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【每刻产品说】纸质档案再见!每刻独家首创MDM多重穿透模型全曝光!

前不久,每刻推出了新一代智能在线审计方案(点击查看),该方案通过每刻档案,覆盖审计多场景,贯穿审计全流程,能让审计不再受时间、地点的限制,摆脱无休止的审计出差,消灭翻不完的纸质档案,真正解放审计和财务的双手。

而该方案行之有效的关键,就在于每刻档案独家首创的MDM(Multidimensional Drill-down Model)多重穿透模型的运用。

什么是MDM多重穿透模型呢?它是基于档案系统上预先构筑的关联关系,实现记账凭证与原始凭证之间的弹性穿透查询。换句话说,就是用户可从任一单据作为第一节点,回溯该业务流上关联的全部单据,不用多系统跳转,无需输入各种号码查询,档案系统一键搞定。

事实上,MDM多重穿透模型的运用也不仅仅局限于在线审计这一个业务场景。

打印粘贴装订统统消灭,运用MDM模型智能成册

传统档案的整理工作烦杂又机械重复,就拿报销业务来说,报销人拿到电子发票后将其打印出来,并将电子发票的纸质打印件粘贴在报销单后交给财务,财务人员收到后,进行发票查验、核对、审批,付款后再登录网银系统或者定期去银行打印回单,附在记账凭证后面一并保存,最后,每月批量地将凭证整理装订再搬运存放在档案柜内。

这样的业务流程在传统“以纸为媒”的时代无可指摘,但随着全电发票和国家无纸化办公的推广,档案正在走向“以电为主,以纸为辅”的过渡阶段,这个阶段会进行“电子无纸化、纸质电子化”,未来也将完全走向“无纸化”。

每刻档案MDM模型如何解决?

每刻档案依托丰富的外部生态和强大的集成能力,可对接多来源异构系统,将电子发票、凭证、报销单据、电子银行回单等会计资料通过系统接口直接归集,也支持OCR扫描或手工上传导入。

各类单据会按照类别在档案系统中分模块存储,并根据多项字段比对实现互相之间的关联关系建立,这项每刻首创的“分类存储,智能关联”模式,减少了大量的凭证匹配工作,重构了会计资料归档流程,提升财务工作效率,满足企业真正实现全流程无纸化办公。在新的作业模式下,企业可缩减手工操作90%以上,对于月凭证量万份以上企业,每年可节省百万成本。

集成能力下的智能关联模式是电子档案硬实力

不用翻箱倒柜找凭证,运用MDM模型在线审计

解决凭证抽审问题

传统的纸质档案需要财务和审计人员深入档案室,在海量的档案中逐张翻找到对应的记账凭证和原始凭证,再进行逐笔检查,确认其合规性及完整性,需要耗费大量的时间与精力。举个例子:

Y公司作为港股上市公司,每年两次外部审计,不定期多次研发费用专项审计、税务审计等。

Y公司每年产生记账凭证40万张,银行回单18万张,进项发票8万余,各类业务单4万余份,其纸质单据分布在各个相关部门和库房,电子单据部分保存在财务系统、各业务系统还有电脑文件夹中,目前专职做匹配装订工作的就有5人。

而每次审计,财务经理后面就会站着一群人询问各种资料,派人去各部门调用,相当耗时。

每刻档案MDM模型如何解决?

每刻档案的上线帮助Y公司建立在线审计能力,可以在档案系统中搜索任一凭证,并直接查看该凭证所有入账附件;记账凭证附件完整与否,可通过系统预先设置的完整性检查功能判断,并给出检查结果,检查不完整会发出提示,可提前准备好待审计,降低审计风险。

Y集团采用为审计人员开通档案系统权限的方式,审计人员直接登入档案系统自行查询,财务人员无需陪同,审计也非常轻松方便,审计效率极大提升,节约企业大量人力资源。

解决穿行测试问题

审计人员为了解被审计单位业务流程及其相关控制时,会要求企业进行穿行测试,需要检查业务从头到尾的执行情况,多采用顺查法,以确认内控的完整性、准确性及执行情况。

例如,在应对「物料采购—进口报关进出仓—生产的使用货物出口报关—外汇核销出口退税」整套业务流程的穿行测试时,审计人员以记账凭证为开始,加工贸易企业使用的生产工单、BOM、采购单、收发货单、进仓单、入仓单、结案单、外汇水单、报关单、发票等关联证据都需追溯。

而穿行测试往往涉及多个部门(如采购、财务、人力等)跨部门的沟通协调,会造成大量时间、人力资源的浪费。

每刻档案MDM模型如何解决?

每刻档案“关系网”,以记账凭证为核心,可探查其关联的全部附件,支持多维下钻,最终形成网状结构的关系图,并可查看网中任一单据,审计“全套资料”直接查看。

MDM(Multidimensional Drill-down Model)多重穿透模型 

同时支持一键导出,凭证及其附件可合并一份PDF,方便财务人员下载保存并线下发送给审计人员,也可将多份凭证和附件打包导出下载,所有导出记录在系统中留痕,最终审计结果可以附件形式添加进凭证中,保证审计资料完整性。

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顺利度过“纸电混合”阶段,运用MDM模型查询调取

线上查询

每刻档案提供多种档案调阅模式,支持在企业内全面推行电子化查阅。支持仅对归档数据在线查询,也支持对档案系统全数据统一入口查询。

支持管理员自主配备不同查阅权限,对不同员工分别授权。可灵活区分是否允许下载、是否附带用途章、水印等安全管理。

MDM模型支持业务全链条查询,可从任一节点进入,调取该链条上全部单据。比如:查询银行流水号,可检索到回单,再直接进入回单关联的记账凭证、付款单。

线下调取

因目前仍处在“纸电混合”阶段,企业必然有部分单据仍需要纸质线下归档。如何能够利用档案系统对这些纸档同步管理,能够快速区分该电子单据是否有纸质单据,或是需要查找到其对应位置?比如:因投标需要调取某财务报表,财务人员需要判断该报表是否有纸质件,如有需要找到其位置取出。

每刻档案首发「纸电双轨」方案,立卷时可对纸电进行分类,其中纸档在入库上架期间即可记录位置写入电子档案,纸电位置关联,可通过档案系统直接查询,方便快速定位。

就让MDM多重穿透模型解决您企业纸质档案管理的烦恼吧!点击下方获取解决方案~




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