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行业首发!从4800 分钟到30分钟,超省事的「商旅月结财务对账方案」来了!

我国企业商旅支出规模有多大?从GBTA(全球商旅协会)提供的一组数据可以窥见:2021年中国商旅支出领跑全球,在2020年商旅支出下降38%的情况下, 2021年中国国内商旅支出增长率高达31.7%,是全球增长率的2倍以上。

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图片来源:携程《2021-2022商旅管理市场白皮书》
尤其是中大型企业,发展业务必需的差旅支出占比不小,然而出差费用要垫付,报销填报麻烦,审核打款慢,这是很多业务人员在差旅报销中常会抱怨的问题。出于成本方面的考虑,为此,不少中大型企业采用了与商旅平台月结的方式,统一结算,从源头解决差旅报销问题。

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以每刻某中大型企业客户为例:该公司与携程商旅平台达成了月结的模式,每月由携程将包含几千个行程的对账单和订单发给财务,财务人员在Excel表中一一进行核对,并与企业内部系统的差旅申请单作比对。收到发票与其对应的几千张行程单后,还需再次将这些纸质行程单与订单表中的信息一一核对……

总的来说,差旅报销中的低效问题是转嫁而并不是消失。如何真正地解决问题?

每刻是为财务而生的数字化解决方案服务商我们既能解决业务端报销效率的问题,我们更能将财务人员从“麻烦”中解脱出来。

在企业差旅业务月结模式下,企业可以选择使用的两种报销方案:无需报销和免票报销(如下图)

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而在这两个方案中,从财务开始介入的月结对账起,每刻能够提供独家的「财务月结对账闭环方案」,助力财务端提效90%。

01 月结对账环节:自动对账,异常标注

4800分钟到30分钟的提效!

例:某大型上市企业A与商旅平台合作采用月结模式结算,A企业每月平均订单量有3000+笔。每月月底商旅平台为A企业提供订单和账单的表单,A企业对账人员收到订单后需要逐一核对,但由于订单量大,而退改签、电话订票、平台折扣活动等情况的出现很可能会引起订单与账单不一致,信息对不上,人工找原因纠错难度不小,为此,每月A企业都需要5个对账员,核对2天才能完成。

而每刻可以非常轻松地解决这个问题,企业可以通过每刻生态平台对接多家商旅平台,在每刻报销平台中,系统自动比对订单与月结账单,没有问题的订单自动通过;同时,系统能够有效筛选异常信息,标注异常明细,不需要人工核对所有信息。

上述案例中的A企业在使用每刻报销后,1个对账人员,30分钟就能核对完成,高效便捷。

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订单与对账单自动比对界面

02 月结分摊环节:一次规则设置,后续分摊无忧!

例:某大型制造业企业B由总公司与商旅平台统一月结,收到账单信息完成核对后,需要将费用分摊到各个子公司向商旅平台发起对公支付,B企业需要分别导出各类差旅费用明细后,在Excel表内再筛选加工补充费用类型、成本中心、部门等字段,再重新匹配财务系统格式进行分摊。

另外,费用分摊时,财务人员还要需要对机票、火车票进行增值税进项税计算抵扣,人工进行价税分离

每刻报销独有的自动月结分摊功能能够支持按承担人、部门、项目等多维度分摊,企业只需在【月结生成费用规则】中配置好相应的分摊规则,后续在每刻系统中就可以让月结费用自动分摊。


月结分摊规则设置界面

同样地,只要预设好进项税抵扣规则,系统也可以实现自动价税分离。

价税分离规则设置界面

03 月结签收环节:扫描、自动比对,签收完成!

例:某设有财务共享中心的大型企业C在与商旅平台完成对账后,要求对方在寄出发票的同时将所有行程单全部寄送,从历史情况来看,该企业月均寄送行程单高达1000张以上,收到行程单的C企业需要再次与订单明细进行比对才能入账,整个过程十分繁琐。

每刻报销独家月结签收功能可以将传统签收流程搬到线上,通过签收扫描仪器,迅速把发票图片识别成标准结构化数据,通过发票影像与流水订单智能比对,省去人工核查,实现高效智能签收。
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就这样,「商旅月结财务对账方案」对财务端的对账、分摊、签收三个环节全部完成了数字升级,实现了差旅业务从出差人员预订到最终结算的全流程数字化,让员工便捷、让企业降本,让财务省事儿。

那么,今天的解决方案就介绍到这里,如果您对该解决方案感兴趣,欢迎点击下方咨询。更多数字财务整体解决方案即将来袭,敬请期待!



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