数字化时代，费用管理何去何从？

多年来，企业通过纸、Excel电子表格和电子邮件的原始组合来管理员工开支。但这种过时的做法已不再奏效。事实上，传统的费用管理对企业来说是一个负担，也是一个危险。

那是因为：

●它消耗了太多人的宝贵时间。

●它不能充分保护企业，免遭浪费、错误和欺诈。

●它无法精确地把费用核算到项目、业务单元、地点等。

●它限制了管理者制定节省成本决策的能力。

●它让报销很慢。

所有这些结果都不利于企业。

因此，财务领导者应该强烈考虑转向一个可配置的、基于云的费用管理平台，来简化工作流程、执行报销政策，并为有需要的人提供准确、完整和最新的费用数据。

现实检验：2018＝1988＋30

费用管理变革只待东风

自上世纪80年代末台式机上的电子表格首次进入市场以来，大多数企业都没有实现其费用管理流程的实质性现代化。

然而，商业环境在此后的三年里发生了巨大的变化。

与费用管理相关的新条件包括：

▍知识型员工的时间和产出压力愈演愈烈

由于数字化技术导致的裁员、加快上市的时间压力、以及提高生产率的预期，正迫使知识型工作者在更短的时间内完成更多的工作。

在哈佛商学院的Leslie Perlow称之为“时间饥荒”之前，人们做费用管理时只是稍微感到一些不便利。

如今，个人和企业对这样低价值的例行公事的容忍度渐趋于零。

员工不能忍受每月将宝贵的时间用于汇总费用报告。管理者在月底也没有时间来审核并批准那些报告。财务人员没有时间手动分析和分配费用，尤其是随着费用和复杂性的持续增长。

▍人员的高度移动性和分散性

基于电子表格的费用管理可以追溯到人们与办公室的关系更加紧密的时候。这样他们就可以很容易地分享电子表格并把收据发送到会计。他们也可以很容易地向边上办公室里的主管或同事咨询现行的费用政策。

如今，员工移动性很强。他们可以在家或灵活的办公空间工作。如今的大部分劳动力甚至不是全职雇员。相反，他们是承包商和“GIG”工人，他们甚至很少来办公室。然而，他们仍然必须迅速上报他们的合法开支。

▍扩张、更加多变和日益复杂的费用管理要求

费用管理过去相当简单。员工需要报销他们垫付的差旅费、娱乐费和其他零星开支。因此，他们提交了他们的收据，以及标注与每个费用相关的客户或项目即可。

如今，费用管理的挑战更有难度。一方面，费用总量和类型上都有所增加。例如，航空旅行的增长超过了通货膨胀的三倍。雇员也会提交更多不同类型的费用，例如他们独立地订阅与工作相关的在线服务，在他们的私人电话上收取漫游费用，或者以前所未有的方式安排其个人资金。

此外，在如今高度动态的商业环境中，随着项目时间表被压缩，企业重组更频繁，客户不断合并或获得，费用科目变化更快。

财务部门现在需要对日益增长的支出洞见更深入。

谁在消费什么？为什么？哪些支出异常高或冗余？低支出者是否在做正确的事情？这些问题只有在费用被完全准确地记录的情况下才能得到回答。

简单地说，2018年不再是1998年。2028也不会像2018。因此，每个组织必须对其费用管理进行变革。

下一代费用管理

那么下一代的费用管理会是什么样子呢？财务领导者希望洞察即时支出，并消除费用管理流程中的摩擦，应该寻找哪些特定的属性呢？

虽然解决方案可能在细节上有所不同，但三个属性是最关键的：

▍基于云计算

基于云的费用管理比基于电子表格的方法提供了多个优点。首先，它替代多个电子表格和电子邮件附件，使用一个单一的、集中式的数据库存储所有与费用相关的数据和文档。

另一方面，基于云的解决方案天然就是移动的。报销人、业务主管和会计人员可以随时随地登录，并随时开展工作。基于云的软件也消除了对资金的巨大投入，同时保持每月使用成本与实际使用量保持一致。

▍丰富的业务逻辑和基于规则的工作流

下一代费用管理解决方案可以让会计直接在系统中建立政策和流程。因此，会计人员无需手工检查电子表格以验证和审核报销人的输入，系统会自动化处理。

如果某个月或某个客户的机票支出超过规定的限额，或者如果与费用相关的项目代码输入不正确，系统还可以立即提醒报销人。智能系统还可生成告警、报表和仪表盘，让所有相关人员都可以直观地看到与之相关的事件、趋势、政策和问题。

▍高度直观和可配置

尽管其复杂的特性，下一代费用管理解决方案必须是用户友好的。它可观的长期效益，使得在前期投入适当的培训和引导是值得的，但是该系统必须是直观易用的。

理想情况下，系统还应该使会计团队能够根据需要随时修改政策、工作流、费用代码和其他系统参数。一个系统，太“脆弱”或者难以维护必然无法跟上业务加速转型的步伐。

为什么新的费用管理重要

会计团队不更新他们的费用管理系统，只是因为他们暂时还没有这样做。但是他们应该要做，是因为业务的重大变化和工作内容的性质，使得现代化的费用管理具有无可比拟的好处。

相关的好处主要有以下三个方面：

▍随时随地提交

报销人可以随时随地更加方便地提交费用和相关文件。

当他们输入的数据有误、超出费用政策、不小心重复报销时，他们将得到即时的反馈，而无需等待数周后却发现他们需要重新提交报销单。

▍更友好的使用体验

下一代的费用管理也比过时的电子表格和文件系统更加友好，因为它允许所有人通过登录授权体系进行使用。

一个足够智能系统将能自动分配费用到对的客户和项目，并基于协议条款使用具体的政策。

▍更快速更可靠

也许最重要的是，下一代的费用管理系统的自动化工作流程使报销人的报销可以更加快速和可靠。

只要合适的话，报销人也可以更频繁地报销。

▍更高效更全面

企业管理者通过一个屏幕就可以简单地点击“是”或“否”的进行费用审批，无论是从他们的台式机、笔记本电脑、平板电脑或手机，只要他们有几分钟的便利时间用于审核。

他们还可以通过任何相关参数轻松地查看当前支出。他们甚至可以获得适当的权限来修改项目或客户的费用政策。

所有的这些，都使得报销审批和控制变得快速、简单和方便。

更多的人从中获利

这对于时间宝贵的管理者来说，这是巨大的好处。

下一代的费用管理可以最小化团队用于费用报销的时间——特别在月底的繁忙时间，帮助企业管理者更好地完成他们的业务目标。

会计团队也同时受益，可以直接拿到报销人根据相关政策进行及时地、准确地、全面填写的报销单。他们不催促迟交的人或浪费时间来解释已经在系统中编档的政策，可以处理更大量和复杂的费用，而无需增加员工或加班加点。

基于强大的云管理费用，决策者获得对费用产生的前所未有的洞察力，找到哪里可以降低成本。

在芝加哥的旅馆花费太多？也许是时候租用一个公司公寓并获得一笔退税。在达拉斯汽车租赁支出飞涨，是因为技术支持一直需要帮助那里的客户吗？这些数字可能表明专用的车辆会省钱。

下一代一费用管理系统通过在一个良好构建的数据库中检验和统一存放数据，使得将费用概况集成到会计系统更加容易。这确保了费用合理地分配用于损益表、税务申报和其他需求。

现在，数字技术使我们能够准确和自动地量化每一样东西，无论是汽车里程，还是我们每天花在办公室供暖上。因此没有理由让T&E和其他支出落后于这些指标，特别是当公司每年仅仅因为费用欺诈就损失数万时。

幸运的是，下一代费用管理使会计团队能够减少欺诈和浪费，同时节约了整个组织的时间和内耗。

这就是为什么现在要把Excel放在一边来实实施适合2018年及以后的费用管理系统的理由。

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