增值税专票电子化范围继续扩大，专票电子化对企业有何影响？电子档案系统需提上日程！

12月20日，国家税务总局发布《关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告》：12月21日起，全国新增11地区的新办纳税人实行专票电子化，1月21日期专票电子化范围继续扩大25省市。

国家税务总局关于在新办纳税人中实行增值税专用发票电子化有关事项的公告

国家税务总局公告2020年第22号

“自2020年12月21日起，在天津、河北、上海、江苏、浙江、安徽、广东、重庆、四川、宁波和深圳等11个地区的新办纳税人中实行专票电子化，受票方范围为全国。其中，宁波、石家庄和杭州等3个地区已试点纳税人开具增值税电子专用发票（以下简称“电子专票”）的受票方范围扩至全国。

自2021年1月21日起，在北京、山西、内蒙古、辽宁、吉林、黑龙江、福建、江西、山东、河南、湖北、湖南、广西、海南、贵州、云南、西藏、陕西、甘肃、青海、宁夏、新疆、大连、厦门和青岛等25个地区的新办纳税人中实行专票电子化，受票方范围为全国。”

此前，国务院曾明确2020年底前基本实现增值税专用发票电子化，随着专票电子化的加速落地，对于企业会计凭证电子化入账、报销、归档工作提出更高要求，企业电子档案系统建设也亟需提上日程。那么问题来了，电子档案管理和传统档案管理有何区别？会给企业带来哪些积极作用？对此，每刻对包括圣奥集团、春风动力、大华股份、云从科技等18家已经上线每刻档案客户进行测试调研，来分析电子档案带来的实际效用。

传统会计档案管理 vs 会计电子档案管理

首先来解答一个疑问：目前还没有实现票据全面电子化，企业为什么要上一套电子档案系统？

从外部环境来看，目前我们正处在纸质票据和电子票据混合的阶段，但随着今年年底专票电子化的全面落地，全面发票电子化的脚步已经越来越近了。

而从企业内部来看，随着企业规模的不断扩大，尤其是大型企业，如果会计档案还停留在纸质管理阶段，不仅耗费大量的人力、空间和耗材成本，还将为企业数字化升级带来巨大阻碍。

传统会计档案管理和电子档案管理方式究竟有何区别？就档案的全生命周期管理来看，传统的会计档案管理和电子档案管理方式有着很大的不同。

档案采集环节

# 以前：人工采集，效率低成本高

企业存在大量不同类别的会计档案资料，如会计凭证、银行回单等，以往，档案管理员需要在不同系统中手动采集纸质会计档案，尤其是银行回单，需要定期去银行打印回单，提前预约、现场排队。不仅财务人员耗时耗力，还易导致效率低下、时效滞后。

# 现在：自动智能采集，加速无纸化

与各大业务系统、财务系统（如金蝶、SAP等）、各大银行、税务系统打通，直接将企业内外部档案数据采集到每刻电子档案系统中，并且建立关联，并对会计资料分类存储、智能关联，这样既保障了数据的真实、有效、透明，节省了财务整理采集档案的工作量，也减轻了企业保管档案的成本。

档案归档环节

# 以前：人工归档，合规性难以保证

目前国内纸质档案为主的现状下，无论是在业务流转过程中还是最终入账关账时，会计凭证的完整性检查基本依靠人工来完成。在档案局明确规定会计档案必须保证档案的完整的前提下，归档时凭证完整性检查、装订整理等工作主要还是依靠人工，效率低，花费时间长，准确性难以保证。

# 现在：自动归档，多维度标签追溯

电子档案系统可保证电子凭证在完整、合规的前提下进行自动归档；可根据凭证的内容：类型、摘要、金额、部门、公司等条件来配置所需检查完整性的凭证，并满足公司后续不同的查阅需求。

档案查阅环节

# 以前：内部查阅困难，无法快速检索

面对各种审计抽凭，企业常常在寻找对应单据凭证时困难重重。单据归档后常常出现单据和凭证不匹配的现象，企业不同部门间查阅资料麻烦。实物分散，实物凭证与业务分散，无法快速搜索、准确查找。

# 现在：一键查询借阅，对应凭证不迷路

使用电子会计凭证、发票、回单、业务单据全部电子化存储，利用系统索引建立关联，保存完整的业务逻辑关系，提供多维度的检索条件，快速查到凭证，并可以在凭证展示页面直接查看报销单、发票、银行回单等原始资料。节省了查找时间和人力，提高了内外部审计等相关工作体验。

「每刻档案」助力企业降本增效看得见！

近期，每刻对涵盖制造业、互联网、医药等行业的18家客户进行整体及个体企业进行调研，对包括凭证采集效率、归档效率、调阅效率等指标进行量化考察。用真实的企业案例，来佐证每刻档案为企业带来的降本增效。

参与调研企业包括：大华股份、圣奥集团、新东方、东信集团、春风动力、263网络通信、1药网、索菲亚、西奥电梯、中化国际、泰格医药、前程股份、立方控股、云从科技、慧策、同盾科技、永达汽车、万兴科技

档案采集逐步实现无纸化

1 银行回单打印量减少70%

以大华股份为例：大华股份由于海内外分子公司众多，业务量庞大，银行回单的打印整理工作量十分繁重，且随着集团业务的不断增长，急需要寻求一套能够支撑全球化发展的回单存储解决方案。上线每刻档案后，银行纸质回单打印量减少了70%，节省打印装订人工5人/年，约1825人天。将财务人员从档案采集、装订、整理等基础工作中解放出来。

2 电子发票0打印、0耗材

以云从科技为例：平均每月报销单数量约 4000 份，发票数量约 20000张，其中电子发票占比约三分之二。针对于电子发票，如果用传统存储方式，需要打印出来再进行存档。据云从提供的数据，以往每年光是打印耗材就要约31箱，人工耗时2600小时；上线每刻无纸化报销解决方案后，在报销环节，电子发票通过每刻报销直接导入；在发票采集环节，可直接联动每刻档案系统进行存档，真正做到电子发票0打印，0耗材，0人工。

3 会计凭证打印每年节约770万张

以春风动力为例：春风动力是国内知名的水冷机及摩托车制造企业，由于制造业零部件采购多的行业特性，春风动力会计凭证种类高达几十种凭证类型，一个月凭证数量高达50几万张，凭证资料整理工作量极大。在上线每刻档案后，打印凭证约节约773.8万张/年，打印报销单节约153万张/年。

凭证归档时间平均缩减77.3%

在会计凭证归档环节中，完整性和合规性检查往往需要花费大量时，整个归档环节凭证检查大约占凭证归档78.5%时间。而在为期1个月的调研期间内，18家企业财务共需要检查 362310 张凭证，共需要花费 65.9 小时，平均每张凭证，财务人员进行完整性检查需要花6.8秒。

而与之对比的一组数据，如果是电子档案系统自动检测，则无需人工花费时间，直接处理不完整凭证只需耗时 1.5 小时，每月的平均凭证归档时间将下降至14.9小时，使用每刻档案完整性检查预计可缩减 77.3% 凭证归档时间。

档案查阅效率平均提升86%

档案的查阅和检索也是以往档案管理中的一大痛点。尤其是在大型企业、国企及行政事业单位，企业内部的自查巡查比较频繁，如果没有建立起多维度的档案检索标签、以及联动原始凭据，内部档案调阅将会十分困难；每刻电子档案系统，从记账凭证到原始凭证查询，只需1步；系统中保存档案完整业务逻辑关系，将财务日常查阅效率平均提升 86% 。

以圣奥家具为例，目前可实现0.7小时/100张凭证，平均每张凭证的查阅时间为25秒；传统跨系统查阅时间 2.3小时/100张凭证，平均每张凭证的调阅时间为1.38分钟。

本文由“壹伴编辑器”提供技术支持

政策落地的背后，我们洞察到企业数字化转型的趋势；数字变化的背后，我们看到了企业财务管理效率和业务敏捷度都在大幅提升。目前，每刻报销+每刻档案无纸化解决方案，已经服务于多家上市公司及大型企业，帮助他们实现降本增效。如果您的企业正面临数字化升级的难题，想了解详细的每刻档案解决方案，欢迎点击下方链接获取。

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