电子发票颠覆传统报销,数字化转型还来得及吗?


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8月31日,宁波市开展电子发票试点工作

9月28日,税务局等十三部门发布通知,明确指出年底前基本实现新办纳税人增值税专用发票电子化

10月9日,国家税务局党委书记王军在会议中强调要有序推进电子发票改革

10月13日,河北省石家庄市开始试点电子专票……

电子发票与企业报销流程紧密联系,涉及到企业费用管理,颠覆传统报销流程:

 

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   传统报销流程   


      传统的纸质发票情况下,员工实际发生费用时,获得发票并保存发票。待出差结束,员工收集整理发票及其他附件,发起报销,按照财务的要求粘贴纸质发票、填写报销申请单。经业务领导审批后,财务人员登录税局增值税发票查验平台查验发票真假,并审核纸质单据的信息完整性和真实性,完成入账和付款操作。

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      传统费用报销流程同样存在纸质发票整理工作量大线下流转速度慢难以采集发票全票面信息等诸多痛点。同时对于员工来说,纸票模式下还会因现场开票难、存储报销难而影响报销全流程的效率及体验:

       1.现场开票难:员工在开具纸质专票时需要手工填写众多相关信息,同时受地域限制,跨地开票操作复杂、麻烦耗时,存在时间滞后性;

       2.存储报销难:纸质载体易丢失毁损,不方便员工保存;实际报销时也需要粘贴、递或邮等线下操作,额外增加员工负担,报销流程效率低、体验感欠佳。


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   费用报销的数字化流程   


       电子发票背景下,员工报销将实现无实物流全线上操作。员工在消费后扫描微信、支付宝等APP生成的二维码,填写抬头信息,即可实现快速开票。实际报销时,以每刻报销的数字化解决方案为例,员工只需要从微信卡包等终端直接调取电子发票,票联系统集成增值税发票综合服务平台自动完成电子专票的验真查重,并无缝对接报账系统,员工简单勾选即可线上提单。报销单经业务领导线上审批、财务智能审核后,单据自动流转至会计核算系统和银企互联系统完成账务处理和报销款支付。


 1   多种发票导入方式

1)对接微信、支付宝等多种发票生态;

2)第三方消费直接导入;

3)  电子发票上传、智能查验;

4)纸质发票ocr智能识别查验;


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 2   智能识票

      发票群拍支持多张发票同时拍照录入,自动提取发票信息,生成报销单。一拍即可,省去手工填写报销单的80%时间。


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 3   智能审核

      审核的”一键化“体现在系统会智能自动地审核发票连号、重复报销、抬头税号等一系列常用财务审核点,对比事先设置的费用政策,超额预警等不可通过的理由直接体现在审核结果中。


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       随着电子发票的出现,费用报销模式发生着跳跃式发展,从最传统的手工报销,到网上报销和移动报销,再到移动智能报销,整个流程正在逐渐地转变为以员工为核心。专票电子化后越来越多的无纸化发票将成为的连接载体在信息系统的支撑下连通开票、查验、审批、审核、入账、报销全流程,最大限度提升报销速度报流程的便捷化、移动化、智能化,为员工提供全新的报销体验。

 

       报销方式的演进,也是企业财务数字化变革的重要组成部分。通过对电子专票全票面信息自动采集和验真查重方面提高了报销流程效率,另一方面也从源头上保障了发票信息的全面、真实、准确,提高了数据的精度,增强发票合规性管理和企业部管理控制,为企业真正实现费用事前预算、事中控制、事后分析的精细化管控提能性,促进企业用报销流程实现数字化转变,为财务利用企业大数据创造价值奠定基础。



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