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“数电发票”推进下大企业适配“乐企”应对策略(中):进项端应对关键点和策略

2023年全面数字化电子发票(以下简称“数电发票”)加速推进,预期很快将会实现全国范围的试点覆盖。近期内蒙古和广东税务机关先后发布了《关于乐企自用直连服务的规范指引》,进一步让纳税人掌握了金税四期体系下,围绕发票应用的更多技术细节。

发票应用是企业经营交易的基本载体之一,是企业增值税管理乃至整个税务管理的关键一环,“数电发票”给企业带来很多机遇和挑战。对于大企业来说,“数电发票”再增加“乐企”应用的新技术赋能,机遇和挑战的冲击都更加显著。

大企业普遍具备跨区域经营、纳税主体庞大、业务情况复杂、发展不均衡等典型特点,如何更好地迎接“数电发票”、应用“乐企”,整体完成“数电发票”过渡转换是大企业税务管理者普遍关注的话题。

结合我们对于“数电发票”和“乐企服务”的理解与应用,为大企业提供一套深度的、体系化的应对策略。


一、“数电发票”和“乐企服务”技术关键点:

“数电发票”和“乐企服务”的关键技术要点,是整体应对策略的基础环境。

1、“数电发票”关键点

  • 取消税控设备。

  • 无需领票,随用随开。

  • 开票额度实行总额管控。

  • 去版式,数据文件以XML为基础。

  • 优化样式,减联次,简化发票编码和开票人员,不限票面行数。

2、“乐企服务”关键点

  • 服务集团企业。

  • 两类接入企业,直连单位和使用单位。直连单位负责管理。

  • 接入条件设置一定门槛。

  • 提交申请材料发起请求。

  • 能力订阅,请求、测试和开通使用。

  • 服务管理,变更、更新、延续、停用。

  • 电子发票服务平台全面升级,支持开具税控纸票,支持批量开票、二维码开票等。


二、大企业应对关键点和策略

“数电发票”和“乐企服务”的政策文件已经比较清晰的说明了相关技术内容和应对要求,大企业应对的关键问题已经不再是对于相关技术文档的了解和学习,而是如何应用落地,更重要的是应用落地过程中的需要关注的问题和管控措施的考虑。

具体策略分别从销项端、进项端和综合管理端规划,限于篇幅分三期发布。

【销项端应对关键点和策略】

【进项端应对关键点和策略】

【综合管理应对关键点和策略】

1、进项发票信息获取的调整

“纳税人税务数字账户”大大增强了发票相关信息的内容整合和使用效率,通过“乐企”服务企业集团更是可以无缝衔接开具给本企业集团的全量发票信息,具备高效构建企业全量“进项发票池”的前提条件。税控发票时代,部分大企业通过人工或者其他接口渠道也完成构建“进项发票池”,在新的“数电发票”体系下,可以进一步优化发票池信息内容。

同时,新的问题也在几个环节产生,主要侧重在业务前端,包括员工获票、发票查验、报销申请,关键触发点在于发票信息载体变成了虚拟的数字文件。这种情况下,员工如何获票,获票之后如何交付,交付的发票如何确认,传统的发票文件传递衔接手段需要做怎样的调整。问题的根本主要落在围绕新的信息载体交互的模式上。

进项发票的获取是一个多角色多交互的过程,通常至少会涉及到获票员工,财务人员、税务人员,大型企业会在这三个角色下扩展更多的审核、审批和专业化分工角色。

我们提出以下关键应对策略:
一是员工获票可以积极迈向移动端为主的模式,虽然线上数据可以通过PC端,电子邮箱等实现,但是综合考虑员工情况的复杂性和国情现状,跨过PC端,直接衔接移动端,会是一个高效可行的选择。
二是发票的查验动作应当重新安排,比如可以考虑转换拿原始发票去“进项发票池”核验的模式,转换为从内部“进项发票池”查询发票的模式等等。大企业最终定位的策略,可根据习惯和风险容忍度状况有所不同,结合具体情况设计。
三是和发票应用流程的衔接,“数电发票”在内部应用流转时,数据文件相对纸质发票方便快捷,内部交付流程应当减少不必要的动作。但同时,“数电发票”模式下仍然会支持纸质发票的使用,也要在该应对策略下一并考虑。

2、发票重复使用风险管理

“数电发票”数据文件的可复制性,增加了发票重复应用的风险。这是发票电子化后,相对纸质发票带来最显著的负面影响。这也仅是相对电子发票的众多优势的一个非主要的影响,重点是考虑如何减少它的影响。

税务机关在避免重复报销方面也为企业做了专门的功能设计,在电子发票服务平台上增加了发票报销记录功能。但是对于大企业来说基本不会借力税务机关的系统功能,大企业的内部报销管理都会有内部系统功能和管理流程,这个影响还需由企业内部安排并消减。

从应对策略考虑,该项应对难度相对不高,重点是做好发票使用的源头登记即可,凡是企业内部被使用的发票,在使用开始环节即对发票打上应用标识。进项发票票池的集中度越高,入口越单一,这样的控制越有效。对于企业内部由于应用或者管控原因,设置多个独立发票池的,技术上也能够较容易地构建一个基于发票号码的重复检验功能,从而彻底规避重复报销的问题产生。

3、发票的用途确认

伴随“数电发票”推出的电子发票服务平台提供了更加完善的发票“用途确认”模块,用于发票的后续抵扣、出口退税等应用。“乐企”服务能力中,可预见会提供发票批量自动确认抵扣的数据接口,从而能够支持大企业自动完成每期的进项发票抵扣。

税务机关在技术方面给予了更高效的支持方案,大企业在该环节重点要做好的是对于数据准备的管控。进项发票可抵扣数据是直接决定企业进项税金金额,当该环节迈向自动处理时,标准规则和风险控制尤为重要。

具体的策略中:
核心是设定好自动生成可抵扣进项发票清单的规则,分析按照发票应用的何种状态来生成预抵扣数据,比如按照期末已经入账的发票筛选清单等;其次,是监测可抵扣和不可抵扣的发票异常处理,以做好进项转出等后续调整;最后,是各个环节的人工或者机器规则的审核保障,在主流程之外增加内部控制的能力。综合确保该环节在实现高效自动的同时,不增加额外的风险。

4、进项端业、财、税、票衔接的管控

“数电发票”应用后,供应链上下游、企业内部发票和成本衔接等流程中,传统资源损耗大、处理复杂的“三单匹配”等问题,将有机会得到大幅缓解。同时,进项端的征管也同样会进入更加精细化的阶段。我们认为,在围绕“数电发票”应对的具体策略中,也要包括追求进项端业、财、税、票的一体化整合。

进项端的业、财、税、票一体化整合和销项端有所不同,不同点是,进项端数据来源更加分散,发起的同步性更弱。与销项端主要依托收入产生发票不同,进项端的发票和成本的分离度更强,从发起时,到过程中的分阶段发生,发票来源的时点不确定性更高,和成本的匹配关系更加复杂多样。

我们认为:
在围绕“数电发票”应对的具体策略中,也要包括追求进项端业、财、税、票的一体化整合。
进项端的业、财、税、票一体化整合和销项端有所不同,不同点是,进项端数据来源更加分散,发起的同步性更弱。与销项端主要依托收入产生发票不同,进项端的发票和成本的分离度更强,从发起时,到过程中的分阶段发生,发票来源的时点不确定性更高,和成本的匹配关系更加复杂多样。
在具体的策略上,我们认为要深度结合业务成本费用的特征,结合“数电发票”的特点,有些特定场景可能有机会全新改造,比如根据供应商交易状况,按照某一特定规则自动生成发票,预先完成“三单匹配”的关键工作,减少后续匹配;有些场景则需要沿用原有交易习惯,同时考虑如何“数电发票”模式下做好衔接提升。

转载来源:毕马威咨询,侵删。

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