国内知名企业费用会计从5人减少到1人的秘诀

摘要:作为每刻现有的客户中财务智能化程度最高的企业之一,该企业已拥有独立的财务中心以及创新高效的财务流程,自从上线每刻报销后的一年以来,费用会计从原先的5个人减少到1个人,这背后发生了什么呢?让我们来一起看看高效财务后背的奥秘。


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Q:当初为什么会选择每刻呢?


A:在选择每刻之前,该企业的财务自动化程度已经十分高了,在业界也属于标杆性财务模式。其中,会计凭证自动化凭证已经达到了98%。在这种优秀的财务基础上,任何纯提效率的工具对企业的吸引力已经不大了。


这个时候再选择每刻不仅仅是因为每刻能很好的替代企业原先的报销软件,在优化报销流程的同时也可以提升员工在报销端的体验。


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但是该企业最看重的还是每刻数据收集功能,每刻的数据收集质量和效率吸引了他们。该客户作为一家大型企业,且早就迈过了效率的门槛,目前正在往更加精细的方向发展。员工在报销阶段中,事前、事中、事后留下的报销行为数据,可以很好的作为企业报销制度制定的一个重要指标,帮助企业做出“聪明”的降本增效的决策。


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举例:如果一个企业在一年中用于差旅机票出行上的费用是200w。可以通过每刻的员工事前报销分析数据分析出员工的订票喜好,如发现该公司员工大部分都偏好在行程开始前一天才进行机票预定,且偏好黄金时段的机票,这就存在了不合理的机票差价的可节省成本。这个时候,企业可以通过每刻的事前消费行为分析,匹配机票的价格历史曲线,推算出机票价格惯性规律,从而制定差旅规则。将员工的订票习惯推前至机票价格曲线的推算最低时间段(如:出行日期前三天),将非必须黄金时段的出行的差旅行为转移到非黄金时段,从而带来节约差旅成本的效果。这,就是每刻数据报表分析的魅力。


因为每刻的“聪明”的数据报表功能,并且在比对过市场上同类型的产品后,该企业认为,在精细化和智能化的层面上,每刻报销产品是最契合他们当前的发展需求的,所以选择了每刻。以下为该企业目前部署的功能云图。


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Q:每刻的最大闪光点是什么?


A:1)便捷:无论从整体的移动报销移动审批的定位来说,还是从员工端智能拍票,第三方费用自动同步,快速生成报销单等;还是从财务端发票自动查重验真,智能的数据分析与报表功能,抑或是精准的预算管理功能;或者从管理端的部门报表查看,多维费控等等层面,都是十分的便捷的,很大程度提高了效率


2)第三方服务:每刻通过第三方导入的消费数据透明度和完整度很高,可以最大程度的反映当时的消费场景,财务也可以基于这些数据细节进一步分析,譬如分析员工的差旅行为,分析高频率住宿的酒店,以利于采取进一步的管理动作。目前该企业支持提供机票自主预定、住宿自主预定、滴滴出行服务以及私车行程记录。


3)降低成本:机票上线后国内折扣率持续下降,住宿协议酒店入住率18%。


4)税企直连:发票税号抬头自动校验纠错,发票自动验证查重。


5)透明:报销数据像水一样流动起来,精细化的透明费用报销管理。


6)全球化:移动端和PC端自由切换、中英双语系统自由切换。


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Q:每刻给该国内知名企业带来了什么样的价值呢?


A:1)每刻带来的最大的价值是数据的价值。在与每刻的合作过程中,该企业财务部门充分的体验到了每刻报销带来的大数据时代的财务决策支持体验。每刻在收集报销人员在事前、事中、事后的消费行为数据后,更有利于决策机构的正确决策,每刻总能通过数据报表给我们提供很多之前忽视了的细节,往往这些细节可以为降本增效带来意想不到的效果。


2)每刻带来的财务效率上面的提升也是十分明显的。在上每刻之前,该企业的财务自动化程度已经十分高了,会计凭证自动化凭证已经达到了98%,每刻从优化员工端的提交到优化财务端的审核,在他们原有的基础上还能带来效率上面的提升,是十分了不起的,单个报销周期从8个工作日缩短到5个工作日。


3)成本的节省。上了每刻报销系统后,该企业的费用会计从5个人减少到1个人。除此之外,每刻报销还带来了许多直接成本和间接成本上的费用减少,为企业降本增效。


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