3年前，财政部、国家档案局联合发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号），其中规定：“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证。……

符合档案管理要求的电子会计档案与纸质档案具有同等法律效力。除法律、行政法规另有规定外，电子会计档案可不再另以纸质形式保存。”

在政策的明确引导下，越来越多的企业开始着手建设发票报销、入账、归档的电子化流程，进一步推动了企业财务数字化转型。但数字化转型是一项大工程，在多种因素的影响下，不少企业难免也会走“弯路”。在每刻服务的3000+中大企业客户中，也看到了不少这样的案例，比如说下述中的两个典型问题。

案例01｜ “上了报销系统，不就报销、入账、归档无纸化了吗”

某科技公司Y，觉得自己企业早年间已经建立了报销系统，虽然没有OCR等应对纸质发票的功能，但是如果是电子发票还是可以实现报销流程的电子化，会计记账也是在财务系统中完成的，因此公司Y认为电子报销单据和发票直接在报销系统里做档案存储就可以了，十分符合财会〔2020〕6号文件的要求。

“打印出来的发票线下归档，电子发票在报销系统里存，反正都是存档，存在哪里不是都一样吗？”Y公司的财务反馈。

事实上，这也是大部分企业存在的误解，认为只要把报销单据和发票线上存储，纸质的发票和单据线下归档，无论是否建立电子档案系统，都可以完成报销、入账、归档流程的无纸化改造。然而，这种观点却忽视了这两点：

首先，忽视了政策文件中“单位以电子会计凭证的纸质打印件作为报销入账归档依据的，必须同时保存打印该纸质件的电子会计凭证”的要求，对于收到的电子发票纸质打印件只做线下归档而未保存电子原件；

其次，用报销系统进行单据归档，不能满足“电子会计凭证的传输、存储安全、可靠，对电子会计凭证的任何篡改能够及时被发现”“电子会计凭证的归档及管理符合《会计档案管理办法》（财政部国家档案局第79号令）等要求”的规定。

换句话说，Y公司的所谓“报销入账归档一体化建设”只是一个半成品，在和相关专家沟通后才意识到问题所在，开始重新规划建设无纸化流程。

案例02｜“只是发票报销入账归档数字化哪够，要无纸化就全部无纸化”

制造业企业J对于政策的敏感度在业内处于前列，认为发票报销入账归档一体化的建设势在必行，同时对于自身电子档案的建设充满信心。

“既然都要建电子档案了，那就干脆一次性解决，不光是报销，其他采购、销售、人事这些模块也一起上了吧！”J公司的财务总监志在必得。

自此，企业J开启了全量电子档案的建设计划，不仅仅是银行回单、报销等比较容易上线的模块，采购、销售等业务较为复杂的模块也开始一并整理，包括人事、合同等通用档案，J企业也想要一并完成。

然而，前端系统分散且未经整合，纸质与电子的单据混合，再加上众多复杂模块并未分阶段实施上线，使得整个上线过程困难重重。归集到档案的数据问题众多，各个部门也诸多抱怨，导致整个项目难以推进，最后连最初想做的发票报销、入账、归档无纸化都未能实现，最终以项目终止造成数百万损失的结果草草收场。

解决方案与试点｜“档案建设科学规划，分步走轻松通过试点验收”

随着政策的不断推进，四部门联合开展了关于增值税电子发票电子化报销、入账、归档的试点工作，每刻客户S公司成为试点单位后，根据电子发票与电子档案的相关管理要求，实现了电子发票归集、报销、入账、归档的全电子化管理。

每刻为S公司做出了科学、专业的电子档案建设规划，助力其通过了国家发票电子化报销、入账、归档试点验收，而后逐步完成电子档案的建设。

｜每刻发票报销、入账、归档一体化的整体解决方案

01发票归集

对于费用类发票，S公司的员工可以通过每刻报销在线导入/自动同步电子发票，也可以通过OCR功能智能识别纸质发票影像，提取结构化数据，实现全量费用发票的集中归集，同时可以自动完成发票的查重验真，保障发票的真实性和准确性。

02费用报销

S公司的员工每刻报销系统中完成报销流程，在多维费控和预算管控的基础上，完成单据发票的智能审核，自动同步至银行系统完成批量支付。

03财务入账

报销单在每刻报销中支付完成后，自动同步相关数据进入S公司ERP系统中，自动生成财务凭证，完成入账操作。

04电子归档

报销系统相关发票、单据，ERP中相关财务凭证，银行系统的电子回单，自动同步到每刻档案中，完成智能关联归档，员工可以通过ERP跨系统调阅相关发票、单据。

上述案例就介绍到这里，希望为企业在数字化建设过程中起到一定的借鉴或警示的作用。2023年，财务数字化变革在继续进行。不久前，上海市再度发布全电发票试点公告，全电发票开票试点将全面扩围，面对势不可挡的财务数字化浪潮，还未行动的企业也是时候投身其中了。

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