300平档案室蜕变的背后

传统报销向左，财务数字化向右

圣奥集团，高达37层的总部大楼，座落于杭州的金融商业中心钱江新城。近三分之一的世界500强企业，都在使用圣奥集团的现代化办公家具产品。作为一家全球性的制造型企业，圣奥在108个国家和地区拥有销售网点，其企业内部的数字化和信息化程度在业内也是走在前列。据不完全统计，圣奥集团内部共有50余套IT系统，来辅助集团业务的信息化建设。

 >圣奥集团总部大楼外景<

与之相对应的还有一组数据：在这样一个寸土寸金的核心商圈，圣奥集团的总部大楼里，专门准备了一个300平方米档案室来进行档案存档，其中有2/3的档案是财务相关的票据档案。这也牵引出圣奥数字化转型进程中，遇到的一个难题——纸质票据的报销与存档。

>圣奥集团档案室<

对此，圣奥集团信息中心总经理助理张文文给我们算了一笔账：“纸质票据最为直接的成本，就是存储的费用，例如我们公司就建有300平专门的档案室；此外，我们有过一个统计，公司每年的复印费加上纸张费用，合计下来有上百万元，这个费用对于一些中小企业来说，可以说是一笔很高昂的费用。另外，纸质档案的调阅管理等也是比较耗时耗力的，公司人力上也存在一定的间接成本。”

纸质票据管理成本：人工成本+耗材成本+空间成本

如今，在每刻的助力之下，这个承载着传统纸质存档方式的档案室正在经历蜕变。圣奥集团如何实现报销无纸化？它的财务数字化转型哪些经验可以分享？我们采访了，圣奥集团信息中心总经理助理张文文，从他的讲述中，我们将对圣奥的财务数字化转型之路有更全面的了解。

我们离报销无纸化还远吗？

圣奥每年节省86万元纸票管理成本

每刻与圣奥集团的合作缘起2018年，从传统OA报销系统转变为智能移动报销，每刻为圣奥带来的效率提升也是非常显著的：从原先完成一笔报销大概需要15个工作日，提升到仅需要9个工作日，报销时长上缩短了40%；费用会计从5人变2人，单笔费用的综合处理成本也降低了40%。

>圣奥费用报销效率提升对比<

而从2019年开始，每刻与圣奥开始共同探索电子档案的建设与报销无纸化解决方案进一步应用。每刻提供报销无纸化解决方案——每刻报销+每刻档案，将提供报销、入账、归档全流程的解决方案，助力企业稳步实现报销无纸化，无缝衔接纸电混合时代和全面电子化时代。圣奥将这次进一步与每刻的合作，归因于内外部的共同推进。

今年3月，财政部发布重磅文件《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，规定电子会计凭证必须线上存档，并且电子会计凭证可直接报销入账归档。9月1日，第一张增值税电子专用发票也已经在宁波顺利开出，对于企业来说，电子票据存档要求进一步提高。

与此同时，在圣奥内部同样存在着驱动变化的因素。“ 首先圣奥内部的一些原始凭证非常繁杂，其次在与外部供应商或合作伙伴对接时，他们使用凭证管理系统也不一致，导致进行单据匹时，难以实现整个流程的闭环和串联。因此，我们缺少一个能够将这些凭证全面电子化并进行连接的系统 ” 张文文表示。在纸质档案管理方面，圣奥主要存在以下痛点：

在与圣奥深入沟通后，每刻了解到，银行回单和档案联查，在圣奥的实际业务中，发挥着重要的作用。根据圣奥实测，2019年，圣奥全年银行回单张数超过100000张，这些银行回单以往是需要专门人员去银行对接的，并且全年电子发票张数达到15000+，相关凭证的调阅也全靠手工来管理 。因此，每刻电子档案解决方案直击企业痛点，在银行回单和档案联查方面的功能率先落地。

目前，圣奥已经实现凭证电子化存储，消除了原人工打印、匹配和装订的环节；对接银行，实现回单进行自动化存储和关联，消灭了银行对账；并开放查询能力给各个财务及业务系统，支持一键查询银行回单。每刻电子档案系统于2019年6月成功上线，与以往相比，目前已为圣奥带来的项目效益提升如下：

>圣奥档案管理效率提升对比<

之后，每刻还将助力圣奥，打造从采集存储、到档案管理、档案查询的整条链路实现电子化、无纸化。增效的同时，成本降低也是十分显著。根据圣奥预测，每刻报销+每刻档案的报销无纸化解决方案，每年将为圣奥节省86万元。

协同打造业务闭环

圣奥集团的财务数字化进阶之路

在进一步落地报销无纸化的同时，圣奥也与众多传统企业一样，面临着一个更大的命题，就是如何进行财务数字化转型。助力财务转型、挖掘数据价值是圣奥对于财务数字化转型的目标，圣奥也将其财务数字化路径划分为三个阶段：

>圣奥财务数字化进程预期实现目标<

从业财一体化到业财融合，圣奥已经成功实现进阶，而从第二阶段提升至第三阶段，圣奥给自己的期限是「两年」，基于在财务领域的深耕，每刻深度融入到圣奥的财务数字化发展路径之中，帮助其实现财务数字化转型的终极目标。

面对后疫情时代的市场环境，财务部作为企业运营的核心部门，需要应新而变、顺势而为，改变传统财务模式，更好地支持企业经营决策。创新之路充满未知，圣奥坦言，与每刻的深度合作也正是看中每刻底层的创新基因。

对于未来，张文文谈及：“ 疫情之后，除了流程变化带来的降本增效，我们更多思考如何通过数字化的连通，来打造业务闭环。例如，档案数据与营销等业务数据进行打通，未来势必为圣奥的数据中台布局添砖加瓦，协同圣奥的业务体系，打造业务闭环 。”

在刻板印象中，传统财务行业是害怕变化的，传统型企业是守旧的。然而，从圣奥的财务数字化转型之路中，我们却看到了传统企业焕发出蓬勃创新的活力。技术创新协同管理创新，这家1991年成立的办公家具龙头企业，正在以财务数字化转型为切入口，加速数字化升级的步伐。

目前，每刻拥有超过200+上市公司及中大型企业客户，如果您想了解更多每刻成功案例以及定制化解决方案，可点击下方获取专属解决方案。