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数电票应该以什么格式归档?PDF、OFD、XML?文件明确了!

随着数电票的试点推广不断加速,越来越多的企业开始接收到了数电票。但收到数电票后,如何归档也是一个问题。数电票应该以什么格式归档?PDF、OFD还是XML格式?

前不久刚发布的《电子凭证会计数据标准——全面数字化的电子发票(试行版)》给出了答案。文件明确了数电票报销归档的保存方式:

接收方取得数电票报销入账归档的,

第一,接收方可以根据《通知》第三条、第五条的规定,仅使用数电票含有数字签名的XML文件进行报销入账归档,可不再另以纸质形式保存。

第二,接收方如果需要以数电票的PDF、OFD格式文件的纸质打印件作为报销入账归档依据的,应当根据《通知》第四条的规定,同时保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。

也就是说,企业接收数电票后,无论是否打印归档,都该保存数电票含有数字签名的XML格式电子文件。


数电票发票样式

收到的不是数电票,归档时应该用PDF还是OFD格式?

在实际业务中,PDF格式的电子发票是财务部门最常收到的发票文件。据《2022年发票指数》报告统计,「每刻报销」平台目前正在流通的增值税电子发票包括PDF格式和OFD格式中,OFD格式发票仅占0.4%。但这个数据背后隐藏着一个企业电子凭证归档中非常容易出现的风险点:不是所有的电子发票仅凭PDF文件就可以入账归档的。

比如增值税公共服务平台开具的电子发票,它的PDF文件仅仅是预览格式,OFD格式文件才是可以报销入账归档的电子凭证,只有OFD格式文件才可以在“增值税电子发票板式文件阅读器”中查验发票监制章和电子签名的有效性。(这类发票的一大显著特征:发票上没有发票专用章

而我们常见的带有发票专用章的电子发票是使用PDF格式文件归档的。这类电子发票有:增值税发票管理系统开具的增值税电子普通发票、区块链电子发票、通行费电子普通发票、通用机打电子发票等。

虽然数电票的试点推广正在如火如荼地进行中,但在电子发票实际应用中,还是有不少企业还未能跟上财务数字化的步伐,无法实现电子发票报销、入账和归档全流程数字化,需要打印电子发票完成报销审核、审批、入账、归档等工作流程,生生把便利变成了负担。不得不说,企业财务数字化转型势在必行。

每刻科技作为电子凭证会计数据标准深化试点工作的试点平台服务商,旗下拥有费用报销数字化平台、应收/应付数字化协同平台和会计电子档案管理平台等SaaS产品,为中大型企业提供业财税档一体化解决方案与服务。通过对4000+中大企业服务经验的沉淀总结以及引领行业的创新研发能力,目前已拥有了非常完善和先进的场景化、数字化解决能力。作为接收端平台方,具备符合标准要求的电子凭证接收、解析等功能,并对电子凭证解析、入账和归档等环节中所使用的结构化数据进行全流程跟踪验证,确保各个环节使用的结构化数据与开具端试点单位接收的结构化数据保持一致,能为更多想要实现财务数字化的企业提供全流程无纸化解决方案。

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