案例精选 | 国内办公家具龙头「圣奥集团」平均报销时长缩短64%的秘密

摘要:圣奥集团是每刻的优质客户之一,在上线每刻报销三个月后,圣奥的报销体验和效率有了飞跃的提升,平均报销时长缩短64%。这小小的数字后面有什么样的故事呢?今天我们采访了圣奥的信息中心总经理赵总,看看客户眼中的每刻是什么样子的。



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圣奥集团有限公司(简称“圣奥”)创立于1991年是一家集办公家具、生活家居、置业投资于一体的企业集团。37层的集团总部(圣奥中央商务大厦)坐落于杭州CBD——钱江新城,办公环境比肩世界500强企业。圣奥办公家具,是中国办公家具行业的引领者。从精工打造第一件家具至今,圣奥产品远销世界100多个国家和地区,海外展厅遍布全球各国的首都、经济中心、金融中心、港口城市等,内销网点遍布全国二线以上城市,服务的客户有美国强生(Johnson& Johnson)、百事、印度Tata、沙特阿美石油、阿里巴巴、中石化、中央电视台、建设银行、农业银行、工商银行、恒大集团、腾讯集团等海内外知名大型企业。



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Q:圣奥拥有哪些业务板块呢?哪些板块中的报销是最频繁的呢?


A:公司目前主营业务包括办公家具、生活家居、置业投资等。其中,办公家具板块占据最大的报销量,月均报销单据量大概有2500+单。

差旅、私车公用是办公家具板块中经常使用的报销板块。据统计,消费申请有月均1000+笔,差旅单据报销月均有800+笔,私车公用费用月均有200+条。因为圣奥拥有萧山、海宁、大江东等多个生产基地,需要业务人员经常来回跑,沟通很频繁。在公司车辆紧张的时候,私车公用的功能就显得格外重要。原先需要在OA中先提出申请,十分复杂,且在出差结束后回来还需要盖章。现在直接点击私车公用就可以了,十分方便。


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而且私车公用数据比较透明,不会存在模糊虚报的情况,之前在私车公用的环节,关于报销费用这一块大家都比较随意,为了方便,私车公用公里数都是取整填报,虽然每单报销差几块钱,差异性并不大,但是日积月累下来这会是一笔巨大的报销疏漏。私车公用只需要差旅人员在用车前点击开始,在到达目的地后点击结束,系统将会自动计算里程并生成费用,费用中包含该行程的上下车地点,监督管控报销的合理性。这样一来,就无漏洞可钻,私车公用费用报销变得更加透明了。


以下选取了圣奥某个月份的月报销单数据,按照单据类型统计与费用类型统计生成了两张饼图。从单据类型统计数据中可以看到差旅报销的比重十分之大。且费用类型除了餐饮、打车、火车票、客户招待外还包含了很多其他类型费用如维修安装费等等,如此多的费用报销类别,可以想象到如果没有智能化报销系统这将会是一个多么巨大的工作量。



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Q:为什么当初会选择每刻呢?


A: 财务经理参与了一次外部财务分享会,在财务的信息化议程中了解到了互联网+的财务模式,圣奥的参会人员感受到了完全不一样的报销体验,十分惊喜。


圣奥的赵总打趣说道:"原先通过OA系统报销,因为财务部门比较强势,报销的时候填写的信息特别的麻烦而且规矩很多,即使经过培训后,也没有人能够一次性正确填写,因为涉及到很多专业的财务的科目信息,普通的报销员工根本不了解专业的财务信息,所以报销单的填写费时费力错误率很高。"


基于现状的报销痛点,赵总召集了IT、财务及相关管理人员一起听了每刻的分享,从IT层面来说,管控方面要求很高,但在每刻的演示后,发现数据方面的可靠性和保密性是符合要求的。开完会以后大家内部表决,大家一致希望上线移动报销平台,以改善公司的报销体验。商务谈判的前前后后每刻也给予各方面的支持,让项目顺利完成。


在移动报销系统商务选型阶段,圣奥团队对比了很多产品,最后综合用户体验、产品技术层面、诉求响应速度,交付团队专业性等多方面比对后,选择了每刻。以下为圣奥目前部署的功能云图。


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Q:每刻的最大闪光点是什么?


A:1)便捷:简简单单的便捷两个字背后藏着巨大的工作量。各种各样的第三方消费平台可以和每刻打通,比方说订飞机票、高铁、酒店、打车等等,报销的时候都不需要去填纸质的东西,直接从系统里边勾选马上就可以报销了。再比如说从携程差旅上面预定的机票、酒店,可支持自动生成报销单,这一个小小的功能省去了许多繁杂的操作,提高了效率,带来了便捷。


2)智能识票与发票验真:每刻报销集成了基于深度学习的人工智能算法,能够高效和准确地识别增值税发票。员工只需要对着发票拍照即可自动提取关键信息生成费用,每刻还可以支持一拍多票,多张发票同时验真,一个小小的功能节约了员工很多的填单时间。智能拍票功能通过自动对接国税电子底账库进行发票验真,节省了财务的工作,使得报销的效率大大提升。


3)灵活性:解决圣奥现状很大的一个问题是,原先圣奥业务员出差中的变数较大,且比较频繁,经常要调整。如去上海出差一天不能完成出差事宜,需要加出差天数的情况经常发生。之前在OA上面操作十分麻烦,还需要提交申请单等等。现在通过每刻可以直接在原行程上面去改变去关联,十分便捷。


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4)效率提高:每刻移动报销上线3个月以来,现在最快的报销单只用2天的时间。财务收到线下的纸质单据,在每刻里有一个签收按钮,签收按钮点一下就开始计时了,两个小时之内必须要流转下去。要么选择退回去要么审批过关,层层把控提高效率。随着每刻使用深度不断增加,相信圣奥报销周期还可以进一步缩短。



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Q:每刻给圣奥带来了什么样的价值呢?


A:1)每刻给我们带来最显著的价值就是效率的提升。完成一笔报销原先大概需要18.63天到现在仅需要6.78天,从报销时长上缩短了64%,节省了报销费耗。


2)每刻给我们的思维上面的提升,互联网+的思维融入了财务,之前财务是一个十分“墨守陈规”的部门,就相当于“衙门朝南不知冷暖“这种角色。现在财务变得更加亲和和灵活。这是一个十分大的提升和改变。


3)成本的节省,无论是从直接成本还是间接成本来说,每刻报销都给圣奥带来了意想不到的惊喜。


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感谢赵总对每刻的肯定以及对本次回访的支持,圣奥也给每刻提出了许多意见与建议。目前圣奥已经启动每刻二期工作:费用预算控制、报销信用体系及银行电子回单,相信借助于像每刻这样的“黑科技新武器”,会给我们圣奥这种传统制造业插上“互联网+”翅膀,助力圣奥更高、更快、更强发展。如果您也对报销存在困扰,可以点击下方的“获取专属解决方案”,获取专属于您的顾问解答。


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