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【每刻案例精选】云从科技:不用人工翻找凭证原件,审计抽凭0烦恼!

前言:2020年,云从科技上线使用每刻报销+每刻档案,并开始进行在线审计;今年4月,云从科技成功上市,经历了大大小小多次审计,每刻在线审计方案在其中发挥了怎样的作用?在云从科技的财务数字化建设中,又有哪些值得借鉴的点?让我们一起走进今天的在线审计方案标杆客户——国内“AI四小龙”之一「云从科技」。

01 云从科技:“无纸化”程度已达85%,期待全电发票政策的全面落地

云从科技成立于2015年,孵化于中国科学院,是首个同时承建三大国家平台,并参与国家及行业标准制定的人工智能领军企业,也是国家新基建发展的中坚代表,被称为国内“AI四小龙”之一。云从科技先后布局智慧金融、智慧治理、智慧出行及智慧商业等四大业务领域,为全球数亿人次带来智慧、便捷和人性化的AI体验。



经历了几年的数字化建设,现如今的云从科技的财务“无纸化”程度如何?85%的业务资料已经实现电子化,剩下的纸质增值税发票等也将在发票电子化政策全面推行后即将消失。

云从科技共享财务负责人郭彦介绍,每刻档案二期上线后,在云从科技归档这件事儿上,如今只有纸质的增值税发票、火车票等凭证需要另外线下存档,其他所有的文件包括记账凭证、电子发票、银行回单等不用再打印、装订进行纸质归档。

同时,类似业务合同这些文件也不需要云从科技的财务人员扫描、拍照进行影像化。规范好了业务端存档流程,业务人员自行拍照上传合同影像,合同纸质原件由业务部门各自保管,每刻档案能自动抓取每刻报销、财务系统等各系统中的单据数据以及单据所有关联的附件,最终实现全流程的数字化归档。

在这样的财务数字化基础上,云从科技在“在线审计”的落地上也十分顺畅。

02 每刻在线审计方案:不用翻找档案室,审计抽凭也不再痛苦!

在上线每刻档案之前,云从科技平均每月产生报销单4000+张,发票20000+张,其中电子发票占了三分之二,一年下来,单据、发票数量十分庞大,这也让以往的外审过程十分痛苦。云从科技的财务人员光是准备资料就需要半个多月,从销售订单到凭证都专门需要一个人去整理收集,凭证抽审的数量过多,不仅要不断翻找凭证,还要一张张复印出来入底稿,这中间还少不了反复沟通补充资料,令人崩溃的传统审计流程就这样持续了多年。

2020年,云从科技开始上线使用每刻档案,每刻在线审计解决方案让凭证抽审不再是一件痛苦的事。依托每刻独家的MDM(Multidimensional Drill-down Model)多重穿透模型,云从科技可以自动实现不同类型凭证的智能关联,提供多种凭证的多层穿透查看,实现记账凭证—发票—银行回单—业务凭证-自定义单据等多维度的组合穿透。

MDM(Multidimensional Drill-down Model)多重穿透模型

这样,云从科技只需为外审人员开通临时借阅权限账号,在审计人员进行抽凭时对借阅人进行临时赋权,只需输入需要查询的凭证号,就可以自行查阅凭证上下游所有包括发票、银行回单等关联原始凭证。而且,在此次审计完成后,每刻档案能够自动收回权限,记录留痕可供查看。

这对云从科技财务人员来说,无疑是大大地松了一口气。郭总在一次直播中说道:

用每刻在线审计的时候,就先不说对方效率的问题了,我们自己用起来就很方便,不用时不时地被‘打扰’去配合他们抽凭,直接给审计人员一个账号去查阅他们需要的所有原件,不用我们的财务人员配合太多,也不用反复沟通补充资料。

对于目前仍有部分发票无法电子化,如果审计人员需要查看纸质原件时如何快速提供资料呢?每刻档案的纸电关联索引能够快速找到对应的纸质档案归档位置,即电子归档=实体归档,实体移位=电子移位,线上线下信息同步化。

如今,财务数字化程度能够让云从科技实现业财的融合,也打破了地域、组织的限制。财务部门不需要去在分子公司当地设置财务岗位,也不会因为组织的新增而导致财务人员人手不足,财务部门的重心转移到赋能前端业务,帮助业务端规范、提效。

谈及云从科技数字化建设过程中的感受,郭总认为有一点非常重要:财务人员不能只是张口要。

财务需要深入理解业务,需要自己先把业务逻辑理顺,如果只会给别人提需求,却又无法搞清楚为什么要实现这个需求,这个功能背后的逻辑是什么。如果只是张口要,这不仅增加了沟通成本,也会在财务数字化的过程中走很多弯路、踩不少的坑。

今天云从科技的客户案例就介绍到这里,如果您对详细的解决方案感兴趣,欢迎咨询。



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