一张电子发票撬动企业数字化转型:透析电子发票对企业财务转型的影响


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专票电子化之后,不仅仅带来了专票开具、交付、流转的巨大变化,也正在促使企业完成业务流程端到端的打通,充分发挥电子专票的效用。电子发票是“智能云”时代的一个象征,一方面实现业务流程数字化转型,另一方面也促进财务共享中心的变革,财务人员将从大量基础重复的事务性劳动中解放出来。

 

一、从订单到收款流程


1.传统订单收款流程

1)订单签订到验收确认。购销双方签订订单及合同后,企业向客户提供产品或服务,客户验收入库并完成对账;

2)申请开票到交付发票。客户验收确认后,业务人员根据双方约定的付款条件及订单合同内容,向财务提交开票信息。若是信息化水平较弱,通常通过线下完成;

3)收款到记账。企业收到客户回款后完成相应的入账核算工作。

传统流程中,企业所涉及到的成本有:时间成本、人工成本、沟通成本、硬件成本。



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2.数字化订单收款流程

1)开票信息同步企业ERP中的销售订单及合同信息,只需勾选需要开票的订单或合同,发起开票申请。

2)开票信息传递校验后,直连税局电子发票公共服务平台开具电子专票,通过邮箱、微信或短信等线上方式传输给客户。

3)企业接收到银行来款通知后,收款认领平台自动同步银行流水,智能匹配客户、合同、项目等业务信息,完成款项自动化认领。

4)发票信息及款项信息传递至报账系统,自动生成应收报账单,业务领导线上审批,同时结构化的发票信息让智能审核成为可能,无需财务人工检查,系统即可自动根据企业管理要求检查校验,并流转至会计核算系统进行财务处理。


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二、采购到付款流程


1.传统采购付款流程

1)订单下达到开具发票。购货企业向供应商下达订单后,供应商交货,确认结算信息,并开具正确的发票;

2)收到发票到发票验真。企业收到供应商邮寄到的发票后进行扫描签收,采集票面信息,并对接税局增值税发票查验平台查验发票真假;

3)三单匹配到付款。购货企业收到发票后,业务人员发起报账,并由业务人员或财务人员完成订单、入库单、发票三单匹配。之后财务人员审核纸质单据的信息完整性和真实性,并完成入账和付款操作。

 

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2.数字化采购付款流程

1)购货企业下达订单后,即可在供应商协同平台一站式自动完成与供应商间的交易事项(包括自动对账、开具预制发票、接收供应商开具的电子专票、三单匹配等)。

2)待接收到电子专票后,结构化的发票数据传递给进项发票管理系统,无缝对接税局增值税发票综合服务平台完成发票查验。

3)之后应付信息流转至报账系统生成采购报账单,经业务领导线上审批、财务智能审核后,会计核算系统自动入账。同时报账系统将付款信息传递给银行,高效完成资金支付。

云票平台一键化处理


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当电子发票应用在业务财务流程中,不仅解决业务流程上的问题,加速流转速度和效率,其中蕴含的数据价值也对企业的客户分析、供应商分析、经营决策起到辅助测算的作用。


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三、费用报销管理


1.传统报销流程

1)事前管控失效:员工都还在补申请?事前申请的意义到底是什么?

2)报销手续繁杂:大部分的业务还是依赖纸票,大量手工填写。

3)审批流于形式:业务领导难以洞悉业务过程,审批力不从心,靠感觉审批。

4)  审核费时,支付麻烦:人工检查,手工支付,浪费大量财务人力。

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2.数字化报销流程

1)智能识票:一拍即可,识别票面内容、连号、税号等,免去手工填写。

2)智能审核:查验发票,重复报销等智能审核,快速准确。

3)银行多家直联对接,ERP等系统标准化集成,全部流程“一键化”。

4)审批流清晰可见:审批流程可自定义。

5)全链路生态协同:第三方消费导入,免票报销。


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四、会计档案管理


1.传统档案管理

现实的会计档案管理存在一些问题,比如:

1)纸质会计档案打印量大、存储成本高。

2)电子和纸质档案的共存的情况下,如何管理。

3)纸质会计档案容易损坏、丢失、泄密。

4)档案归档、检索、借阅、鉴定效率低,档案共享程度差。

5)档案调阅、日常管理记录不完整或不规范,难追溯。

6)上级单位对下级单位的监管不便。


2.电子档案管理


档案采集自动化

与各大业系统(如ERP、OA、CRM等),各大财务系统(如金蝶、SAP等),各大银行(如中国银行、农业银行、工商银行、建设银行等),税务系统(例如发票认证系统)打通,直接将企业内外部档案数据采集到每刻电子档案系统中,并且建立关联,这样既保障了数据的真实、有效、透明,节省了财务整理采集档案的工作量,也减轻了企业保管档案的成本。


档案生命周期管理

每刻电子档案提供从档案采集、归档、借阅、鉴定、移交、销毁等档案全生命周期管理,既帮助企业全方位管理档案,又符合了国家法律法规。


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发票生态化管理

每刻电子档案提供发票的扫描识别采集,并通过百旺与税总的底账库打通,能够对电子发票进行查重和验真,获取发票的全票面信息,并可以进行发票认证。


报表模块

电子档案系统 天然就是大数据平台,优质的企业档案数据经过长期的沉淀,成为企业不可或缺的资产,每刻电子档案是这份资产的守护者。每刻电子档案现在提供发票、流水等的报表模块,企业管理者可以非常轻松的获取流水、发票的分析数据,如每月流水统计、发票按费用维度、按时间维度的统计,后续会陆续提供自定义报表功能,满足不同企业对数据统计的个性化需求,同时这一切的数据为企业管理者的决策打下坚实的基础,从此告别拍脑袋。


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生态化解决方案

每刻科技旗下的每刻报销多年来专注于企业费控,成为费控行业的头部供应商;每刻云采提供专业完善的企业供应管理、采购管理服务;每刻档案与每刻报销、每刻云采进行类无缝集成,帮助客户打造费控报销、供应采购管理到档案管理的一站式管理流程,形成企业业务流程的生态化解决方案。


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借助专票电子化的东风,企业将有效实现财税层面全业务、全流程的再造,将信息系统的触角向业务前端不断地延伸。而新兴技术也让企业有能力将采集到的诸多数据转化为强大的引擎助推力,助企业从运营、分析、决策、规划等多角度进行布局,数据分析应用能力的优化改进将会把数据的价值最大限度发挥出来,推动财务成为企业的大数据中心和信息中枢。

 




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