电子发票报销、入账、归档试点建设实践经验分享与政策解读

为贯彻落实新修订档案法和《“十四五”全国档案事业发展规划》有关要求,国家档案局办公室于10月20日发布了《关于组织开展第三批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点工作的通知》文件,提出按照“自愿申报,择优选取”的原则,从不同行业、不同类型管理模式选取试点项目,形成可复制、可推广的建设项目电子文件归档和电子档案管理方案和经验。

实际上,自2012年起,诸多电子档案建设法规及相关政策文件早已逐步推出,为目前电子档案建设的合规合法性提供重要指导。


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>八大政策性文件提供宏观指导<


解码每刻电子档案建设逻辑与验收对标


试点验收核心要求


系统建设满足验收要求:会计核算系统能归集、接收电子发票(不包含纸质票的扫描件,下同),能进行电子化报销、入账,归档接口可用。
电子档案管理信息系统能接收电子发票归档,能对电子发票进行鉴定、整理、存储和利用,可导出电子档案离线保存。电子档案管理信息系统可为综合档案管理信息系统、专门的电子会计档案管理信息系统、会计系统中具备电子档案管理功能的模块、云计算形式的电子档案管理信息系统。

数据验证满足验收要求:对 3 个月以上的电子发票进行了归集、报销、入账、归档,各环节全程采用电子化形式进行,形成了电子档案。

验收材料符合验收要求:试点单位按要求编制了试点工作汇报 PPT 或文字材料,内容完整。

验收截至时间要求:按时完成(10月底)。


》点击获取电子档案建设相关法规要求文件


每刻对标验收标准核心点

每刻在档案系统设计中,坚持以法规为导向,以业务为基础,不断优化产品。围绕电子发票归集、报销、入账、归档的4个环节逐个攻破验收核心点。将报销流程线上化、无纸化,电子文件与电子档案直联,从而消灭纸质打印进行电子归档。打造出从业务到档案完善的解决方案供企业使用,最终形成可推广、可复制的经验和做法,进而促进企业财务数字化转型升级。


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对话标杆,「拓普丰联」现身说法


今年2月9日,国家档案局、财政部、商务部、国家税务总局联合发布的《关于进一步扩大增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作的通知》中表示,拟选定第三批单位开展增值税电子发票电子化报销、入账、归档试点工作,形成示范效应,进一步完善数字经济发展所需的制度和标准规范。文件发出后,最终确定全国试点单位共576家,此次,每刻科技客户拓普丰联入选该批试点单位,并于10月成功通过了北京市档案局的项目验收。


点击查看拓普丰联十点验收案例

《实践标杆|每刻助力「拓普丰联」成功通过国家电子归档试点验收,赋能财务数字化转型》

拓普丰联CFO王飞翔一手把关,与每刻项目团队经过数月的反复打磨,拓普丰联试点项目在北京市验收13家企业中脱颖而出,获得现场领导高度评价。此次就试点成功验收的经历,王总与我们分享他的心得体会。


1.试点背景:是响应号召,更是转型亟不可待
「拓普丰联」:拓普丰联成立二十多年来,一直致力于为政府客户提供良好的信息化系统,也取得了很好的效果。但是反观我们本身,有些灯下黑。我们公司自己的信息化、数字化建设的并不好。
10人财务团队服务全国700+员工。业务人员长期在外,发票线下邮寄。业务与财务的体验都很不好。
每刻既能解决前端电子发票报销、入账、全流程的问题,后端又能通过电子档案解决电子发票的保管的问题,提供“每刻报销+每刻档案”完整的报销无纸化解决方案。

2. 档案系统自研or采购,如何抉择?
「拓普丰联」:我们的研发人员占比40%,自身也是做信息化的。虽具备研发实力但很难保证持续的迭代,基于这一点我们选择了考察市场上的供应商。

3. 供应商选择:专业的事交给专业的人做
「拓普丰联」:选择有成熟案例的,合规性符合要求的厂商。专业的厂商能持续化服务,持续化迭代。
每刻体系非常成熟,第三方生态发达。商旅生态配合每刻报销,几乎都是电子发票,后端的电子档案完美承接。
以前:报销至少1个月以上,财务花大量时间审票,凭证手动打印装订;
现状:纯电子发票一周内流程走完,通过对接cbs直联支付,预览生成凭证推送进金蝶,金蝶推送进电子档案系统。审核支付完,立刻归档;
计划:下一步优化流程,压缩报销全流程至3-4天。把财务从繁琐重复的手动工作中解放出来,有更多的时间实现向管理会计的转型。

4. 下一步计划及对电子档案未来的展望
「拓普丰联」:1、继续参加档案试点。从会计档案扩展到公司档案,把公司各类档案电子化,把每刻档案充分用起来。
  2、期待云端档案。目前我们是采用本地化部署,郑州暴雨断电造成了很多工作停滞,后续希望档案也能搭建在云上。

通过每刻报销+每刻档案的“无纸化”解决方案,拓普丰联成功降低了企业的办公成本与人工成本。但此次项目的验收通过并不代表结束,这只是拓普丰联数字化转型过程中的一跨步,企业未来的财务管理工作一定还存在更多创新实践的可能性。每刻科技希望能够陪伴拓普丰联共同成长,乘风破浪,拥抱数字化新机遇!


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