为什么财务总是:数到用时方很少,账到对时总难平(下)

赞哥前言:作为财务,你有没有这样的经历和感觉,总是在老板提出一些分析需求时发现数据不够用,需要再去收集和整理,而要把一些数据弄对,发现又总是难以把账对平。为什么财务总是在这样的轮回里周而复始,却难以逃脱出来呢?

上篇我们聊的是数到用时方恨少。这篇,我们将聊聊“账到对时总难平”。可能,这是一个流传了千年的问题。大家可能会好奇,为什么要把这两个主题放一起,我当然不是为了凑对联哈,其实是两者有共通的底层原因。

今天,我将站在数据和系统的角度来帮大家细细揭开这个困扰人类可能长达长年的问题背后的原因。着急想知道如何解决对账问题的,可以直接翻到文末看总结哈。

作为财务都知道,需要通过对账的动作来保证“账证相符”、“账账相符”、“账实相符”。这是传统“财务会计”以账为中心的视角所描述对账的三大类型。

但是,如果把这个范围放大的管理会计,那么,我们会发现其实我们本质上是核对两份统计数据的一致性,听上去好像没那么复杂的事,但是为什么会成为很多财务人的恶梦呢?我们又应该如何消除和解决这个问题,远离对账的烦恼。

对账的本质,是数据的关联与对比

我以账证相符”来说明这个道理。为了方便事后查账和对账,将记账凭证与原始凭证装订在一起的动作,本质上是做了一次物理上的“关联”。而到了系统里,我们将原始凭证在数据库上都索引到生成的记账凭证,也便是完成了一次“关联”关系建立的过程。

没有了关联,产生的对账工作量是非常大的,在计算机里,这是N平方的算法复杂度。假设A 100份(例如回单)要和B 100份(例如付款凭证)做关联,最大要匹配查找(1+100)*100/2次,即5050次匹配关联。所以,份数越多,对账会越复杂。

所以,优良的对账方法就是先做一些分类,再对账。假设,上例的100份,是分散到10天的每天10份,那么对账的次数就算成了,55*10=550次,一下子工作量减了10倍。这就是计算机里的算法优化,10倍的效率提升就是这么来的。

如果说,对账就是做关联,看上去好像并不难,怎么会让我们几千年都还在对账呢?其实是加上比对这个事情,所以又复杂了一些。

“账实相符”来说明,如果将收入或费用的1000元分摊到12个月,一不小心可能会尾差不对。那么最后会发现差可恶的一分钱。这一分钱的来源来自于两个比对的数据是总分关系,中间有一个计算过程。这只是一个简单的计算过程,但是实际业务处理过程中可能会有更复杂的计算过程,好比Excel里我们定义的计算公式。

传统的“账证相符”为啥难呢?核心原因是因为都是纸质的,而且往往是由不同单位产生的。

以报销为例,发票、报销单、银行回单是由不同组织提供的,员工报销就是一次匹配关联的动作,然后“记账凭证”与“原始凭证匹配”又是一次动作,最后,假设账务处理的方式是银行回单拿回来与记账凭证和原始凭证匹配又是一次关联的动作。

不同单位提供的凭证因为顺序无法一致,所以导致匹配的复杂度提高了。当这些都关联匹配好了,当我们要对账检查某一天或者某一个月的费用支出时,我们就变得非常容易了。

其实,对于电脑而言,关联关系的建立是非常快的,所以,在电子发票时代,为了“账证相符”而付出的工作量完全可以消失。

例如,每刻的会计电子档案可以从银行直接取回银行回单,根据支出的单据号与凭证和业务单据进行关联,确保了“账证相符”,完全不用担心“有账无证”,或“有证无账”,甚至“丢证少账”。

银行回单

(每刻档案-自动采集银行回单功能)

其实更让人头痛的应该是“账实相符”或者称为“业财相符”、甚至“业业相符”。在整个价值流动的链路上,业务部门与业务部门的数据,业务部门与财务部门的数据也有可能不一致。

不同系统在建设的时候只关心了自身业务的流转,没有考虑主数据的定义,导致同一事物在不同系统的编号和名称是完全不一样的,让原来应该是简单的关联,又变成需要人工检查的工作。从孤岛式系统走向连通式系统时,都很容易会发生这个问题。这也是数据孤岛导致的问题。

另外,员工也有可能用不同的描述(例如,客户名称)对同一事物进行重复录入,导致原来应该汇总的数据被统计到两个看似不同的事物上。当然相反还有的情况是同名不同物(同名的员工,简称相同的公司)。这是因为员工认知和信息不同步导致的数据乱象。本质上是数据治理的问题。

数据治理不仅是系统建设层面的问题,也是流程设计和数据管理的问题。建立主数据系统,规范主数据的生命周期,让“生成-使用-变更-销毁”整个过程都确保各份数据的一致。

另一个,导致对账麻烦的问题是数据的精细化程度问题。没有做足够拆分和精准分类的情况,也会导致对账麻烦,在对账的时候可能没法溯源。

例如,如果不把不同业务的回款类型拆细,在对账时就难以分清对不清的回款问题出在哪类业务上。当然,还有很多时候,因为人为或者系统的错误导致的数据错误而不容易对账的。

如何解决对账这个麻烦?

总结一下, 既然对账这么麻烦,有哪些方法可以让对账的麻烦渐渐消除呢?

  • 精细化分类,让对账小单元化

  • 打通不同的系统,避免跨系统人工处理多份数据

  • 建立主数据,建立系统查重机制,减少不一致问题

  • 重点推荐使用我们每刻的电子档案系统,减少纸质凭证的使用,从源头消灭人工匹配工作

  • 建立合理的流程进行数据治理,减少人为导致的数据错误

  • 当计算逻辑复杂时,拆分过程,分段对账

  • 业务线上化、协同化。例如,使用我们每刻报销也可以实现差旅供应商的月结对账问题;每刻云票可以帮助你实现与供应链实现线上自动对账,免除三单匹配和对账烦恼。


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