电子发票只打印不保存原件存在重大风险


近日,财政部网站发布了财会函[2021]9号复文,对于《关于加快推动电子发票报销无纸化进程,助力“双碳”目标实现的提案》进行了答复。


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答复函中,财政部提到了电子发票报销入账归档的重要性以及为大力推进相关工作采取的多种举措,但在实施过程中企业仍存在许多问题。

近年来,财政部发布了财政部 国家档案局令第79号、财会[2016]3号和财会[2020]6号文件来及时扫清电子会计凭证应用的制度性障碍,目的都是为了鼓励符合条件的单位对电子发票进行无纸化报销、入账和归档,以减轻单位打印电子会计资料的负担。

但这过程中仍存在比较集中的痛点:电子会计档案存储成本过高、电子发票存在重复入账风险、电子会计凭证报销入账归档缺乏具体操作指引、会计核算软件普遍不兼容电子发票等问题。

而对于关于“切实减轻企业打印电子会计资料的负担”的建议,财政部表示完全赞同,并已经在出台的相关制度中得到充分体现。但在电子发票实际应用中,财政部发现部分单位信息化程度较低,无法实现电子发票报销、入账和归档全流程信息化,确需打印电子发票完成报销审核、审批、入账、归档等工作流程。

根据上述内容,我们不难看出,发票无纸化已然是大势所趋,而实际业务当中,很多企业还未能跟上财务数字化的步伐,生生把便利变成了负担。不得不说,企业财务数字化转型势在必行。

如今专票电子化也已经全面普及,为了帮助企业更好的应对日益增加的电子发票和纸电混合的过渡期,“每刻档案”推出发票电子化管理解决方案。

每刻档案 

发票电子化管理解决方案

全量进销项发票自动、智能采集及关联查询调阅

发票导入、自动关联、OCR扫描、自动验真、认证抵扣,在电子档案中统一管理

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纸票、电票全量采集

// 电子发票批量导入:可对接企业业财系统,和第三方开票系统(诺诺网、维斯德等),全量拉取进销项发票(支持OFD),无需打印;也可通过“每刻票夹”导入电子发票;

// 纸质发票扫描上传:高速扫描仪扫描上传,通过OCR自动识别,提取发票结构化数据,结构化数据与影像同时存储。可关联其线下存储位置或线上查阅发票影像。

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发票自动查重验真

每刻档案通过对接税局底账库,提供包括增值税电子普票、增值税电子专票在内的多种电子凭证验真功能。可对电子发票进行自动查重和验真,保证发票真实性。

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一键调阅发票、单据、凭证

以往发票与其相关业务单据、凭证、其他附件的检索与查阅是企业会计档案管理中的一大难点。财务资料实物分散,财务数据与业务数据未打通关联,很难快速、准确的搜索查档。企业面对各种审计抽凭时,通常要花费大量的人力成本和跨部门沟通成本。现在每刻档案则可以实现发票归档0工时占用、0空间占用,归档查档效率提升90%。

// 打破系统壁垒,无缝对接各大系统

每刻档案通过与每刻报销系统的无缝对接,以及各大业务系统(如ERP、OA、CRM等),各大银行系统(例如中国银行、农业银行、工商银行、建设银行、招商银行等),各大财务系统(如金蝶、SAP等),税务系统(例如发票认证系统)的打通,直接将企业内外部档案数据采集到每刻电子档案系统中,并建立智能化关联。

// 一键联查,对应凭证不迷路

每刻档案保存企业财务系统中发票与单据、凭证的关联关系,可在档案系统内直接调阅到发票对应的凭证、业务单据、附件等。也可登陆企业财务系统,跨系统调阅到每刻档案中存储的发票影像文件。


发票高效管理,一键完成勾选认证

对于分、子公司众多的企业,发票认证操作非常繁琐。需保存不同业务实体税盘,频繁插税盘登陆对应认证平台。发票认证需手动输入发票号码,人工一一检索并比对勾选,重复操作且易出错。

// 每刻发票管理增值服务:勾选认证只需3步

1、选择业务实体,系统直接筛选出可认证的发票;

2、批量勾选认证,对于进项增值税发票,支持勾选、统计、发票确认的完整认证流程;

3、可在档案系统内切换业务实体,无需多次登录税务系统,无需插税盘。

每刻档案支持查看往期的认证历史、统计结果、发票明细及认证异常信息。并可导出非增专发票抵扣清单,进行价税分离。



每刻档案标杆客户案例

圣奥集团


公司简介
圣奥集团,作为一家全球性的制造型企业,近三分之一的世界500强企业,都在使用圣奥集团的现代化办公家具产品。
圣奥在108个国家和地区拥有销售网点,其企业内部的数字化和信息化程度在业内也是走在前列。


业务痛点
在纸质档案管理方面,圣奥主要存在以下痛点:
业务单据及银行回单的打印和匹配整理工作量大,存储成本高;

根据圣奥实测,2019年,圣奥全年银行回单张数超过100000张,全年电子发票张数达到15000+;

财务部门与业务部门之间信息传递与反馈及时性差;

凭证资料归档及时性较差;

查询相关资料需要进行多系统切换操作;

使用每刻档案后

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>圣奥档案管理效率提升对比<



如果您对每刻档案感兴趣,欢迎点击下方获取专属解决方案。

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