此前，国务院曾明确2020年底前基本实现增值税专用发票电子化，随着专票电子化的加速落地，对于企业会计凭证电子化入账、报销、归档工作提出更高要求，企业电子档案系统建设也亟需提上日程。那么问题来了，电子档案管理和传统档案管理有何区别？会给企业带来哪些积极作用？对此，每刻对包括圣奥集团、春风动力、大华股份、云从科技等18家已经上线每刻档案客户进行测试调研，来分析电子档案带来的实际效用。

 传统会计档案管理 vs 会计电子档案管理 

首先来解答一个疑问：目前还没有实现票据全面电子化，企业为什么要上一套电子档案系统？

• 从外部环境来看，目前我们正处在纸质票据和电子票据混合的阶段，但随着今年年底专票电子化的全面落地，全面发票电子化的脚步已经越来越近了。

• 而从企业内部来看，随着企业规模的不断扩大，尤其是大型企业，如果会计档案还停留在纸质管理阶段，不仅耗费大量的人力、空间和耗材成本，还将为企业数字化升级带来巨大阻碍。

传统会计档案管理和电子档案管理方式究竟有何区别？就档案的全生命周期管理来看，传统的会计档案管理和电子档案管理方式有着很大的不同。

「每刻档案」助力企业降本增效看得见！

近期，每刻对涵盖制造业、互联网、医药等行业的18家客户进行整体及个体企业进行调研，对包括凭证采集效率、归档效率、调阅效率等指标进行量化考察。用真实的企业案例，来佐证每刻档案为企业带来的降本增效。

 1   银行回单打印量减少70%

以大华股份为例：大华股份由于海内外分子公司众多，业务量庞大，银行回单的打印整理工作量十分繁重，且随着集团业务的不断增长，急需要寻求一套能够支撑全球化发展的回单存储解决方案。上线每刻档案后，银行纸质回单打印量减少了70%，节省打印装订人工5人/年，约1825人天。将财务人员从档案采集、装订、整理等基础工作中解放出来。

 2   电子发票0打印、0耗材

以云从科技为例：平均每月报销单数量约 4000 份，发票数量约 20000张，其中电子发票占比约三分之二。针对于电子发票，如果用传统存储方式，需要打印出来再进行存档。据云从提供的数据，以往每年光是打印耗材就要约31箱，人工耗时2600小时；上线每刻无纸化报销解决方案后，在报销环节，电子发票通过每刻报销直接导入；在发票采集环节，可直接联动每刻档案系统进行存档，真正做到电子发票0打印，0耗材，0人工。

 3   会计凭证打印每年节约770万张

以春风动力为例：春风动力是国内知名的水冷机及摩托车制造企业，由于制造业零部件采购多的行业特性，春风动力会计凭证种类高达几十种凭证类型，一个月凭证数量高达50几万张，凭证资料整理工作量极大。在上线每刻档案后，打印凭证约节约773.8万张/年，打印报销单节约153万张/年。

在会计凭证归档环节中，完整性和合规性检查往往需要花费大量时，整个归档环节凭证检查大约占凭证归档78.5%时间。而在为期1个月的调研期间内，18家企业财务共需要检查 362310 张凭证，共需要花费 65.9 小时，平均每张凭证，财务人员进行完整性检查需要花6.8秒。

而与之对比的一组数据，如果是电子档案系统自动检测，则无需人工花费时间，直接处理不完整凭证只需耗时 1.5 小时，每月的平均凭证归档时间将下降至14.9小时，使用每刻档案完整性检查预计可缩减 77.3% 凭证归档时间。

档案的查阅和检索也是以往档案管理中的一大痛点。尤其是在大型企业、国企及行政事业单位，企业内部的自查巡查比较频繁，如果没有建立起多维度的档案检索标签、以及联动原始凭据，内部档案调阅将会十分困难；每刻电子档案系统，从记账凭证到原始凭证查询，只需1步；系统中保存档案完整业务逻辑关系，将财务日常查阅效率平均提升 86% 。

以圣奥家具为例，目前可实现0.7小时/100张凭证，平均每张凭证的查阅时间为25秒；传统跨系统查阅时间 2.3小时/100张凭证，平均每张凭证的调阅时间为1.38分钟。

政策落地的背后，我们洞察到企业数字化转型的趋势；数字变化的背后，我们看到了企业财务管理效率和业务敏捷度都在大幅提升。目前，每刻报销+每刻档案无纸化解决方案，已经服务于多家上市公司及大型企业，帮助他们实现降本增效。如果您的企业正面临数字化升级的难题，想了解详细的每刻档案解决方案，欢迎点击下方链接获取。