第一，确保档案的完整性和准确性。电子会计档案管理系统能够帮助企业建立完整的会计档案库，确保每个档案的记录完备。通过设定权限和审计机制，系统能够保证档案的准确性，防止档案被篡改或丢失。

第二，提高档案的检索和共享效率。传统的纸质档案需要花费大量时间和精力进行检索，而电子会计档案管理系统则能够通过关键词、时间范围等条件进行快速检索，大大提高了档案的查找效率。同时，系统也支持多人同时访问和共享档案，便于不同部门之间的信息沟通和协作。

第三，加强档案的安全性和备份机制。电子会计档案管理系统具备安全性高的特点，能够通过密码、加密等手段保护档案的安全。此外，系统还提供了自动备份和灾备机制，确保档案数据的安全和可靠性。

第四，优化会计档案的工作流程。电子会计档案管理系统能够自动化处理一些繁琐的操作，如档案的归档、分类和存储，极大地减轻了会计人员的工作负担。同时，系统还提供了审批流程和提醒功能，确保会计档案的处理按照规定的流程进行。

综上所述，电子会计档案管理系统在优化会计档案管理方面具有重要作用。它能够提高会计档案的管理效率和准确性，减少人为错误，并加强档案的安全性和可靠性。企业应根据自身需求选择合适的电子会计档案管理系统，并合理利用系统提供的功能，优化会计工作流程，提升整体管理水平。