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都说财务怕年终?这3招让你年末工作事半功倍!

年末,可以说是财务一年之中最忙碌的时候,预算编制、账务排查、关账、制表、审计准备等一系列工作接踵而至,最怕的就是忙中出错又节外生枝。

“对方说开不了专票,普票行吗”“这笔费用发票还没到,能不能先报了,要不然明年没预算了”“能不能给查一下我们部门预算的使用情况,余下的能转到明年用吗”……

都说财务最怕年终,今天每刻就来给大家支3招,事半功倍,减轻年终工作负担。

01 集中报销压力大,跨年发票要规避

为了避免已经发生的费用跨年列支,年末财务部门一般都需要催发票或者报销,当本年报销截止日期一同步,报销单蜂拥而至,处理单据的工作量瞬间暴增。除了超负荷的工作量,财务部门最想杜绝的就是跨年发票,毕竟可能涉及到纳税调整等税务问题,并不希望问题复杂化。

但其实报销集中,发票报销跨年的问题很多情况下也是企业内部报销管控不到位所造成的,为了规避风险并减轻负荷,企业可以借助数字化工具可以对逾期报销进行制度化管理,还要定期清查未到票业务,并及时开展催收工作。

▶️报销时效日常管控,分散年末工作压力

每刻报销可以让逾期报销管理制度很好地落地。员工提交单据时,在系统中设置如15天、30天等类似等级的报销期限考核,如果员工超过一定天数才报销,就可能触发报销扣款联动。逾期报销考核机制能够促使员工及时报销,财务部门也能每个月及时获取员工的费用信息,还能通过后台上传的数据进行差旅费预估,更好地管理成本费用,防范出现费用跨期等问题。

同时,在财务审核单据时,每刻的智能审核模块内置「发票超期校验」、「发票跨年校验」等票据合规性开关,还可叠加员工信用分管控,来达到提升员工报销效率,降低财务审核工作量的目的。

02 年末预算编制,还是要用事实数据说话

年末预算编制时,财务人员需要为各个业务部门提供负责具体全面预算管理的实施,测算预算目标,初审、汇总和平衡预算草案,控制、考核、分析各部门预算执行情况,提出修订预算建议,协调并处理预算管理中的问题。这样一个“讨价还价”的过程当然也要有据可依,这也要求财务部门在平时也要实时监督预算的执行情况。

但部分企业预算执行管控能力弱,费用预算管理的基础数据不足,无法对次年预算编制起到支撑与参照作用,进而影响预算的编制准确性,导致次年预算执行过程中,可能出现预算的经费不足以维持项目正常运转,使项目难以顺利按计划执行,最终造成经费超支。

▶️费用情况一目了然,次年预算编制有依据

就比如说,差旅预算管控。每刻BI能实现从预订申请到差旅报销的全流程预算数据连通与透明化,让财务和管理者完整清晰的了解差旅开支情况。支持一键获取全年及历年的费用数据,使得各个部门及类目的费用一目了然,还可有针对性的进行数据下钻查询。同时,记录全量员工的报销行为的结构化数据,让企业每一分钱都“有迹可循”,助力管理者根据员工差旅相关数据,及时发现企业预算执行环节存在的问题,从而及时调整差旅政策的细则。

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03 年末往来对账,人工对账对到火起

许多企业尤其是制造型企业,年底除了和客户对账,也需要与供应商对账。但很多企业并不是在材料入库时就能取得发票,也不会马上付款,周期较长,因此对账非常重要。但如果平时没有对账,年末与供应商进行对账结算时,会比较麻烦。

按年结算的对账周期,企业年底的对账数据早已堆积如山,财务同事需要从成千上万的对账明细中去逐一进行核对,一旦出错,就会出现账目不一致的情况,而为了去查明原因,核对出正确的数据,又要与采购同事以及供应商反复沟通,耗费了双方大量的时间与精力,效率十分低下。与此同时,对于供应商来说,与企业对账的时间越长,后续开票、付款效率也会受到影响,导致供应商自身回款的周期变长,影响年末资金回转。

▶️与供应商的对账,协同高效率

每刻云票提供线上协同对账解决方案,可同步上游系统的入库单或订单数据,将对账结算单通过协同平台推送,供应商在每刻协同平台确认结算明细数据,与供应商进行在线对账,结算不出错,提升对账效率,实现购销双方信息共享。

同时每刻云票也支持多种特殊的对账场景,不仅可以实现在线批量对账、分次对账,对账折扣等,对于不愿意参与线上协同的供应商,系统可自动发送对账邮件,减少人工沟通,还可以将供应商的对账明细通过Excel格式导入,让系统自动进行勾选对账,财务人员操作大幅简化。

▶️与客户对账,应收及时结算

同时,与客户对账时,每刻云票销项对账模块支持设置灵活的业务对账规则,根据设置规则自动进行数据的匹配,以及对账差异项的比对,以便于适应不同的业务场景,让财务对账高效省心。与此同时,每刻云票支持对于对账无误的业务数据,进行开票处理流程,发票智能拆分合并预览,在线直连开票,实现全流程线上化、数字化管理,让企业应收能够及时结算,加速核心企业年底资金回笼,提高了资金的流动性。

如您企业在实际业务中也遇到了上述相关问题,欢迎点击下方获取专属解决方案


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