、业务模式等环节起到关键效用。


 1   用技术解放人力


人工智能等数字化技术的普及,推动行业内新的产业分工,推升价值创造体系向上发展,并且催生一批新的岗位。正如众多高校在本科阶段停止招收纯会计类专业一样,财务基础岗位逐渐式微,而信息化系统管理员的岗位将会增加,业务和战略端的决策工作也将在人工智能等数字化技术的助力下变得更加简单高效。


以每刻报销为代表的智能报销平台,能够更好地用技术解决重复、繁琐的财务工作,将财务人员从常规的校验、审核等工作中解放出来,财务人员将更多地关注公司业务及战略决策。财务岗位的职能正在被重塑,深度应用财务数字化技术的企业,能够更好地适应不断变化的企业业务运作方式及商业环境。


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 2   数据打通生态


基于生态数据链的数据共享,是业财融合的基础;数据总仓是基石,BI分析工具是有益助手,而管理思想则是灵魂。随着企业数据量级的扩大,特别的国有企业往往具有较大体量,如果没有一个连接数据的平台,带来的是数据孤岛:数据的不可知、不可联、不可控、不可取。每刻报销通过连接差旅、支付、银行等生态伙伴,帮助企业建立财务与业务的广泛连接,使财务部门拥有大量数据的采集能力,实现大规模地采集、交互、及分析数据,将零散的数据只有转换成资产,才可以更好的发挥价值。


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数字技术不断解放人力,挖掘数据价值财务转型则驱动着企业对的管理方式、业务模式进行升级和再在企业数字化转型已成必由之路的今天,广电计量用实践经验告诉我们,财务数字化转型不仅是降本增效的过程,同样也是创造价值的过程。目前,每刻拥有超过200+上市公司及中大型企业客户,如果您想了解更多每刻成功案例以及定制化解决方案,可点击下方获取专属解决方案。


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