国内电梯制造业龙头「西奥电梯」,20天到7天报销效率蜕变

西奥电梯是每刻的优质客户之一,在上线每刻报销近两年来,西奥电梯的报销体验和效率有了飞跃的提升,报销时长从原先的20天,缩短到了平均6.8天,其中最快的报销单仅用3天就可以完成。这个巨大的提升背后有着什么样的故事呢?我们采访了西奥财务中心财务总监戴总,看看他眼中的每刻是什么样子的?



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技术支持

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杭州西奥电梯有限公司(简称“西奥“)在2004年成立于中国杭州,是一家集电梯整机研发、设计、生产、销售、安装及售后维保为一体的现代化综合型电梯服务制造商。公司围绕客户需求,聚焦构筑面向未来的「安全智能楼宇交通方案」以打造「员工满意、客户信赖、行业尊重、世界一流的电梯企业」为愿景,持续为客户和全社会创造价值。


西奥电梯目前拥有3000余名员工,已为全球70余个国家和地区提供服务,连续保持高增长和高盈利的经营业绩,跻身行业前列。

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Q:西奥拥有哪些业务板块呢?哪些板块中的报销是最频繁的?


A:西奥的产品包括小机房客梯、高速电梯、无机房电梯、观光电梯、医用电梯、载货电梯、别墅梯等等,丰富多样的专业的产品很多时候需要专业顾问进行因地制宜的电梯方案的输出,因此西奥的报销费用中,员工出差的差旅费以及住宿费和餐饮费占有较大的比重。且西奥拥有众多的分公司,员工之间的互相交流以及跨区域出差较为频繁,差旅费用增加。西奥有着复杂的业务模式以及众多的分公司架构。每刻报销作为集团统一的费控方案,帮助西奥管理着众多分公司的费用报销


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下图为西奥电梯近期某个月份的费用报销费用分类占比图,可以看到,占比最高的为员工住宿,占比32.64%其次是餐饮类,占比20.7%,然后是员工火车票、出差打车、停车费、长途汽车票、加油费等等费用。这样的报销费用结构与西奥的业务模式有着一定的关系。除去几大类费用,其它里面还有许多杂项费用,每刻报销的智能识票以及第三方打通等功能,帮助西奥快速处理费用报销,提高报销效率。


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Q:为什么当初会选择每刻呢?


A:选择费控系统的原因:没有上费控系统之前会选择使用OA,但是OA并不是一个标准的财务系统,只是一个流程系统,很多财务功能是无法实现的,在一些方面仍需要自己定制、开发,本地化部署很不方便。原先的报销流程是纸质单据,需要走线下审批这个流程,线下审批需要各个环节审批签字,走完所有的审核工序所耗费的时间非常长,最后财务还需要手工入账,这么一整个流程下来,需要差不多20天左右的时间,随着西奥迅速发展,选择一个专业的费控系统显得格外重要。


选择每刻的原因:选择每刻之前进行了费控系统的比对,觉得每刻的功能相对来说比较全面且财务专业度高。试用了一段时间后觉得不错,被每刻的多维费控,移动报销的功能所吸引。选择每刻最主要的是报销人的体验感特别好,流程十分人性化,而且是以专业的财务视角去构思设计。以前,在账目处理上采用传统的报销方式,需要手动录入,而现在通过在系统上利用自动化的方式节省了很多的时间。


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Q:每刻最大的闪光亮点是什么?


A:快速响应:SaaS模式给到每刻的一个最大的优势就是能针对政策快速给到响应,如4月1号开始执行的财税新政,实名制差旅票据可以抵扣进项税。每刻通过功能的更新提供了自动价税分离的解决方案,帮助企业第一时间适应了政策的改变。


智能识票功能:西奥的组织架构十分庞大,员工数量众多,每个月10000张左右的票据如果都依靠员工人工填写发票内容,财务依次人工查重验真,会耗费大量的人力成本。智能识票一拍即可提取发票关键信息生成费用并对发票进行查重验真,还支持多张发票群拍群读群验真。告别员工人工填写发票信息财务人工审核,大大提高了员工报销体验以及报销效率,提高了财务的审核效率。


信用抽审:西奥的信用分系统已经上线,后期将会开放信用抽审机制,根据员工的报销行为进行信用分打分,对于高信用员工仅进行信用抽审,对于低信用员工进行详审。西奥的信用抽审模块上线后平均报销单的周期将会更短。每刻也会将信用抽审模式的最佳实践中提取出来的经验给予西奥,帮助他们更好的建立信用体系。每刻预计西奥在信用抽审上线后报销平均流程时长将会降低到5天以内!


查询功能:从时间、部门维度上都可以具体查到具体的费用明细、对于员工费用的考核、制度改进上都能提供数据上的支持。

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预算功能:在预算上都提供了需要的接口,预算科目、费用类型、会计科目三套互相解耦,可以在每刻编制一套完整的预算,支持多维度编制,十分人性化。


扫描签收功能:每刻新增的签收功能十分适合西奥众多分公司的情况,员工邮寄纸质票据,可以通过流程确认财务是否收到单子,减少电话咨询的繁琐,还可以用这个时间来统计审核效率。


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支持


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Q:每刻给西奥带来了什么样的价值呢?


A:降本增效:财务审核效率变高,账务处理的效率变高。西奥原先拥有1500名员工,3名费用会计。现如今西奥的规模已经达到了3000人的规模,但费用会计仅4人。整体员工增加一倍,而财务员工只增加一人。除了许多采购成本,每刻报销还带来了很多管理成本的节省,为企业降本增效。西奥是一个追求高效的公司,西奥速度:加装电梯8小时主体吊装,48小时整体完工,7天交付使用,3天完成一张报销单。8、48、7、3这几个小小的数字下,是西奥对于效率的追求,也是西奥成功的小奥秘

财务工作内容上:解放了很多机械的工作,原先做账一个礼拜,现在半天就可以了,可以花更多时间在审核和数据报表分析上。


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本文由“壹伴编辑器”提供技术支持


感谢戴总对每刻的肯定以及对本次回访的支持,西奥也给每刻提出了许多意见与建议。目前西奥已经开始了信用抽审机制的建设,相信借助每刻这样的“报销黑科技新武器”,西奥的财务效率将会有进一步的突破。如果您也对报销存在困扰,可以点击下方的“获取专属解决方案”,获取专属于您的财务解决方案。


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