为什么财务总是:数到用时方恨少、账到对时总难平(上)

赞哥前言:作为财务,你有没有这样的经历和感觉,总是在老板提出一些分析需求时发现数据不够用,需要再去收集和整理,而要把一些数据弄对,发现又总是难以把账对平。为什么财务总是在这样的轮回里周而复始,却难以逃脱出来呢?今天作为外行人,我来说说我的观点。

为什么“数到用时方恨少”?

在绝对大数以“钱、账、税”为主要财务职能的企业里,财务的数据管理模式是以法定会计准则为处理规则,以向外报告为主要数据使用目标的作业模式。而这种以会计语言为基础,以会计科目为分类学的“抽象式”数据处理方式就决定了,财务在收集相关数据时的精细化程度是不高的。

以费用报销为例子,很多企业要求员工以会计科目的方式填写报销单,一来为了简便,员工合并明细项进行填写,二来员工搞不清楚会计科目的情况下也容易出错。这样一来,如果需要在财务端出具精细化的报表来分析哪些费用可以节省,就会发现数据的颗粒度太粗,苦于没有精细化的数据可以用。所以,管理目标是驱动性的因素。

当我们思想觉悟了,明白了精细化数据的重要性,可能还依然面临“数到用时方恨少的情况”,其原因是数据收集的便利性太低,员工不愿意配合企业提供精细化的数据。

从“财务会计”向“管理会计”转型的重要依赖还是数据,如果没有精细化的数据,企业无法分析。

还是刚才说的费用报销的场景下,如果企业要求员工填写差旅出行的很多数据明细,例如火车的出发时间、到达时间,选择的航班的班次、航空公司等精细化数据,员工一定群起反抗,“你还要不要我们做业务”一句话就甩过来了。所以,财务需要收集到精细化的业务数据,一定要让数据收集的难度下降。

全自动的数据采集方式就可以让员工在配合上没有心理负担。当然,通过流程管控,约束相关角色一定要提供相应数据才能驱动业务流程往前进,也是补充的办法。

单一系统的数据收集解决了,我们还会发现,当需要往前端去分析业务时,需要进行关联分析时,又存在困难。

因为企业在建设系统时,可能没有业务管理系统,或者业务管理和财务管理是“两张皮”,在系统建设时根本不考虑后面财务管理的需求,导致到处都是“数据孤岛”,这就会出现在需要数据分析时,没办法进行关联分析,致使无法洞见原本想看到的一些分析结果。

财务数据传输的实时性效率太低也是原因之一,当财务需要分析时,发现相关的数据都还在前端业务部门手里面没有及时传递进来。这就会导致有价值的数据本来应当发挥时效性的,但是数据分析结果无法第一时间支撑业务决策需求。我们看到“真相”太慢了,那么同时也导致“预测”的迟钝。

当然,还有企业是缺少数据意识,没有很好地进行把数据数字化,停留在手工作业、纸质保存的情况。这是必定会存在“无数可用”的情况。

如何避免“数到用时方恨少”这个情况呢?

答案已经显而易见了:


  • 以终为始,以管理会计的目标导致建立数据的目标体系;

  • 应用先进的信息技术手段,实现更高程度自动化,降低数据收集成本;

  • 建立合理的数据收集流程,让合适的人提供合适的数据;

  • 打通“数据孤岛”,让业务数据与财务数据建立起可分析的关联关系;

  • 实现财务的数字化转型,打通数据源,提升数据传输的实时性,让“难用”小数据积累成“有用”的大数据;

  • 当以上问题都解决后,一定要不断提升数据治理能力,迭代管理目标和流程,提升企业数据质量,最后真正做到“心中有数,为你所用”。


除了以上这些,我认为真正重要的是,企业需要有财务数字化转型的人才,把企业的数字化转型真正落地。下一篇,我们将探讨,为什么“账到对时总难平”这个话题!

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