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差旅费用又超了?报销还一团糟?你可能没有遇到这个神器!

摘要:据了解,差旅费用属企业第二大可控成本,但由于许多企业缺少科学的成本控制方法和工具,造成企业差旅管理混乱,差旅费用虚高,差旅报销繁琐。低价和节省成本是企业对差旅管控最初的诉求,但这种诉求一定是建立在合规、透明、便捷、高效的基础上。作为企业管理者,你知道如何进行优质的差旅管控吗?


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当前中国大多数企业还处于纸质报销、手动输入、人工审计的“手工时代”,这些流程不仅处理成本高、效率低下、耗时耗力、极易出错,还极易导致员工抱怨不堪。差旅报销作为企业经常发生的报销内容,往往因为低效的差旅报销方式,引来诸多的问题。以下是一些经典的差旅报销场景,您的企业是否也经常遇到呢?
 
场景一:员工A从出差申请到领导审批,经历漫长的等待过程,导致不能及时进行差旅预订,项目很急的情况下只能选择商务舱等高价出行方式。

场景二:经过多番讨论的差旅政策难以落地。不同的差旅费用有不同管理制度,而领导在审批过程中依赖人为的判断,大量差旅制度无法有效执行。

场景三:企业差旅成本无法管控。由于大量的数据没有电子化、系统化,费用发生的汇总与统计分析往往滞后,管理层在拿到财务报表后发现每月的差旅费用与当初制定的差旅预算严重脱节。

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场景四:虚假、重复报销。由于繁琐的报销流程存在不少的灰色地带,员工A为了自身的利益,在企业可容忍的报销金额内,虚报或者报假发票。

场景五:财务经常加班加点审核发票真伪,领导审批单据耗时费力,员工出差回来面对一堆发票感到无奈……
 
上述差旅报销场景普遍存在于大大小小的企业中,给企业带来了一定的差旅成本管控压力。殊不知,如今居高不下的差旅费已经可以通过专业的差旅费控软件得到有效的管控,不仅能为企业提高效率,更能够为企业实实在在的省钱!


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针对上述差旅报销痛点,每刻通过打通差旅申请→移动审批→差旅相关消费→消费记录报销上报→财务审核→事后报表分析所有环节,实现差旅花费透明,报销过程简化,财务信息互通,确保整个差旅过程在申请单的管控范围内顺利完成。

1)差旅申请:基于灵活的审批流设置,可在系统的各个节点中全面嵌入企业的差旅规章制度及费用标准。员工可在移动端随时随地进行差旅申请,突破时空限制。

2)差旅预订:机票、酒店、高铁、滴滴用车等预订集于一个平台,简化差旅预订流程。

3)预算管控:企业可根据差旅制度自由选择费用标准、预算、资金等多种费控方案,费用精细化管理理念落地实施。预算超标自动提醒,差旅费用管控不再“迷茫”~

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4)费用报销:报销单据填写、提交和审批流程全部实现移动端处理,报销流程简单、快捷、高效,提升员工满意度。

5)智能识票:手机拍照即可完成发票的信息提取、验真查重、智能审核,让假发票、重复报销无处遁形;智能识别实名制差旅票据,可自动价税分离,抵扣进项税。(财务可以摆脱重复、机械的审核工作,大大减轻工作量~)

6)财务凭证:员工消费数据自动生成会计凭证,对接主流ERP系统,实时生成财务报表。

7)数据分析:系统通过聚合企业和员工消费明细数据,智能化分析费用支出和趋势;同时,管理者可以根据实时获取的差旅数据分析员工的差旅行为,为进一步优化差旅制度提供数据支持。

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每刻报销通过对接众多的第三方差旅及采购平台,将周边生态有关的餐饮、住宿、交通数据等录入到系统中,打通平台与平台之间的数据,实现平台间的统一开票功能。

同时,每刻报销与企业内部系统做对接,如HR、财务、CRM等,达到生态数据由外及里的全面贯通,从而实现基于费用生态数据完成报销,然后生成凭证,批量打印(或免打印)的自动化流程,达到差旅的透明化,连通化以及闭环化


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Q: 差旅费具体包括哪些内容?

A: 对于差旅费应该包括哪些具体内容,目前的会计准则、财务通则和税法均无具体规定,实务中更多参照的是《中央和国家机关差旅费管理办法》的规定:差旅费是指工作人员临时到常驻地以外地区公务出差所发生的城市间交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。


因此,大多数企业在实务中差旅费具体包括的费用有一下几类:

1、交通费:出差途中的车票、船票、机票等;
2、车辆费用:如果是自带车辆,出差路上的油费、过路费、停车费等
3、住宿费;
4、补助、补贴:误差补助、交通补贴等;
5、市内交通费:目的地的公交、出租车等费用;
6、杂费:行李托运、订票费等。

Q: 财务人员应如何审核差旅费报销单?

A: 1、关注出差日期为非工作日的情况;
2、关注记账凭证中差旅费报销金额为100的倍数情况;
3、关注一定会计期间多人差旅费相等或非常相近的情况;
4、关注住宿发票尾数为奇数或者单间房费为小数的情况。

Q: 差旅费应该怎么账务处理?

A: 对于差旅费的账务处理,会计准则并无具体规定,仅在会计科目“管理费用”的使用说明时提到一点。根据差旅费报销人员性质不一样,按照会计原则,实务中的差旅费报销主要计入两个会计科目:
1、管理费用——差旅费
主要用于核算管理部门或后勤部门人员出差发生的费用。
2、销售费用——差旅费
主要用于核算销售或营销部门为销售产品、市场推广等发生的的差旅费。

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如今,越来越多的企业已开始寻找并使用第三方专业的差旅费控软件帮助企业进行差旅管理。专业的差旅费控软件不仅能够帮助企业节省差旅费用支出,更能提供便捷、多样的差旅服务,也让企业脱离繁琐的差旅管理,更专注核心业务。如果您也对差旅管控感到困扰,可以点击下方的获取专属解决方案,获取您的专属财务解决方案。


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