从传统共享到现代共享3.0-欧普照明财务共享中心变形记

欧普照明,是每刻用户中财务信息化程度「最」高的客户之一,也是财务中心建设的「最」完整和「最」先进的客户之一。本篇文章我们采访了欧普照明共享财务中心负责人Helen,访谈了5个小时,每刻花费了5天整理,这可能凝聚了欧普5年来的财务探索心得,花费5分钟看完,可能会影响你之后的5年财务规划


1.jpg


2.jpg


3.jpg


4.png


5.jpg


6.jpg



辑器”提供技术支持


为什么要优化财务共享体系?


欧普照明财务中心负责人Helen为我们描述了几个场景:

●欧普照明财务共享中心多年发展下来,费用会计从5个人,变成了1.5个人,却足以支撑日益庞大的业务规模。「想知道剩下的1.5人的主要工作是什么?可以点击文末的获取专属解决方案按钮询问每刻哦~」

●欧普照明新疆的员工上了火车,提交了火车票报销单据,人还未下火车,火车票还在身边,报销款已经到账

●欧普照明总员工数6000+人,财务部人数100人,共享中心38人,财务人员比例不足1.7%

●13年欧普照明销售业绩33.9亿元——18年欧普照明销售业绩80.04亿元,销售额为原先的236%,但财务共享的人数没有增加过,且加班明显变少,团队十分稳定。

●以前很多业务人员觉得欧普的财务像“警察”,现在的财务更像一个“伙伴”,一个“服务者”。

●有一个员工休产假去了,但是有一笔大额运输发票忘记核销,凭借临到期发票预警提醒机制,财务部第一个发现了这个问题,及时联系业务部门完成了核销。

●财务共享中心的好处就是可以让你跳出业务,回归业务。只有我们跳出了财务,更加全局观的感觉去看财务,这样才会有更好的成长


超链接2.jpeg


本文由“壹伴编辑器”提供技术支持

什么是财务共享中心?


财务共享中心,是指将财务管理工作中的财务核算、资金管理等集中管理,实现财务核算与财务结算的流程化与规模化,从而提高财务管理效率,降低企业成本,被视为财务的“工业化革命”,是财务不断标准化、专业化、流程化、信息化和智能化的过程。它与财务单纯的集中核算有着本质的区别,财务共享中心涉及到各项业务流程的再造优化,而集中核算仅仅只是把子公司的核算人员集中起来办公处理核算业务,从发展路径来看,财务集中核算为财务共享中心奠定了坚实的基础。


7.jpg

 

常见的财务共享服务中心通常设立在集团财务部,承担了企业或集团内部大多数分子公司、分支机构的财务基础业务,业务范围集中于发生频繁且易标准化的财务核算流程,包括费用报销、采购到付款、订单到收款、存货到成本、固定资产核算、总账到报表、会计档案管理,以及资金结算、发票管理、纳税申报等财务流程,在此基础上逐步从核算共享向资金共享、税务共享一体化方向发展。财务共享服务的业务标准化程度高、运营管理体系规范,期望能够让财务从事更高价值的工作,让财务掌握数据分析能力,为企业带来更高的价值


8.png



本文由“壹伴编辑器”提供技术支持

1.0-3.0 欧普费用共享变形记



欧普照明财务共享中心1.0时代


2012-2014,职能集中、框架搭建



8.jpg


2012年1.0时代,刚刚开始接触共享的Helen对于共享中心这个概念只有理论的理解,并无实践,十分忐忑。作为会计出身的Helen接下了财务共享中心的建设指令。前期参观了许多大型机构的财务共享中心的交流会、研讨会如中兴通讯、三一重工、海尔等等,并学习了很多课程。Helen发现财务共享中心虽然大框相似,但是却又不尽相同。许多的细节部分需要根据企业的自身情况进行搭建。所以欧普照明财务共享中心的第一个三年规划,主要在于集中、搭建,先把整体的框架搭建出来,把流程全部都打通


欧普照明在一开始搭建的时候,先从账务集中处理切入。因为在搭建财务共享中心的过程中,是不能影响到正常的业务走向的。Helen开始研究整体的业务逻辑与规则,将后端前端的规则都捋顺,将业务都打通。然后再接入结算和税务,总的来说就是先账、再钱税,整个过程一共花了3年左右的时间。至2014年年底,第一阶段的欧普共享中心搭建完成了,这是Helen的第一个三年规划。


根据2018亚太市场共享服务领域现状与趋势的大型调查数据表明,在财务共享建立的初期,被调查者普遍认为“低价值业务处理过多”是当前共享服务中心面临的主要困扰,同时“泛IT技术投入不足”也制约着共享服务中心的精益化发展,这个时候,一个智能的费控系统、IT、人工智能的加入变得必不可少。


9.jpg

欧普照明财务共享中心2.0时代(每刻报销开始加入)


2015-2018,业务统筹、智能化、无纸化、数据体系、信用体系

应收会计+应付会计+日常费用会计+专项费用会计+总账+结算




10.jpg


2015年,Helen经过共享中心1.0时代的摸索跟实践后,建立了对共享实践的信心。1.0时代,欧普照明对财务共享中心的理解是,共享中心仅仅只是把账放在一起核算,把财务集中在一起,这也和绝大部分人的理解是一样的。2015年,2.0时代的欧普财务共享中心反观之前,认为那样的理解是十分浅薄的,欧普照明站在更加宏观的角度开始思考2.0财务共享中心的建设。


2.0欧普财务共享中心接到的任务是增加与成本相关的板块以及对账的板块等等,不增设岗位。于是Helen开始梳理整体的框架,梳理业务逻辑。碰巧当时信息化正兴,欧普照明开始构建共享财务中心2.0。1.0与2.0的关键转变点在于IT与财务的融合以及数据的注入,除了财务和IT之外,共享还要考虑到组织行为学、工程学、运筹学和数据学。欧普照明在这个阶段选择了每刻报销,双方共同开启智能财务中心的建设。


超链接3.jpeg

供应商打通:欧普照明开始使用系统来与供应商进行打通,这样子可以做到自动付款。只要业务逻辑符合初设逻辑,供应商发货到入库后,可以做到自动付款。欧普照明从原先的400家供应商到后来的1000家供应商,通过信息化手段和财务共享中心的架构属性复制了相同的模式,即使数量增加了,效率和耗时仍然是不变的。


凭证电子化:欧普照明2.0财务共享服务中心采用了电子化档案存储,依据14年发布的会计法规,会计凭证可以电子化,无需打印,电子化的出现,更进一步加快了欧普的财务效率。审计十分认可该做法,现在来财务共享中心都不需要费时费力查找大量纸质文档,电子档案传输无需复印,省时省力且环保。


财务+IT:IT的迸发需求是在16年营改增之后,整个行业、整个经济都在发展,国家在推动电算化的发展。在营改增之后,通过计算机技术很多断裂的面都链接起来了。未来财务做IT,IT做财务,是完全有可能的,将财务注入IT的元素,是未来的发展趋势。


影像化:影像化对于财务共享中心来说,是必备的一块,15年之后,欧普照明将各种业务归到财务共享中心,开始了影像化的建设。上完影像后,相当于各个点打通了,不同的业务点可以直接传输。相当于将财务这个串联的产品变成一个并联的产品。以前很难评估每个人的审核快慢,现在可以轻松识别每个人的数据。


信用体系+0容忍原则:欧普在共享中心2.0中加入了信用体系的逻辑,运用每刻报销的信用体系,根据员工的报销规范进行报销信用分加减,高信用分的A类员工可以在纸质票据未到达的情况下,凭借影像数据完成审核,提前支付报销款。这也是为什么之前描述了新疆员工还没下火车,报销款就已经到账的报销场景可以实现。欧普照明认为:信用的本质还是在于管理,欧普照明的管理从命令式的管理,变成了引导式的管理。但是还是坚持0容忍原则,后期排查如若发现虚假报销,会进行严惩。


差旅政策改革:之前欧普照明在差旅费的审核上花费了很多的心血,但整体效果未达成预期。在欧普照明财务共享中心2.0的信用时代,欧普照明开始思考审核差旅费的意义在什么地方?假如花费5个会计,一年工资50w,去审核,能审核到节省50w吗?员工会满意吗?为何不把服务往前做,先制定差旅规则,引导员工正确行为,加之信用体系管控。这样的差旅政策架构更加人性化,财务节省审核时间,员工的满意度也大幅度提高。


跳出规则、寻找逻辑:2.0时代的欧普照明认为,成本会计就应该去车间去看看业务,看下不同的业务是怎么来的,是如何运作的,成本在哪里?如何节省成本?而不是对着账面去找寻成本管控的办法。总账更需要有大局观,而不是仅仅做总账。欧普照明财务共享中心的2.0的建立逻辑规则就是如此。


欧普照明财务共享中心3.0时代(每刻持续助力)


2019-2020,管理增效、组织结构调整优化、重心转移到服务部分

应收会计+应付会计+日常费用会计+专项费用会计+内控分析+总账+结算



11.jpg



2019是欧普照明财务共享中心进入3.0的标志,为什么要进入3.0的建设时代。因为欧普照明财务共享中心在2.0时代已经将效率这件事情做到“极致”了,虽然不是“最”快,但是单纯的效率方面的投入的边际收益已经很低了,这时候跳出效率,反观2.0,发现财务共享中心,最终还是要回到服务层面来。


管理增效:在3.0时代,也就是未来的几年内,Helen希望财务共享中心能做的是管理增效,将管理的颗粒度细化、结构化、搭建规则。举例来说:如果员工A提交了出差申请,目的地为南京,但是出差过程中IP地址却检测出该员工的电脑在北京打开了,这就产生了冲突,而财务共享中心可以自动识别、自动规避虚假报销等等。


审核机器人,5个费用会计变成1.5个费用会计:以前费用会计会花费大部分时间在审核单据上,比如200是不是200这种基础的比对。但如果这么计算,如若企业出差的差旅票据为10000张住宿发票,20000张其余票据,需要花费5个人在审核这件事情上。欧普照明使用了每刻的审核机器人,智能识票,员工拍照即可对发票进行查重验真,提取关键信息。人工智能代替了这些机械工作,电话费超标?抬头错误?发票真假?机器都可以轻松识别,以前采取信用抽审都需要5个人的岗位,现在仅需1.5人即可。「想知道剩下的1.5人的主要工作是什么?可以点击文末的获取专属解决方案按钮询问每刻哦~」


更深层次的数据化:欧普照明一直以来的战略目标,都将数据化放在至高的战略地位,未来是数据的王国,3.0时代希望将数据化的程度做深,从让数据会说话到让数据会思考,Helen打趣道“你做数据化什么时候把自己的工作干没了,你就数据化成功了。”


时间量化、管理升级:在财务共享中心,数据提供了时间测量,时间量化了,组织结构更加灵活了,但是对于组织的管理性的要求更高了,要根据实时的变化调整组织架构,形成动态的组织架构管理。


部分外包:3.0的财务共享中心的主要职能应该往服务转型,所以部分财务的工作能外包的肯定会选择外包,比如说代账、财税方面的咨询、结算等等,外包这个点可能是今后财务发展的一个方向。


运营平台:欧普共享3.0时代欧普财务共享中心想要搭建一个运营平台,平台的概念就相当于将所有的业务数据,无论什么系统进来的,都先导入到运营平台,然后再进行传输,就像共享门户一样。因为端到端的效率是最高的、时间最快。之前欧普没有在做门户的概念,而是切开不同的业务,主做业务段。但是从未来发展的角度来看,门户的存在还是需要的,也会成为欧普照明3.0的一大工作重点之一。


超链接3.jpeg



本文由“壹伴编辑器”提供技术支持

欧普x每刻 
建立更智能的财务共享


欧普照明一开始选择每刻,是因为每刻与其财务理念是相同的。每刻是互联网时代下财务+IT的完美结合,且通过打通第三方平台使得每刻可以获取报销事前、事中、事后的原始数据,利于分析报销行为,符合欧普照明的需求。

IT技术,是财务共享中心必不可少的中坚技术。根据2018亚太市场共享服务领域现状与趋势的大型调查显示:时下最热门的SaaS云应用、电子发票、大数据和人工智能等关键IT技术变化带给自身业务的冲击力打分排名如下:


12.jpg


每刻作为国内首家将人工智能应用于报销领域的SaaS厂商,与欧普共同建设其财务共享中心的智能化发展,以下是欧普照明对于财务共享中心的更细节化的思考以及每刻在其中的应用。


●组合式设计理念:欧普照明认为每刻设计理念很好,是组合式的,而不是编织式的。每刻把财务的各种细节拆开,再组合,这样一来灵活性很好,可以适用于不同的组织架构不同的业务场景。


数据流通、财务数据化转型:财务的数据一旦加入人的加工和理解,就会变得不客观,每刻报销将所有的数据从源头抓取,打通全链路,把数据“打碎”了再“整合”,更加直观与客观。如果不打通底层数据的财务数据化转型,是做不到真正的数据化转型的。在欧普已经有了大量的数据基础上,财务共享中心需要做的,是将这些底层数据全部打通,整合,再利用。


信用体系:每刻x欧普搭建了欧普信用体系,系统会根据员工报销行为规范程度增减相应的报销信用分,对信用分高的员工仅进行财务抽审,提升审核效率。对信用分低的员工进行财务详审,严查不合规费用。在具体信用体系的依托下,欧普照明财务审核效率大大提升,新疆的员工还未下火车就收到了车票报销款,5个费用会计变成1.5个等等。


私车公用:每刻报销的私车公用功能比原先欧普照明自己搭建的私车公用功能有了更进一步的提升,可以记录员工私车公用的过程路径,还可以发现是否有修改。


智能识票:一键拍照即可同时识别多张不同类型的发票,系统直接提取发票中的关键信息,自动生成费用。并且自动对发票进行真伪查验,避免假发票;同时系统也可进行重复性查验,避免发票重复报销。可提升员工报销效率及财务审核效率80%以上。


外部环境、4.1差旅新政:因每刻的SaaS服务体系,在4.1新政来临的时候可以快速做出反应,智能识票可以自动识别实名制差旅票据,并自动计算抵扣。Helen表示,欧普照明在4.1实名制差旅票据可以抵扣进项增值税的政策中没有受一点影响。且有了每刻的信用体系,欧普照明4月份的差旅费就已经开始计算抵扣了。税务局还给欧普照明点了个赞,称其是当地最快适应政策并完成抵扣的企业之一。






财务共享中心在中国正逐步发展并走向成熟,感谢欧普照明和每刻共同见证探索了财务共享中心发展的这些年,也感谢Helen为我们分享了她对于财务本质的思考,如果您也对财务共享中心感兴趣或对每刻智能财务解决方案感兴趣,可点击下方「获取专属解决方案」按钮,获取您的专属财务解决方案。


13.png


1562651113813614.jpg


快速开启专业敏捷的费用报销体验之旅

申请试用

下载客户端

Apple Store Android 钉钉版

400-6789-576

下载每刻报销APP

扫码下载每刻报销APP