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每刻科技成功通过国家电子档案归档试点验收!

2021年10月26日,经四部门审议,每刻档案归档方式科学,符合国家政策,完成试点任务,同意试点验收,建议总结试点成果,进一步扩大试点范围,进一步提高产品适应度。

从今年4月份申请报名第三批增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作,到如今的正式验收通过,每刻科技不仅很好地完成企业自身档案电子化的工作,同时也在积极支持每刻客户(包括大华股份、圣奥集团、自嗨锅、河南资产、北京拓普丰联等)投身试点工作,助力国家进一步完善数字经济发展所需的制度和标准规范。

率先通过验收的每刻客户北京拓普丰联案例:《实践标杆|每刻助力「拓普丰联」成功通过国家电子归档试点验收,赋能财务数字化转型

打铁还需自身硬

本次试点,围绕“电子发票报销、入账、归档”,每刻科技采用公司自研每刻电子档案系统,由财务部和档案事业部总体推进,协同费控事业部跨部门合作,将试点工作准时完成。

档案系统设计中,坚持以法规为导向,以业务为基础,不断优化产品。希望通过完成符合相关政策管理要求的电子档案建设,提升财务业务处理效率,优化企业财务管理的模式。打造出从业务到档案完善的解决方案供企业使用,最终形成可推广、可复制的经验和做法,进而促进企业财务数字化转型升级。

贯彻试点工作主旨,通过上线每刻档案,我们主要实现了以下环节与功能之间的数据互通:

1.报销

电子发票可以从支付宝、微信卡包、邮箱一键导入至每刻费控管理平台,发票进入后可以自动识别验真查重,并提取金额、日期等关键数据。

另外,企业可以根据自身的需求自定义设置条件,对单据进行智能审核,也可以通过人工进行审核。单据审核通过后,会自动流转到支付环节。

2.入账

承接报销审核环节,审核完成后出纳可以直接通过银企直连进行付款,支付完成后,系统会自动推送到财务系统生成凭证。

3.归档

归档时,每刻档案会从费控平台自动获取报销单到业务单据模块,获取发票到进项发票模块,同时,从银行获取流水回单,从财务系统获取凭证,分别存在对应模块。随后,系统会根据实际业务关系,自动关联原始凭证与记账凭证,而且还支持数据间的联查与跳转。

在今年发布的《财政部会计司 国家档案局经济科技档案业务指导司 国家税务总局货物和劳务税司关于增值税电子专用发票电子化管理与操作有关问题的答问》中,有这样一个问题:包括电子专票在内的各类电子发票应如何归档保存?

相关部门在对“已建立电子档案管理系统的单位”给出了这样的答复:“已建立电子档案管理系统的单位,实施了会计信息系统,与电子发票相关的记账凭证、报销凭证等已全部实现电子化(不包括纸质凭证扫描,下同),可将电子发票与相关的记账凭证、报销凭证等电子会计凭证通过归档接口或手工导入电子档案管理系统进行整理、归档并长期保存,归档方法可参照《企业电子文件归档和电子档案管理指南》(档办发〔2015〕4号)。”

根据档办发〔2015〕4号等文件对系统配置管理、元数据的管理、安全管理等要求,每刻档案也完成了相应的建设。

//元数据管理

▸元数据收集:支持保存电子会计凭证的结构化数据与元数据文件;支持通过接口直连、本地上传、手工录入等多种方式收集元数据;会计凭证将自动生成收集的元数据XML文件;

▸元数据整理:系统将根据实际业务关系,自动关联原始凭证与记账凭证,支持数据间的联查与跳转;支持元数据有序组合,通过立卷、归档等流程形成归档信息包,并自动生成归档信息包XML文件;

▸元数据保存与利用:已归档的会计资料将保存在系统自动生成的目录下;支持通过目录查询、凭证号查询、案卷名查询等多种方式搜索电子会计凭证元数据;支持档案借阅功能,管理员可授权员工在线查阅电子会计资料,到期自动收回。



//四性检测

根据《文书类电子档案检测一般要求》需要对电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性做检查。每刻档案支持在立卷、移交、和长期保存环节对电子档案进行四性检测并生成检测报告。

//安全性方案

每刻档案采取以下几项措施:

▸保障体系:系统管理员、安全保密员、安全审计员(三员管理)

▸操作溯源:水印技术+日志留痕

▸行为权限:操作权限+数据权限(双维管控)

▸数据保障:多节点异地备份



试点工作成果获认可,力省档案局进一步示范推广

通过此次试点工作,我们解决了如下问题:

解决发票采集难、查验难

▸ 每刻方案:支持纸质发票&电子发票批量采集

每刻报销系统与档案系统均支持发票的查重检查、发票验真以及信息校验,无须人工一一进行手动查验,提高审单人效,高度保障发票合规化。

解决关联匹配费时

▸ 每刻方案:支持凭证与附件智能采集、自动关联

以往财务需要手动将打印好的凭证和凭证附件匹配起来,如今档案系统能够打通各系统之间的数据,实现会计凭证、单据、银行回单三者的关联。

解决发票管理费时

▸ 每刻方案:支持发票在线查找、借阅

当发票归档后,可直接在档案系统内输入关键信息查询,无需人工再去档案柜翻找,发票信息一目了然,节省了各个业务部门调阅的时间。

总体来说,我们每刻从原来依赖于会计核算系统进行存储和查阅的方式转变成使用单独电子档案系统进行管理。平时只需定期将相关数据转移到档案系统,即可完成相关档案管理工作,高效、便捷。

从企业效率和成本来看,每刻已归档5个月有效数据,凭证过万份,电子发票4000余张,5个月以来节省了近2万元的成本,55个人/日工作量。

本次试点工作,每刻档案得到了浙江省档案局的大力支持,后续每刻科技将全面复盘、梳理本次电子档案上线过程,总结经验,形成可推广、可复制的案例,配合浙江省档案局在省内的推广。



作为群智云财务产品和解决方案服务商,每刻科技也将继续深入企业,深入业务场景,不断打磨产品帮助企业提效降本。发展创新,在技术上不断突破,用产品引领无纸化的思维转变,帮助企业实现电子无纸化、纸质电子化的档案全面电子化管理。

关于每刻科技

杭州每刻科技有限公司定位为群智云财务产品和解决方案服务商。基于人工智能、大数据、云计算、移动互联网技术,致力于为企业提供新一代业财税数据一体化和智能财务共享云平台。产品采用微服务架构,底层采用灵活的流程引擎、规则引擎、报表引擎来支持不同企业多变的需求,帮助企业轻松应对变化并驱动变化,全面提升企业的组织效率和竞争力。

每刻科技旗下拥有每刻报销、每刻档案、每刻云票、商旅生态云平台、每刻智能财务共享云平台等产品,迄今为止,已服务超过3000家企业及行政事业单位,其中上市公司超过200家,用户规模超过200万,覆盖全球150多个国家及地区。

每刻科技自成立以来一直坚持自主研发创新路线,先后获得软件著作权39项,外观专利9项,发明专利2项,商标注册证11项,并入选杭州市“准独角兽企业”榜单。

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