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“数电发票”推进下大企业适配“乐企”应对策略(上):销项端应对关键点和策略

2023年全面数字化电子发票(以下简称“数电发票”)加速推进,预期很快将会实现全国范围的试点覆盖。近期内蒙古和广东税务机关先后发布了《关于乐企自用直连服务的规范指引》,进一步让纳税人掌握了金税四期体系下,围绕发票应用的更多技术细节。

发票应用是企业经营交易的基本载体之一,是企业增值税管理乃至整个税务管理的关键一环,“数电发票”给企业带来很多机遇和挑战。对于大企业来说,“数电发票”再增加“乐企”应用的新技术赋能,机遇和挑战的冲击都更加显著。

大企业普遍具备跨区域经营、纳税主体庞大、业务情况复杂、发展不均衡等典型特点,如何更好地迎接“数电发票”、应用“乐企”,整体完成“数电发票”过渡转换是大企业税务管理者普遍关注的话题。

结合我们对于“数电发票”和“乐企服务”的理解与应用,为大企业提供一套深度的、体系化的应对策略。


一、“数电发票”和“乐企服务”技术关键点:

“数电发票”和“乐企服务”的关键技术要点,是整体应对策略的基础环境。

1、“数电发票”关键点

  • 取消税控设备。

  • 无需领票,随用随开。

  • 开票额度实行总额管控。

  • 去版式,数据文件以XML为基础。

  • 优化样式,减联次,简化发票编码和开票人员,不限票面行数。

2、“乐企服务”关键点

  • 服务集团企业。

  • 两类接入企业,直连单位和使用单位。直连单位负责管理。

  • 接入条件设置一定门槛。

  • 提交申请材料发起请求。

  • 能力订阅,请求、测试和开通使用。

  • 服务管理,变更、更新、延续、停用。

  • 电子发票服务平台全面升级,支持开具税控纸票,支持批量开票、二维码开票等。


二、大企业应对关键点和策略

“数电发票”和“乐企服务”的政策文件已经比较清晰的说明了相关技术内容和应对要求,大企业应对的关键问题已经不再是对于相关技术文档的了解和学习,而是如何应用落地,更重要的是应用落地过程中的需要关注的问题和管控措施的考虑。

具体策略分别从销项端、进项端和综合管理端规划,限于篇幅分三期发布。

【销项端应对关键点和策略】

【进项端应对关键点和策略】

【综合管理应对关键点和策略】

1、开票点的设定和管理

全面数字化电子发票体系优化了税控设备硬件的限制,同步取消了纸质发票的物理载体,发票管理实现了全面的线上化,自然也实现了集中化管理。但这项优化,同时给大企业带来了新的问题,即“开票点”管理是否还存在?传统税控下的“开票点”管理是以税控设备为基础的,围绕税控设备构建开票点,管理空白发票的流转,最终的操作者天然成为开票人员。而“数电发票”下,没有了物理载体的限制,“开票点”聚合到集团公司“乐企“对接服务器这一点。是否只需把这个点设置为“开票点”?

我们观察
大企业涉及到不同地区、不同领域的经营机构,实际开票情况复杂,同时“数电发票”的系列管理要求要落实到内部分支机构,仍然需要一个“开票点”的载体。所以,虽然“数电发票”的核心集中管理在技术上完全没有障碍,但是在应用逻辑上,还应当设定多重“开票点”,具体的设定方式各企业有差异,老税控的“开票点”管理体系虽不能照搬,但仍有借鉴意义。

2、开票人的设定和管理

“数电发票”下开票人只剩下一个实际人员(取消了审核人),而“开票点”的虚拟化让“开票人”有机会更加灵活,但同时加大了企业的管理难度。近期我们观察到,税务机关在进一步强调发票开具的标准化,比如“开票人”应当为可追溯的实际人名,而不能是“系统管理员”、“发票管理员”、“某某公司”等概念名称。这进一步增加了“开票人”管理的复杂性。

我们认为
对于大企业,基本不可能设定一个唯一的“开票人”,那就需要结合实际业务情况,考虑“开票人”的体系建设。这个体系建设的起点,首先要从服务客户的体系和管理控制的角度出发,再落实分析具体的角色层级,进而落实到人。

3、可开票额度的管控

取消空白发票领取环节,“数电发票”采用月度开票总额管控。税务机关设定了一系列的总额授予规则及一些弹性机制,在风险可控的情况下,尽量减少对纳税人开票的额度限制。但即使如此,大企业经营中经常会存在业务发展的季节性、周期性,开票的阶段集中性,各项业务、服务的不均衡性等情况。很容易产生可开票额度与实际需要的偏离,从而影响业务执行。

解决这一问题,对于可开票余额的管理在“数电发票”下仍然不可忽视,其管理逻辑与税控发票之间存在差异。税控发票的额度管控,是通过空白发票的库存管理实现的,空白发票天然带着额度信息,库存管理同步实现了可开票余额管理。库存管理是落在基层机构的,这样的额度控制职责很容易落实在具体的岗位人员上。“数电发票”额度管理没有了库存管理的支撑,在策略上有两种路径:

1、“总额池”信息开放,各个具体执行用户自行查阅,判断是否存在可能额度不足的应用风险;
2、结合开票对象,先分解可开票余额,具体管理人员只针对被分解后的余额进行动态管理,这就需要一套管理逻辑。

前者的风险点在于,执行用户之间信息不透明,可能造成特定时点“挤兑”开票。后者的挑战是,分解管理的复杂度更高。

但无论是有什么样的风险,采用这样两种或者其他策略进行管理一定是必要的,只是大企业要结合自身情况,来选择适合的方案。

4、开票内容的管控

关于发票开具内容的要求,除了特定类型发票如建筑服务等有明确规定的,整体法规要求相对原则化,主要描述为“如实开具”、“项目齐全”、“内容真实”。但这一简单的规则要求,实际操作中执行难度并不小。关键是,很多大型企业实务管理中,业务交易、资金收付、财务处理的流程相互关联又各成体系,各环节的详细信息可能无法同步贯穿,在项目交易流程长、业务交易复杂、内部处理自动化程度高但数据衔接不够完善等情况下,发票开具环节想要获取充分的业务交易信息难度并不小,比如,实际交易的产品或者服务的名称,在交易合同上的描述信息,是否能够在系统流转到开具发票环节,能够获取并准确填写在发票上。

在税控发票时代,发票的集中开具管理程度不足,发票的待开具信息集中度和规范不够,这反而使得开具环节有更多的人工控制,可以增加更多的人为判断,实现更多的灵活处理。而“数电发票”本身的集约化特征,一方面可以沿用旧的模式,但可以预期伴随开票的数据集中处理,相应的增强了规范性的能力,但同时减少了灵活性的机会。

“数电发票”本身特别强调数据要素化,实际承载着进一步深化发票获取准确交易信息的重要任务。而我们从“数电发票”的基础设计上,如取消销售清单,设计更具宽容性的发票样式等,取消版式本身就消减了样式对于内容反映充分性的掣肘。可以预见针对发票开具内容的管理,之后会提出更加细化的要求,或者说更加强调落实“内容真实”。

我们认为
相对于前几项,大型企业在该环节遇到的挑战更大。要在最终发票开具环节做到“项目齐全”、“内容真实”,在该环节的应对策略是必须要把业务和发票处理在原始数据和数据处理流程层面打通,构建起这样的管理和技术体系,才能做好满足发票开具要求整体准备。打通业务和发票数据同步,在不同企业实际面临的处理复杂度差异很大,相对业务量,差异更主要与业务形态相关,对于业务交易流程短,性质单一,相对简单许多。相反业务交易流程长如项目阶段结算、分期收款等,业务性质复杂如销售和服务融合、服务创新等,则需要充分梳理,制定科学严谨的执行方案。

5、开票流程的管控

传统发票的开具流程,关键点是获取交易信息和开具发票两个环节。不同企业的内部管理数字化程度不同,这样的两个环节会衍生出更多支撑和扩展环节,进而在这些环节上进行控制。这样的状况,多数是企业基于自身的状况,综合考虑投入产出的匹配关系,在各种资源的综合协调中演变形成的。

“数电发票”的到来,首先会从成本上推动流程的变化。比如,税控发票下也推出了税控发票电子发票集中服务平台的建设模式,但是很多大企业衡量建设的成本和带来的收益,会选择保持分散开票的管理模式。而“数电发票”和“乐企服务”极大的降低了集中开票平台的成本,非常低廉的成本,让前述的权衡转向一致行动,即建立集中统一开票平台。

集中统一开票模式下,流程进一步规范化,同时流程环节必然延长。获取交易信息环节,出现了机构层级,而开票环节同样拉长流程。对于大企业不同管理模式和层级结构,流程环节可能更多、更复杂。

我们认为
流程管控在集中模式下,有两个关键的应对策略,一是加强前端流程的管控能力,充分保障前端的标准化,进而确保后续流程的快捷和高效率;二是重点关注不能在前一项策略中覆盖的业务事项,加强这类特定事项重点环节的识别,不断强化对重点环节的流程控制,并且考虑该类流程与主流程的再衔接。

6、关于销项端业、财、税、票衔接的管控

前边已经分析了“数电发票”时代针对开票内容要实现业、票打通应对策略。扩展一点考虑,业、票打通的实现,基本也意味着必须把业务、财务、税务和发票打通。这么认定的理由是,复杂业务的收入实现多数与财务确认密切相关,虽然发票开具强调收款,但是收款的背后关联着财务定性和税金的确认。发票本身是税金的载体,同时一张直接开具的发票(合法的),本身就产生税金。虽然对于税务机关,业、税、票是密切关联的,但是对于企业来说,财的环节甚至更为重要。因此“数电发票”时代,实现业、财、税、票的一体化数据衔接是必然的选择。

这个问题的驱动,不仅是开票本身或者财、税一致的要求,更是在金税四期整个征管体系下,对于大企业税务管理不断精细化的要求。税务机关的征管工作将在发票数据层面进一步深化针对特定业务交易、业务上下游、交易对象和交易内容的税务分析,关键是这些措施必然是在发票交易层面,而不是汇总项目数据层面去开展的。企业端不做好业、财、税、票一体化的衔接,企业税务管理人员对自身的认知甚至会比税务机关更不清晰。

转载来源:毕马威咨询,侵删。

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