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从痛点出发，寻找差旅酒店管理突破口
前言
在全球化和多种经济、政治、环境因素的影响下，全球酒店业的规模在急速扩张，酒店价格也在逐步攀升：同比去年，全球酒店业有1.9%的增长，而中国酒店价格预计在2020年会有2%的涨幅。据统计，酒店支出约占差旅项目整体支出近40%，而酒店业的急速发展则会给差旅经理带来巨大的挑战。
根据《福布斯》杂志报道，有31%的企业的差旅项目无法完全满足员工的差旅需求；此外，有40%的企业存在未使用公司协议酒店订购渠道或差旅服务管理公司资源的情况，这也造成了差旅经理无法追踪完整的差旅数据，难以完善差旅项目和政策。
要如何应对这些挑战与困难，本篇文章将提出一些观点。
差旅酒店的采购与挑战
在当前的大环境下，很多不稳定因素都在影响着全球酒店业的增长，比如政治、经济、环境等；进而影响到差旅价格。CWT与GBTA合作的研究报告指出，中国酒店的差旅价格在过去十年有2%的同比增长，这个数字也意味着差旅需求的增长。此外，从2017年至2019年，集团酒店在不断地扩大；例如，截止今年5月份，希尔顿集团在中国已有200家酒店，并预计在2025年会扩张到1000家。酒店差旅价格的提升，以及集团酒店的扩张，会提高酒店端在协议价格上的谈判能力，对于企业差旅经理来说，这将是一大挑战。
除此之外，即使中档酒店还无法提供与高档酒店相同的全面服务（除了有限服务所提供的餐饮住宿，同时提供娱乐设施等），中档酒店的数量和品质的提升，以及高档酒店品质的下滑，让他们之间的服务标准和品质的界限越来越模糊。而这一现象也给差旅经理人判断市场上的酒店是否适合企业员工的在国内甚至全球的差旅需求带来了挑战。
通常来说，在差旅项目中需要考略三个要点。第一个是最优选择，也就是说企业与酒店和航司的协议价格是不是市场上最具有竞争力的；这可以依据与往年的协议价格或者同类公司的协议价格的比较来判断。第二个要点是平衡，也就是说当前的企业协议酒店是否完全覆盖当前的差旅项目，并能满足员工的差旅需求。第三个要点是确定这个协议价格在全年都可以生效。以下的五个突破点可以帮助差旅经理人应对这些挑战，并且不断提高整个差旅项目的投资回报率。
突破点一
灵活运用差旅数据和分析工具
第一个突破点是灵活并全面运用差旅数据和分析工具。根据GBTA基金会的调查，有64%的企业差旅经理认为他们目前所掌握的差旅数据是不完整的，比如员工入住的酒店信息，交通数据等；此外，他们目前所能调用的人力资源和分析工具也很有限。恰当地使用差旅管理服务可以有效提高数据的获取率和转化率，也能实现每年平均3%的差旅经费节省。例如，CWT擅长从酒店端的消费数据，差旅管理公司和旅行社的数据，信用卡使用数据，报销数据，员工信息等等，分析得出企业的差旅酒店以及行程的消费状况，这可以帮助企业甄选航司和酒店，并且谈判更具竞争力的协议价格。这便提高了差旅项目的投资回报率，也提高了员工的满意度。
突破点二
聆听员工的声音
第二个突破点是重视员工的反馈建议。差旅员工作为企业差旅的第一线，他们对于某些城市的酒店资源会更加具有话语权。聆听员工的声音有助于差旅经理不断优化项目，使得差旅项目能够动态地自我调整和完善。在酒店行业大规模发展的前提下，差旅经理和员工很难接触并了解到新兴酒店；而听取已有经验的员工的反馈，可以快速帮助下一个差旅员工选择酒店，并能帮助他们提高差旅体验。
CWT与GBTA合作完成的调查报告展示出以下员工差旅体验意见及建议。差旅员工倾向选择的酒店有如下特点：安保系统完善；距离目标公司或会议地点较近；网络通畅；酒店改期或退款灵活；提供免费健身房等。而当差旅经理需降低差旅预算时，相比较于减少差旅频率，大多数员工都理解并支持适当降低协议酒店等规格以及餐饮标准。此外，差旅员工也期望公司能够支持报销手机支付款项，比如支付宝、微信支付等。
突破点三
签署长期酒店协议
第三个突破点是争取长期协议酒店合同。目前市场上有85%的全球化的集团酒店都可以提供两年期协议价格，甚至87%的当地酒店也可以提供两年期协议价格。另外一个趋势是，当前市场上的一年期酒店平均协议价格相较于去年有0.95%的增长，而两年期的酒店平均协议价格则有1.14%的下降。根据统计，提供两年期协议的酒店中，72%的酒店都包含早餐，96%提供免费网络，而84%的酒店可以保证这个协议价格合同期内一直生效。所以，在企业于酒店达成更长的合作关系的情况下，协议价格是更具竞争力，并且也是未来差旅酒店的发展趋势。
突破点四
审计监督系统
第四个突破点是监督系统，也就是企业需要确保协议价格是有效的。例如，GDS系统可以有效监控差旅过程中的实际酒店价格是否是协议价格；多费率审计系统（Multiple Rate Audit）则可确保差旅员工选择的房型属于协议范围内；而费率可用性审计系统（Rate Availability Audit）可以有效剖析所签署的协议价格，并提供数据支持以完善差旅项目。
突破点五
协议价格组合
第五个突破点是酒店协议价格组合。对于不同的酒店，差旅目的地与差旅需求也是不同的，进而在各自的差旅酒店类型以及协议价格谈判上会有不同的倾向。比如，大型集团酒店的固定协议价格一般高出市场价；而随着酒店在不同时间段的最优使用价格不断地动态调整协议价格，则可争取到具有市场竞争力的酒店协议价格。此外，当差旅项目超出企业协议酒店覆盖范围时，公司可以通过第三方资源（例如，Roomit）来填补资源空缺，并且拿到一个较好的协议价格。根据统计，在过去一年中，有16%的企业在逐步减少签署的协议酒店数量，使得协议酒店项目更加集中化和流程化；同时也适用第三方平台来扩大差旅协议酒店的覆盖范围。
总而言之，以下几个要点可以帮助差旅经理更好地安排管理差旅项目。首先，企业需要掌握自身差旅需求以及目标酒店的数据，来分析并优化差旅项目。其次，需要结合员工的反馈与建议，以及差旅目的地和不同的酒店需求来考虑协议酒店的采购，使得差旅项目动态化，并能够持续自我完善。签署长期的酒店协议也有助于节省差旅项目的开支。最后，企业差旅经理需使用健全的监督系统，来保证差旅员工能够使用到协议酒店和价格。
